简论企业档案管理风险防控

刘维红

（内蒙古国土资源勘查开发院，呼和浩特010020）

1 引言

企业的档案管理就是在企业日常生产、经营以及管理活动中形成的一种文字、图表或者影像资料。随着信息化技术的不断发展，数字化技术也逐步融入企业管理活动中，并在企业档案管理中得到广泛的应用与发展。这样的全新内容给今后的企业档案管理带来了新的发展，改进了现阶段企业档案管理工作中存在的诸多问题，提升了企业档案管理的安全性。

2 企业档案管理中主要的安全风险

对企业档案管理的基础流程以及档案管理需要的各项必备条件进行分析，企业档案管理中主要的安全风险包括以下几方面的内容：

2.1 归档环节风险

在企业的日常运转中，同生产一线进行比较，企业的档案管理人员比较少，各个部门也没有专职的档案资料收集人员，大部分都是由办公室、人事部等人员兼职进行档案管理。同时，由于企业的流动人员比较多，流动性也比较明显，常常会出现跨部门、跨区域人员调动等情况，这样的情况就会影响到企业档案最终的整理与归档，从而出现空档的现象，导致企业的档案资料收集、整理工作不到位，存档时效性差，内容不完整，直接风险问题就是档案资料的遗失，使得企业档案资料在进行归档过程中，存在账、物不相符合等情况[1]。

2.2 传递环节风险

企业大部分的日常资料整合都是在经营活动中形成的文案类型资料，并将资料由专业资料人员或者行政人员进行管理归纳[2]。作为非档案专业的人员来说，对于企业的档案管理人员而言，其专业水平以及思想认知不足，在企业的档案资料收集、移交、借阅以及归还的各个环节中，没有十分严格细致的制度，推进流程无据可循，也没有按照企业的档案管理要求和制度进行执行。企业的档案在这样的管理工作背景下，常常会出现泄漏以及丢失等安全问题[3]。

2.3 实体保管风险

企业在发展中，将生产和经济效益放在了企业的首要位置，存在对于档案工作重视程度不足等情况，相关设备也没有配置到位，这样就会影响到整个企业档案保管的安全性，具体内容表现在，企业档案库房设计建造不规范、安全防范设备缺失、档案装具、卷盒以及库房设置位置等不符合要求，容易出现发霉、受潮以及缩短实体档案寿命等问题[4]。

2.4 信息化管理风险

随着大数据技术逐渐渗透到各行各业中，信息化的应用也变成今后企业档案管理的必要内容，信息技术在企业的档案管理中占据的位置日益重要，但是信息化的管理背景也会给企业的档案管理工作带来诸多非传统性的安全风险问题。

3 企业档案管理风险原因剖析

3.1 思想认识不足，专职人员缺乏

在市场经济的环境下，企业有着多重压力，其中市场竞争压力尤为突出，不管是企业的生产者、管理者还是决策者都会或多或少的出现重生产、重经济效益，但对企业档案管理风险预警评估不够，重视程度不够等问题。企业的资料管理人员大部分都为企业其他部门人员兼职，没有专业的人员配置。对于企业来说，档案管理专职人员不足，常常出现一人身兼多个管理角色等情况，这样的情况会导致企业的档案管理面临专业能力不足，档案管理缺乏规范性以及科学性的问题，给今后企业的档案管理埋下很多隐患与风险。

3.2 制度流于形式，安全体系缺乏

在企业的管理过程中，制度的制定是一项十分关键的内容，没有规矩，不成方圆。企业在生产、经营以及人事安排方面都会形成一种成体系的制度，但是对于档案安全管理方面的制度存在很大程度的缺失，相关制度也只是流于形式，不具备实际的操作性，没有按照档案安全管理制度进行档案管理行为的规定，常常使得在企业的档案管理过程中存在由于制度不健全，出现安全漏洞的情况，这样的问题直接影响到最终企业的发展，没有将企业档案管理制度进行安全性以及规范性的落实。

3.3 经费投入不足，设施设备缺乏

在企业的生产经营中，设施设备的资金占比比较大，但是对于档案安全管理来说，设施设备相对缺乏，档案安全管理所需要的基础设备配置不足。例如，对于重要的档案资料没有防火、防潮、防虫等所需的防护措施，对于正版档案安全管理软件，也没有及时进行更新与配置。导致企业的档案安全管理存在软硬件设备配置严重不足的问题。

4 企业档案风险防控对策

随着信息化与市场经济模式不断突显，企业的档案安全管理也应该按照现有的社会背景进行逐步完善，在现有的档案管理工作中进一步地细化内容，并推动今后企业档案风险防控管理工作发展。

4.1 强化档案管理人员的安全风险意识

在企业档案管理的内容中，安全应该放在首要位置。安全性的指标因素也应该变成企业档案管理中最为关键的考核内容，企业的档案管理人员以及企业的领导人员应该提升对于档案管理的认知，并提升相关档案管理人员对于档案管理的风险评估意识，使得安全风险能够扎根在每一个档案管理人员心中，时时刻刻将安全问题放到关键位置，并将安全意识落实到实际的工作行动中。定期组织对企业的资料管理人员、行政管理人员以及档案管理人员进行培训，培训的重点内容就是加强安全知识内容的提升，选择比较具体的案例进行分析了解，并做好针对性的安全应急预演，真正提升企业档案人员的安全风险意识以及风险处理能力。

4.2 完善档案安全管理制度

从企业档案的内容来看，企业档案的日常管理工作可以分成归档、传递、借阅、销毁等方面，企业可以按照工作的内容进行档案安全管理制度的制定。例如，按照企业档案管理的实际要求，制定企业档案移交制度、档案查阅制度以及销毁制度，保证企业档案业务管理能够按照环节性进行逐步规范与内容细化，严格遵守安全管理制度，最终保证档案安全。

4.3 采用先进技术保障档案安全

随着信息技术的不断发展，在企业档案管理中也应该广泛应用信息技术，在提升企业档案管理的信息化水平同时，需要使用先进的信息技术作为安全堡垒，提升企业档案安全管理信息化的整体水平。例如，在企业档案管理过程中，可以使用信息认证技术，访问控制技术以及人脸识别技术等，为企业档案的查询提供基础性的安全保证，在这样的基础上进行设备的添加，将防火墙以及信息通道进行信息化的监控，做好物理隔离，严禁互联网的信息流入内网的信息传递中。此外，还应该配置正版的杀毒软件以及档案管理系统，保证企业档案能够有双保险，防止档案的信息泄露。

5 结语

企业档案管理工作和企业的日常工作内容有诸多不同，也有诸多联系。企业档案管理的信息内容来源于整个企业的各个部门以及各个岗位，在这个前提下，企业的档案管理也存在着安全风险。鉴于此，企业应该使用先进的技术以及周密的安全性管理制度进行保证，切实做好企业档案管理的安全风险防控，为提升企业的竞争实力发挥出积极作用。