探析高校办公室业务管理结构优化的有效路径

聂 瑜

(四川大学锦城学院，四川 成都 611731)

从当前我国高校的办公室工作来看，主要表现出三个特点，即综合性、服务性和时效性。高校办公室业务管理工作质量在得到提高的同时也使得结构方面的一些问题被凸显出来，对办公室业务管理工作带来了一些负面影响。针对这样的实际情况，相关人员应该在日常的工作中对所存在的问题进行详细分析，并能提出具有针对性的优化路径。这样才能更好的提高这项工作的效率和质量。

一、高校办公室业务管理结构中存在的问题

首先，发展目标不够清晰。高校办公室在日常办学和管理中，会涉及到大量的事务，需要承担较重的责任，对管理人员的工作时间和精力提出了较高的要求。所以，大多数办公室管理人员都将重心放在日常琐碎的工作中，忽略了对发展目标的思考。管理层实施的宽松式管理方式使得办公室人员缺乏创新意识。

其次，管理人员素质需要提高。在高校中，大多数管理者都拥有高学历。但是，在实际工作中，管理人员的工作时间和精力都集中在日常工作当中，并没有参与一些办公管理工作方面的培训。这就使得办公室人员一直保持传统工作理念，无法实现工作方面的突破，自身的服务意识也需要得到提升。

最后，内部凝聚力不足。高校办公室内部设置了不同的功能岗位，并且各个岗位之间具有密切的合作关系[1]。但是，大多数办公室人员在工作中都处于一种相对被动的状态，每天都会按照机械式的方式开展自身的工作，将完成任务作为自己的唯一职责，并没有对互相协作形成正确的理解和认识。这就使得在一些工作中，办公室人员无法进行互相配合，凝聚力较低。

二、高校办公室业务管理结构优化的有效路径

(一)设定清晰的工作目标

清晰的目标能为办公室业务管理工作提供明确的发展方向，保证办公室在进行管理结构优化工作中能一直沿着正确的道路实现理想的目标。在实际的工作中，办公室应该从层级、支点等方面设定工作目标，促进办公效率的提高。所以，不仅应该从整体性的角度设定目标，也应该结合办公室内部的各个岗位对目标进行细分。办公室工作人员应该根据自己的工作制定目标。如果在办公室中不同岗位之间存在密切联系，考虑到工作关系，可以将其看作一个结合体，以此为基础制定结合体的发展目标。值得注意的是，办公室的岗位目标应该与整体目标保持一致性，不能与整体目标相背离。

(二)建立完善的工作机制

以清晰的工作目标为基础，应该建立不同岗位的监督机制。这种监督机制的制定目的在于为办公室业务管理工作提供支持和保障[2]。所以，应该制定明确的监督范围和细则。应该从整体和局部这两个方面实施监督和管理。例如，在办公室内部建立例会制度，根据固定的周期督促办公室人员进行工作反思，构建互相帮助和协作的和谐工作环境。又如，建立奖惩制度，能在一定的程度上发挥激励作用，提高办公室人员的工作积极性，使其能保持正确的工作态度。要想达到工作机制得到落实的目标，应该在各个层级的办公室之间建立合作关系，使制度能被有效应用，为高校办学工作提供保障。

(三)强化职能化建设工作

从职能角度来看，办公室体现了多样性的特点，比较难以实施清楚的划分。所以，协调组织以及参谋助手职能的重要性就得到了进一步凸显[3]。强化职能化建设工作，需要对办公室业务管理结构进行改革，调整权力与利益之间的关系，从而更好的解决二者之间存在的矛盾。从参谋助手职能方面进行分析，高校办公室在完成日常基本工作的基础上，应该对工作形式的发展趋势展开详细分析，开展信息调研工作，并以信息技术为工具建立相应的数据库。将线上与线下结合起来，了解教师与学生的实施需求以及提出的建议，建立公开的校务系统，实现办公室管理人员与师生之间的有效交流。

三、结论

综上所述，办公室在高校工作体系中占据着举足轻重的地位，不仅是促进各个部门之间有效协作完成工作的纽带，也是一个重要的职能部门。尽管越来越多的高校已经认识到办公室业务管理工作的关键性，但是在实际工作中仍然存在一些问题。因此，高校办公室应该设定清晰的工作目标，建立完善的工作机制，强化职能化建设工作。通过本文对高校办公室业务管理结构优化的有效路径展开的一系列探析，希望能为提高办公室业务管理工作效率提供一些参考。