关于医院设备档案的精细化管理研究

王平 刘柳 广西医科大学第一附属医院 （广西 南宁 530021）

内容提要： 医疗设备的精细化管理是医院管理效率的提升和精准医疗的实现过程中的重要手段，从医疗设备管理的实际需求出发，不断完善医疗设备档案管理体系，继续推进医疗设备质量管理，实现医疗设备耗材采购及管理工作持续、稳步发展。本文借助信息化管理、PDCA管理工具等，就如何实现设备档案规范管理，提出对策建议，循环往复和持续改进，提高医院医疗设备档案管理水平，促进医院可持续发展。

党的十九大报告对医院管理提出“新要求”，强调要健全现代医院管理制度和综合监管制度，而现代化医院管理与质量安全综合监管都离不开科学规范的现代医院评审评价工作。2019年，国家卫生健康主管部门在设定《三级综合医院绩效考核指标》对大型医用设备维修保养及质量控制管理提出定性指标，要求开展日常保养和维护，有巡检、保养、维修等相关记录及设备管理部门对临床使用部门的监管、培训记录。指标中明显传递出对三级综合医院的考核更趋向于医院精细化管理模式，因而，医院设备档案管理从粗放型管理到精准化管理，建立适应当前医院发展“新形势”的管理制度体系迫在眉睫。

1.精细化管理应用于医疗设备档案中的必要性

1.1 以精细化管理为手段，夯实医疗设备档案管理

“天下大事，必作于细”。医疗设备档案管理的全面与否，有关设备的使用维修、等记录是否完善，关系到今后医疗设备运行的突发故障的排除、存在安全隐患等及时进行化解，对设备保修等数据进行分析、监控，按计划进行设备维护保养，降低医疗设备的故障率，实现医疗设备全生命周期管理，加强设备预防性维护，减少设备故障；提高了医疗安全质量管理和风险防范工作水平[1]。

1.2 精细化管理在医院医疗设备管理中的实施，开设了大数

据应用下的医疗设备档案创新管理之路。档案管理是整个医疗设备管理的重要环节，贯穿医疗设备全生命周期。为了顺应国家对医用耗材管理的要求，本院医疗设备科于2018年4月上线爱医康耗材管理系统，进一步完善了设备管理系统，启用电子化记录设备功能模块，减少电话报修，实现全院设备扫码报修、维修进度跟踪、设备状况分析、保养计划制订、人员工作量统计分析等；医用耗材全条码化管理，电子化采购，库存监控，主动配送，通过智能设备、电子技术记录消耗并与使用者精确记录终端消耗，生成实时报表，改变原来的“手工式”“粗放式”的管理状态，提高耗材物流管理效率。设备管理平台上线运行，已经录入全院23800台设备数据，放射科、放射治疗部等科室重大型设备完成贴条码及建档工作，可随时监控大型设备状态，及时完成相应维修事件，降低故障率；减少纸质档案管理（统计、工单记录等）的人力物力；减少设备维护成本；建立设备质控计划并记录检查结果，全方位质量安全报告，提升设备管理质量。

2.精细化管理在医疗设备档案管理中的应用

2.1 精细化医疗设备档案管理要求进入摆脱手工记录的工作模式，真正实现了卫健委要求的“三级医疗设备管理”。医疗设备档案从申购计划、开箱验收使用、养护维保、设备报废的医疗设备全生命周期中，通过标准细化、任务再造、工作协同、流程梳理、关键节点控制等途径提升医疗设备档案利用率，从而实现设备管理效益的最大化。

2.2 建立制度，统一组织管理

完善医疗设备档案管理三级网络，成立专门的实施医疗设备档案精细化管理的工作小组，并建立推行精细化管理的激励与绩效考核机制，为建立建设医疗设备档案精细化管理提供组织保障和机制保障。根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国保密法》和《归档文件整理规则》文件要求，医疗设备管理档案中有明确的规章制度规定，档案管理必须明确档案归档范围，做好借阅记录和服务工作，规定职员的责任，对于档案销毁工作必须遵循有关的规定及销毁程序。档案管理人员必须遵循相关的规章制度，保证档案管理的有章可循性，同时做好档案的归档及移交手续工作，如果档案外借，必须做好档案的借阅手续，并及时催还档案，使档案工作更加规范化、科学合理化[2]。

2.3 加强医疗设备全生命周期管理

医疗设备档案精细化管理从申购计划、开箱验收使用、养护维保、设备报废的医疗设备全生命周期中，通过标准细化、任务再造、工作协同、流程梳理、关键节点控制等途径实现医疗设备精细化管理[3]。

2.4 数字化信息技术助力设备档案“精细化”管理

随着医院精细化管理不断推进，继续推进医疗设备质量管理，全面提升医院综合实力的医院发展战略，医用设备维保工作的重要作用越发突显。运行数字化信息技术进行设备精细管理，从申购、验收、使用、维保、处置的全生命周期管理，确保医疗器械在生命中后期各环节正常运行，并真实、准确、完整记录，实现医疗器械效益最大化，建立对专项分析、定期溯源、责任挂钩机制、实现设备效能最大化[4]。充分利用现代化信息技术，不断完善医疗设备档案的工作流程，建立设备使用科室、供应商、设备维修工程部门等单位相互连接的共享体系，实现医疗设备档案管理各个环节管理自动化、管理方式网络化和档案信息资源共享的电子化。

2.5 借助PDCA管理工具，促进设备档案规范管理

近年来，医院医疗设备科根据医院工作的主要目标，借助PDCA管理工具，实现设备档案规范管理。PDCA管理模式包括计划、实施、检查、行动四个阶段，在事务的处理过程中，对有不规范的、违反工作流程的行为要有监督。例如，在设备档案的借阅记录与管理，档案管理人员严格按照档案管理的要求，对于病案资料的借阅严格按照借阅制度及手续进行操作，完善各种信息台账，相关部门定期或不定期对档案信息进行抽查，确保医疗设备档案管理的规范化与科学化。在PDCA模式下及时发现设备档案管理存在的风险，及时制定整改方案并有效改进。

3.结论

伴随着医疗信息技术的高速发展，高、精、新医疗仪器设备的运用范围越来越广，“精细化”已经成为医院核心竞争力的重要表现形式，医疗档案管理工作在医院医疗设备管理工作中的具有重要作用。综上所述，医疗设备档案管理是实现医疗设备精细化管理必不可少的关键环节，医院必须提升管理理念，促使医疗设备档案管理工作向更加精细化、科学化的方向发展，并为医院可持续发展奠定坚实的基础。