会计档案管理存在的问题及策略

方永楷

会计档案主要指的是，单位在以往经济上进行业务往来的过程中，对其活动过程进行有效记录，以此来作为日后核查的重要历史资料和相关证据。因此，会计档案管理工作意义重大，下面笔者就会计档案管理工作中存在的问题进行相关论述。

一、会计档案管理工作中存在的问题

关于会计档案管理工作，主要出现的问题存在于以下几个方面：在保管方式上还不够规范、会计档案管理不规范，档案移交工作不规范、销毁管理方面行为不当、不遵守相应的政策法律制度，下文对此展开详细论述。

1.保管方式上还不够规范。关于在会计档案管理工作中，根据正常的规定，应该由部门单位的综合档案室来完成此项工作，通过综合档案室来实现统一保管。然而，在现实的情况是，某些单位会计人员由个人擅自保管或者是对于各部门产生的会计档案由各部门人员进行管理。另外，也存在部分单位对会计档案管理工作不够重视，不设立综合档案室。或者，单位虽然建立了综合档案室并且指派了专门的管理人员，但是却从来不接收会计档案，没有实质行动。

2.会计档案管理不规范。其不规范行为主要体现在立卷上。会计档案管理工作要合乎一定的规范，然而在立卷方面问题则层出不穷。关于会计凭证方面，在完成会计凭证的工作后，要对其进行装订管理，然而由于单位工作人员的不在意，常常不按规定进行封粘。或者是虽然进行了封粘，但是却没有完成签章，致使其效力发生缺失。另外，还出现不对封皮关于项目资料的内容进行完整的书写，对于内部的活页账簿上，在填写规范上不按照相应标准。在会计文件资料方面，凭证、账簿、报表不进行统一规划位置安排存放、不按照月份进行有序整理、不设置永久、定期类别。这样容易出现查找困难，会计档案积压。

3.档案移交工作不规范。涉及到会计档案移交工作时，有的单位不依据相关法律法规，明晰会计档案的所有权问题，出现送交方和接收方不进行档案清点，往往是双方人员缺额情况下完成。不对会计档案资料进行清点，导致无法移交清单，或者清单资料出现不全面的情况，就完成移交手续。如果在此种情况下出现问题，为将来的追责上带来困难，难以判定责任方。

4.销毁管理方面行为不当。单位在进行档案销毁工作时，应当具有严谨的工作态度，不要轻易对档案进行销毁，也不要在留存那些已不具有价值的档案资料。因此要严格依据《会计档案管理办法》，按照规范进行销毁。然而，某些单位在档案保管期满后，需要进行销毁时，却不按照相应的法律程序，没有进行统一排查，不进行销毁清册的汇编工作，不进行档案资料的审核工作，甚至没有经过单位领导的批准，根据主观意愿，任意销毁，缺乏严谨细致的审查工作，这样有可能造成重要档案遗失。

5.不遵守相应的政策法律制度。在进行会计档案管理工作时，要依据相应的法律法规。然而有的单位漠视法规的存在，只是追求经济效益，不能遵循《会计档案管理办法》等相关法律法规，按照原则行事，在会计档案管理工作中出现了不少问题。

二、会计档案管理对策分析

1.完善会计档案保管工作。单位的财物会计部门应该设立综合档案室，来进行档案统一保管工作。对于没有建立综合档案室的单位，会计档案应该需派专门管理人员，先由财会部门来进行管理。做好相应的防火、防盗、防霉蛀等工作。对于那些已终止会计核算业务的部门，要做好会计档案的交接管理工作。

2.规范会计档案立卷。关于会计凭证，要使用其装订封皮，对于封皮涉及的内容要完整填写。填写完毕后，要按照装订线进行封贴处理，还需在封粘处加盖公章。完成会计凭证的装订后，要按照日期顺序放入档案盒里，依旧完成盒上相关资料填写。到了年度末，要进行封账。关于活页账簿，需要把空白账页排查出来。对于那些已经建立了会计科目，却没有实际业务的账页则继续存留。要按照账页编号顺序，来完成目录、登记表的填写工作。

3.完善会计档案移交工作。对于会计档案的移交要依照会计档案的相关法律法规，明晰会计档案的所有权问题，在档案移交的过程中要合乎规范。在进行移交档案时，要保证交接双方人员齐备，核心重要人员同时在场，交接完毕加盖公章，对会计档案资料进行清点时，核实会计档案是否出现残缺，缺少资料。另外，除了依据会计档案管理基本制度外，还应该在此过程中进行优化，制定出会计档案的归档类别以及（下转第147页）（上接第143页）相应的时间与时限。

4.完善会计档案销毁。有一部分档案当超过会计档案期限后，利用价值较低，在继续保存意义不大，反而会占用空间，所以这些档案需要进行销毁处理。在此过程中要严格遵守相应程序，首先，会计档案管理部门提交销毁意见材料，然后要财物会计部门对于提交意见中的材料进行审核，审核通过后编制销毁清册。其次，还需要把销毁清册交给部门单位领导，让相关领导进行批示，批示后在将档案移交给上级主管部门批准，让其作最后的批示工作。随后再进行层层申报。这样可以减少在档案销毁工作中的失误，以防销毁重要有价值的档案资料。再其次，在进行销毁时，相关人员要在场，会计档案保管部门以及财务会计部门要同时派人去监销，在销毁前还应该再次清点核对，谨慎完成核检工作，最后把销毁后的清单进行签名盖章，产生法律效力，同时监销情况报告交给单位领导。另外，对于那些还未完结的原始债权债务凭证，应再进行重新存放，另立新卷。直到债券债务结清为止。

5.要对会计从业人员进行岗位培训、完善法规建立。会计从业人员作为会计档案管理工作的主要责任人，会计从业人员的素质水平的高低决定了会计档案质量的高低。因此，这些工作人员在实际进行会计档案管理工作时，必须进行相应操作技能的培训，进行考核上岗，上岗后，也要进行相关内容知识的巩固学习。从事会计档案管理人员要从相关的基本业务练起，然后进行逐步深化，直至技能掌握熟练，要从根本上完成会计档案管理的规范工作。除此之外，在会计档案管理考核力度方面也要较之前有所提高，引起相关部门人员的重视，加大监管力度。还应该扩展档案管理范围，例如在其他会计业务审核中，也可以将会计档案管理工作安排在内，完成对其连续性的考察。

综上所述，在会计档案管理的过程中，会存在各种各样的问题，难免会存在停滞不前，问题无法得到有效解决，然而随着会计档案管理工作的不断深入，人们对其进行不懈探讨，问题也终会得以解决。笔者通过对在保管方式上还不够规范、会计档案管理不规范，档案移交工作不规范、销毁管理方面行为不当、不遵守相應的政策法律制度等问题进行探讨，从完善会计档案保管工作、规范会计档案立卷、完善会计档案移交工作、完善会计档案销毁、要对会计从业人员进行岗位培训、完善法规建立方面来解决。希望能够对会计档案管理工作的不断发展有所帮助。

（作者单位：山东省肥城市交通运输局）