“大智移云”时代高校财务报销体系优化研究

徐海燕

（浙江农业商贸职业学院，浙江 绍兴312000）

1 当前高校传统财务报销体系下的弊端

1.1 报账人员不专业，影响财务报销的效率

学校各部门的报账人员大多没有专业的财务知识，常出现报账单的信息填写有误，甚至对于财务报账的流程都不甚了解。他们的报账单往往需要去财务部门跑几个来回才能正确提交，使得财务人员不得不分出精力去解决这些“新手”们的财务问题。不仅影响自己的正常工作，还影响了财务部门的工作效率。

1.2 报销过程缺乏实时反馈

报账人员提交完报销单后，就等待财务部门处理报销流程。这个过程中报账人员并不能查询报销的进度。如果报账出现问题，如报销单、发票等材料有疑问时，财务人员还要逐一通知并退还给报账人员。如果财务人员忘记通知报账人员，或者报销中经办人有更换过，那还需要准备一系列报销交接工作，报销的时间遥遥无期。

1.3 报账流程繁复，审批签字费时费力

一般报销业务先由报账人员按财务要求将报销单据填写好，并把相关发票和证明文件粘贴在报销单上，然后根据金额数目的大小找各层领导审批签字，再到财务部门由会计审核，审核通过后记账，再由出纳登记并准备付款。这个流程任何一个环节出错就要重头再来，尤其是审批签字环节，学校领导工作繁忙，甚至经常外出工作，为了能及时找到学校领导签字，报账人员往往在各领导的办公室之间疲于奔波。

1.4 纸质票据携带、保存不便，办公成本高

传统报销体系中一般都采用纸质报销单和发票，这些纸质文件不易久存，数量多时还不便携带，一旦丢失，便无法补救，对保存报销凭证的工作造成了一定的影响。同时，纸质报销材料会消耗不可再生资源，不利于节能环保，也不符合现代办公无纸化发展的趋势。

2 依托“大智移云”技术，优化财务报销体系

2.1 报销业务专人负责，定期组织网络视频培训

高校经费管理不断规范化，几乎每隔一段时间就会有关于报销的新政策出台。面对新形势下财务报销繁冗的细则规定，非专业的报账人员对政策的解读可能会产生偏差。为了解决这些问题，学校各部门可以固定负责报账的人员。财务部门专业的人员通过上传录制视频、网络直播授课等灵活的形式，对这些报账人员进行培训。报账人员可以根据自身的情况选择空余时间学习，提高自己对报销政策、报销流程等业务的熟悉度，有助于报销工作效率的提高。

2.2 建立远程财务中心，打破信息壁垒

传统报销模式是以财务部门现场办公为核心，局限在特定的空间和时间内，处理财务报销信息的数据量有限[1]。以目前的信息技术而言，高校完全有能力建立一个远程财务中心。报账人员可以通过互联网平台在线填写报销单，相关的报销票据也可以用摄像头上传到远程财务中心。这个过程中报账人员可以随时查询报销流程进度，也能查询资金发放的数额和进度，能通过远程财务中心处理业务，不用到现场办理，大大节约了业务成本。同时，在财务中心网站上可以同时处理多个报销业务，有效地解决了现场排队等候费时的问题，提高了财务工作效率。高校各部门日常财务活动繁杂，除了报销业务外，还涉及预算、审批、采购、固定资产管理等。有了远程财务中心功能，一个部门上传网上的财务数据，可以与各个部门一起共享，不同的业务区块可以联结在一起，即使是跨校区的财务报销业务也可以在远程财务中心上快速对接。同时，可以利用财务中心的公开性，对财务报销制度、各项经费的用途和使用情况等信息进行公示，做到财务信息透明化。但是，信息的高度开放亦是一把双刃剑，内部财务信息数据共享带来方便的同时也带来了系统安全性方面的风险，需要时刻做好病毒防范工作，数据的保护工作，网络的安全工作。

2.3 强化移动办公，提高报销效率

以往报销金额较大的业务需要由主管部门领导、财务处处长、学校院长等院领导层层审批，如遇领导出差，报销业务便被搁置。有了远程财务中心的在线审批功能，报账人填写提交报销单后，系统会按照流程发送给相关领导审批，即使领导不在学校内也可以通过网络，用电子签名、扫描二维码等方式授权审批报销单据，解决了以往报销单必须领导当面签字的空间难题，节约了大量的时间成本。上传报销单后，财务人员可以查看到报销单中的信息并进行预审核，如果信息有误，可以即时退还给报账人重新填写，如果信息准确无误，审核通过后发送给相关领导在线审批[2]。在预审过程中，报账人员对照本部门网上显示的报销预算可以知道自己报账的金额有没有超过预算，避免了报账大于预算导致报账失败的情况。待领导在线审批通过后，财务人员可以将报销单正式录入财务系统，自动生成会计凭证，进行报销业务处理。

2.4 实现无纸化办公，无现金报账

远程财务中心实现了网上报销，使得报销无纸化办公成为可能。财务人员不再需要检查报账单是否填写规范、逐笔录入摘要，因为网上报账人员录入报销信息时，计算机已经通过设定好的算法和模块，对所填的信息进行了甄别和筛选，如果录入有误的，报账人员将无法提交，直至修改无误后才能上传[3]。

未来甚至可以应用人工智能辅助记账，对报销发票、财务账目等进行自动收集和处理，代替人工做这些工作，将报销人员从一些简单重复的财务工作解放出来，可以更高效地去处理复杂事务。目前，不少高校已经实行网上银行支付或是公务支付的模式，结合远程财务中心的功能，可以实现无现金结算，报销人员不需要到财务处进行现金交易就可以完成报销全过程。无现金报账优化了财务报销过程，每一笔进出账都有电子账单记录可查，安全可靠，对账方便快捷，同时又能节约报销人员的时间，降低了业务成本[4]。

3 结语

大数据、人工智能、移动通信技术、云计算等信息技术的发展，给高校财务管理带来了前所未有的变革。高校发展远程财务中心模式的新型财务形态是必然趋势[5]。高校各部门应该落实专职财务报销人员的培训工作，搭建实时共享的财务中心平台，推进网上审批功能的落实，努力实现资金流向公开化、数据管理无纸化、财务往来无现金化，推动高校财务信息化发展。

与此同时，远程财务中心模式的应用也给高校财务管理带来了前所未有的风险，高校需要结合自身的实际情况，充分利用信息技术的优势，通过大数据分析财务管理过程中存在的问题，并可以联合科研、资产、人事、后勤、教务、学生处等多个部门，合理应对风险，从而有效减低财务成本，提高财务管理质量，进一步建设面向未来的智能化校园服务。