事业单位人事档案规范化管理的重要性分析

2019-01-15薛树江

山西青年 2019年20期

薛树江

(通榆县房屋征收经办中心，吉林通榆 137200)

随着我国城市的不断发展，事业单位将面临着更多的挑战，如何充分利用现有人力资源则成为事业单位人事管理工作人员主要面临的问题。人事档案规范化管理作为促进事业单位工作效率提升的有效手段，能够帮助我国事业单位解决内部管理过程中存在的问题，也能实现人力资源的充分利用，对于我国城市管理以及城市发展有着重要的意义。

一、事业单位人事档案规范化管理的重要性

(一)将现存的人事管理问题充分暴露出来

规范化的档案管理体系，能够让事业单位明确工作人员的基本信息以及技能信息，同时也能了解单位各部门对人员的需求情况，从而将部门人力资源调配中存在的问题暴露出来，让管理者了解哪个部门存在人力资源过剩、哪个部门存在人力资源短缺的问题；同时也能让人事管理人员了解哪些工作人员具有怎样的能力，并将这些人员调配到适合的部门。同样，在工作人员绩效评定、能力评定等工作中，规范化的档案管理工作，也能提供相对准确的资料[1]。

(二)保证信息的真实性与完整性

人事档案是体现一个工作人员工作经历和工作能力的重要资料，完整的人事档案才能为人事调动与人事任命提供真实有效的依据。个别事业单位领导缺乏健全档案管理制度的意识，从而导致在人事任命工作中出现各种各样的问题；工作人员对档案信息真实性与完整性认识的缺失，也导致档案填报、存档过程中出现错误。另外，在档案收集整理、保管编制过程中不规范的操作，也会导致档案信息的失真。失真的档案为后续工作人员缴纳养老保险、工作调动、职称评定等都会造成不良的影响[2]。

(三)促进事业单位日常工作的规范化

规范化的人事管理制度中往往具有规范化的绩效评定体系。可见，在评定工作人员绩效的时候，会考虑工作人员是否按照要求完成了工作任务，从而促使事业单位日常工作的规范化发展。通过延伸思考我们会发现，人事档案管理制度制定与日常工作有着密切的联系，我们可以同制定人事档案管理制度的过程中，对其他工作制度进行反思与调整，从而进一步促进事业单位日常工作往规范化发展。

二、如何进一步完善企业档案管理制度

(一)加强事业单位整体的档案管理意识

档案的录入与管理与事业单位的每一个工作人员都有密不可分的关系，所以事业单位的领导应该以身作则，提升自身的档案管理意识；让每一个工作人员从档案信息登记录入开始，就遵守档案管理制度的要求，保证档案信息的真实性和完整性。领导者与人事管理人员更应该主动学习先进的档案管理制度，并将其融入到日常工作中去，将具有权威性、具体性的档案管理制度落实到人事管理制度中去，为后续档案管理工作提供制度依据。

(二)了解目前档案管理制度中的问题

档案管理制度的完善需要在实际情况的基础上开展。所以，人事管理人员需要及时了解档案管理过程中存在的问题，以及各个部门及各个员工的实际情况，从而制定出符合实际情况的人事管理制度及档案管理制度。档案管理制度的制定可以从档案的录入、调取、归档三个方面开展，制度面向的对象应该是档案的录入者、查阅者、管理者、被记录人。档案内容的组成应该为工作人员的基本资料、工作履历、工作能力；各部门人员配置、人员变动情况、人员需求情况；事业单位年度工作总结、部门变动等信息都应该成为人事档案管理的一部分。分析档案管理制度存在的问题，也可以从以上几个方面入手[3]。

(三)先进档案管理制度的引入以及人才的引进

引进先进档案管理制度以及优秀档案管理人才，能够为事业单位人事管理工作提供新思想和新动力，同时也能摆脱传统思维对管理思路的限制与影响，促进人事档案管理制度往新的方向发展。另外，在引进先进制度与人才的同时，事业单位也要加强对现有员工的培训，从而保证事业单位整体档案管理水平的提升。

(四)积极尝试数字化档案管理手段，提高档案管理效率

随着信息技术的发展，越来越多的企事业单位开始尝试利用数字化档案管理手段开展人事管理工作，并取得了一定的成果，其人事管理水平也得到了有效提高。所以，事业单位可以采取建立人事档案信息库的方式，减少档案管理中不必要的环节，缩短档案管理流程，减少管理过程中消耗的时间，促进档案管理工作的发展。