新时期做好档案管理工作的几点建议

摘 要：档案管理是当前改革发展的重要一环，但长期以来我国对事业单位档案管理工作重视程度不是很高，很多单位档案的归档、整理、保管等工作还不完善，远远赶不上时代发展的步伐，所以新时期事业单位档案管理工作的创新和改革已迫在眉睫。本文就事业单位档案管理工作现状以及存在的问题和对策进行了一定的探讨。

关键词：新时代 档案管理 改革 信息化

事业单位管理必离不开档案管理，档案管理工作包含记录事业单位的成立、发展和职能演变以及单位文化、业绩考核、人才培养等多种功能。本文针对“新时代事业单位档案管理改革路径”进行研究探索，希望可以从档案管理层面促进事业单位不断向前发展。

一、事业单位档案管理的现状

目前，事业单位的档案管理工作中存在很多问题，具体表现为：

（一）事业单位档案管理工作重视程度方面。在对档案的收集、整理和存档工作中经常处于被动状态，没有充分认识到随时随地搜集资料的重要性，且档案监管机制不到位，资料收集跟踪不到位，造成资料收集不及时且零散。

（二）档案管理技术方面。虽然大部分事业单位都引进且利用了电子档案管理模式，但仍存在档案利用率和查询效率偏低等一系列问题。原因主要是电子档案管理模式是一项新生事物，事业单位原有的档案管理工作人员一时无法接受和掌握此种模式，且缺乏专业培训，因而对电子档案系统的应用不熟练。

（三）部分事业单位档案管理工作缺乏专门负责部门和负责人员。档案管理工作由其他部门工作人员兼职管理，由于工作人员忙于其本职工作，造成对档案管理工作的疏漏，影响档案管理工作质量。

（四）人才流动频繁。在新的市场经济形势下，大部分单位人员已经摆脱了“铁饭碗”的限制，人才流动日益频繁，老员工的离职和新员工的上岗已经不足为奇。在各单位的基层，因人少事多，一人兼多职的现象普遍存在，能够分离出专门管理档案部门的单位少之又少。

二、新事态下事业单位做好档案管理的新思路

（一）利用信息管理手段，扩大服务内容

各个事业单位应顺应信息时代要求，利用信息化的管理手段，实行信息化管理，做到以下几个方面：一是要制定信息化发展规划，根据具体情况和社会要求，分阶段、分步骤实施方案；二是创建档案信息库，进而建立信息网站，通过事业单位网站主页的形式来为人们提供开放的档案信息填报、查询和调取服务，有效提高档案管理和利用效率，实现资源共享；三是建立档案数字化网络。用建立内网的方式，通过对电子文件归档管理前端的控制来分析档案数据，从而进一步对数据进行处理与开发。

（二）完善档案管理体系，提高信息利用率

在新形势下，档案管理工作受到了巨大冲击，档案管理工作容易出现结构松散，过程混乱等情况，为了避免这些情况的出现，首先，事业单位各项制度的制定都要贯彻落实科学发展观，要维护事业单位持续的发展和大部分员工的切身利益，要改变重事轻人的传统观念，建立切实可用的档案制度。其次，档案管理体系还应具备灵活机动的特点，以便于在今后的工作中能根据发展进一步完善制度。除此之外，档案管理机制的完善应包含每一个关节，做到精准无误，因而可以提高档案管理人员的工作积极性。最后，要注重档案管理信息的安全，在保证安全的前提下积极利用档案数据。

（三）提高档案管理人员素质，强化服务水平

档案管理改革与创新的主体是档案管理的工作人员。因此，事业单位应作出以下努力来提高档案管理工作人员素质：一是重视引进人才，对于有学历、有经验、有能力的优秀人才加以重用，以此来优化档案管理人员队伍，提高工作效率；二是重视人才培养，定期培训档案管理工作人员，采取外出学习，集中授课等方式开拓视野，放宽思路，有助于档案工作人员对档案管理工作的改革与创新；三是重视交流工作，加强各个部门之间的以及各个阶层之间的工作交流，共享经验，共享资源，共同进步。

（四）档案管理组织的架构重组

信息化对档案管理工作具有全方面且本质性的冲击，因而档案管理工作的信息化改革必不可少，从本质上讲就是要彻底改革创新，除了档案管理本身要改，其背后的组织构架体系也要改。最直接有效的变革是将网络信息技术有关人才纳入档案管理组织架构中，从而保证档案管理信息的安全性，并且可以更加有效地利用档案管理信息化的优势；。引入新生力量，凭借其创造性和活力为档案管理工作添砖加瓦。

（五）健全档案管理网络

在如今事业单位档案管理工作中，电子档案成为档案管理的主流，用电子文件的形式进行保存，有利于档案的查阅和调取。利用先进的现代化多媒体技术，使得纸质文档逐渐转变为电子文档。计算机网络处理已经成为各个行业专业化的一种标志，尤其对于档案管理来说，需要处理大量的数据与资料，传统的人工管理难免出现疏忽或错误，而计算机处理则相对要精確且高效得多，因此档案管理必须突破传统模式，适应现代化管理模式，才能更加充分的满足人们的需求。事业单位应该建立健全的局域网和档案管理相关的网络，使得资源以及计算机软件能够共享，为档案室和相关科室搭建一条信息桥梁，利于档案管理实现现代化及信息化。建立档案管理网络之后，可以使用计算机进行人工模拟，充分发挥网络技术的优势，使得事业单位档案管理工作提高准确性，更具说服力。

三、结束语

综上所述，在新的形势下，事业单位的档案管理工作面临着新的挑战，新形势也为档案管理工作提供了新思路和新方法。希望通过本文的论述，可以引起事业单位对“新时代事业单位档案管理改革路径”的充分思考与探究，能够互相交流沟通，共同探索档案管理工作新路径和新方法，从而提高事业单位档案管理工作的工作效率和工作质量，能够从档案管理层面促进事业单位更好更快向前发展！

参考文献：

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[2] 梁静.事业单位档案信息化管理的推动思路及举措分析[J].黑龙江科技信息.2015 （30）：98

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作者简介：卢世海，男，（1974-），灵山县新圩镇人，中专文化，单位：灵山县丰塘镇卫生计生服务所工作。