浅谈新时代档案管理工作的优化路径

周波 鄄城县卫生健康局

引言：档案工作已经逐步渗透进新时代各行业的系统里：物业、美容院、健身房等的会员档案管理，事业编单位的员工档案管理等等，成为新时代工作至关重要环节，应加强对档案工作的科学化管理，提高工作人员的综合文化程度，推动新时代各行各业工作的有序进行。

一、新时代档案管理工作的新需求

新时代各个行业领域中，从横向发展的角度来说，时间的积累，会员档案的增加，无论是事业单位的员工档案管理工作，还是保险业、金融业、个体等会员档案的管理工作，档案管理工作都是一项长期的、非常具有价值的管理工作。

与此同时，为了企业更好的发展，在拓展新会员同时，也需要固定原有会员的继续保持，这个时候档案管理工作至关重要，对于每个会员的特点、兴趣取向、喜好厌恶，需要有很庞大的数字来进行分类总结，更准确的为会员提供人性化的营销方案，达到会员满意度提升。对于企业来说，档案管理工作要记录产品的各项数据、数量、性能等等，这些数据能够充分体现产品的价值，不能有丝毫错误，需要档案管理工作细致化、工作人员素养专业化，从而实现更良性的发展。

二、对档案管理工作的优化方案

（一）对档案管理工作人员的专业性提升

对于档案管理工作人员的专业性提升主要从两个方面实现：

第一，通过招聘来选择需要的人才。比如说我们在档案管理工作中需要庞大的数据来对比分析总结，那么我们就需要会熟练使用数据库、熟练使用表格的人才。比如说我们依旧需要文字功底强的人才，就着重吸收文科高材生；比如说我们在档案管理工作中需要更先进的科学技术引入，这时候我们现培养IT技术人员是不现实的，但是我们需要有相关专业经验的人才作为技术引入的支持，能够将技术学会使用，用专业且通俗易懂的语言使其他工作人员也能学会技术、使用技术。

第二，对内部员工进行专业知识的培训，使其知识技能能够胜任自己的工作。对于内部员工的知识培训，分批进行，在保证原有工作能够继续保持，同时新的工作进行优化、系统升级，逐步科学化、系统化的学习。

无论是新鲜血液的吸收还是内部员工的知识提升，都是为了实现档案管理工作的价值[1]。

（二）细化档案管理工作流程

档案管理工作需遵守国家规定的相关法律，还应该细致化管理工作流程，让档案管理工作的采、分、编、典、流的每个环节更加紧密、实现数据的准确性、让档案管理工作有意义。

采：采集数据、采集档案。确保数据的准确性、有效性、科学性。

分：分类管理、分类整理。对于采集来的不同数据，有的产品需要进一步改善开发的，有的业主房屋出现问题需要进一步解决的，有的是图书馆很多书、需要分类排放的等等，分类至关重要。

编：编入编码、编入会员码等。对于分好类的一类个体，需要逐一编码入系统，就像学号一样，数字化管理，为方便索引做好铺垫。

典：典藏即整合。编好编码的数据，即为索引，让前面的工作更直观的体现出来，比如目录，标牌等。

流：流动其实就是数据的索引。我们整理好的数据，档案的工作不是说整理完就放着，保存起来封存起来的，而是这些数据要使用的，数据要流动，比如说：会员管理系统，搜索会员名字就能找到这个文件的目录、编码等数据。如果前面4步都是在准备的话，那么这步就是实现档案管理工作的至关重点，无论是编码的准确性还是分类的科学性、采集的价值性，整合的有效性，数据化索引的速度性能都会在这步逐一体现出来。对于新时代档案管理工作来说至关重要。

（三）全面提升档案管理的数字化

我们刚刚在细致化工作流程中提到了编码以及数据流动，还有对档案管理工作人员的知识提升中提到的先进技术引入，这些至关重要的技术支持，就是全面提升档案管理的数字化，为了使各个环节的工作能够顺利进行，有效提高工作效率，对档案管理工作中需要到的设施：书架、档案、电脑等等软件和硬件都需要逐一优化、加大资金投入，更高效率的工作，是新时代对于数字化管理档案工作的必然需求。比如说肯德基前台的点餐系统，配料区的数据分析系统；图书馆的借书系统；健身房的会员系统，上课的打卡系统；等等这些系统都是数字化的科学技术为了更便捷的生活，数据具有专业性，有效性，是新时代的重要技术支持。然而就上述技术来说，仍然存在各种不足，需要更全面的优化，需要更先进的技术引入，让新时代的档案管理工作系统更加完善。每一个细节的提升，都是对工作质量的保证[2]。

（四）充分实现档案管理工作的重要性

档案管理工作在新时代作为以信息载体为主要存在的工作管理系统，是新时代社会发展重要标志，迅捷有效的实现信息资源共享，在新时代社会发展的背景下，高效的利用强大的数据库成为未来档案管理工作的优化旅程中最为重要的里程碑，将带领我们的信息时代生活更加多元化、信息时代工作更为高效。因此我们有必要充分实现档案管理工作的重要价值，小到每个数据，大到每个实体企业，对于档案管理工作都要更加重视，更加努力的将档案管理工作做好。

让信息技术和文学艺术紧密联合，实现新时代的科学价值；优化管理工作的细节，投入有效的科学技术支持；加强工作人员的文学素养，提升专业人员信息技术，改善档案管理工作所需的硬件和软件环境；充分实现档案管理工作的重要性，成为新时代社会发展的重要标志。

结论：档案管理工作实际上是当前社会发展的重要环节，更是新时代社会发展强大有效的信息支持，档案管理工作哪怕优化一小步，对于新时代社会发展来说都有着至关重要的意义，优化档案管理工作的脚步是一项长期的重要工程。