办公自动化系统与档案管理系统整合研究

周晨

(江苏镇江路桥工程有限公司，江苏 镇江 212000)

引言

办公自动化(OfficeAutomation，简称OA)系统，主要指具备信息发布、公文审批、协同工作、会议管理等功能的办公系统，能够在网络上完成单位内的各项公共管理事务，俗称“网上办公”。随着社会信息化进程的加快和现代网络技术的发展，电子化已成为当今世界经济和社会发展的大趋势，越来越多的单位也已实现了“网上办公”。“网上办公”虽然方便快捷，但大量电子文件的产生也对档案管理工作提出了新的要求，给管理模式带来了一定的影响。

一、办公自动化系统与档案管理系统整合意义

传统的档案管理工作主要以收集纸质文件的方式开展，事项办理完毕后，责任部门整理相关文件材料，统一将有保存价值的文件移交至档案室，这个过程如果不是事毕即归，往往会出现漏件、补件等情况，且收集归档周期比较长。有了OA系统，每件事项完成后，最终材料可以直接生成纸质材料进行整理归档，方便快捷，不受时间和空间限制，归档工作能够随着日常工作的不断推进而及时完成，大大提高了效率。另一方面，OA系统环境下产生了大量的电子文件，为档案管理提供了新的载体，档案管理工作所面对的不再是传统的纸质文件，而是文本图像、声音视频等电子文件和纸质文件并存的情况，使得档案管理工作不断更新、不断发展，加快档案信息化的实现。

二、办公自动化系统与档案管理系统整合策略

(一)数据接口方式

利用数据接口技术，在OA系统与档案管理系统之间建立一个可以相互兼容的数据接口，使两个系统实现互联互通，成为一个整体。主要做到两方面的内容：一是实现目录信息的转存。二是实现电子文件的准确挂接。OA系统数据库中的目录与电子文件是相互对应的关系，将OA系统数据库中的目录转存到档案管理系统数据库中的同时，可以将电子文件全文上传到服务器中，通过文件的存放路径使目录与电子文件一一对应。这要求在研发OA系统和档案管理系统时，需要制定统一的接口标准。

(二)人工数据导入

在两个独立运行的系统之间，利用Excel进行数据的交换，只需要留有导出导入文件的接口就可以。其原理就是将OA系统数据库中目录的数据信息导出到Excel中，然后再导入档案管理系统数据库中，这要求两个系统数据库的字段尽可能相互匹配，从而减少后期的整理工作。OA系统电子文件导出后，利用挂接软件，将文件名与档案管理系统中的正题名相匹配的电子文件挂接，并上传至服务器来实现目录与电子文件相互关联。两种方式各有利弊，通过数据接口整合OA系统与档案管理系统，可以使档案管理工作更加具有时效性，使档案管理人员参与到文件的各个过程，但OA系统大多为外网，这对档案信息安全造成一定影响，同时还要求两个系统接口标准一致，为系统开发带来一定困难；人工导入方式一般为离线操作，这保证了档案信息的安全，但其大量数据的导出导入，也为档案工作者增加了工作量。

三、图书办公自动化系统与档案管理系统整合策略

(一)完善档案管理工作的办公自动化相关制度

办公自动化相关制度不完善将严重阻碍利用电子信息技术开展档案管理工作的进程，扫除这一障碍的措施主要包括以下几点：第一，政府部门应制定相关的法律法规，从而使得利用电子信息技术进行档案管理有法可依。第二，有关部门应根据档案管理信息化建设中存在的问题，制定相关的规章制度，使得档案管理更加规范化。第三，在利用电子信息技术进行档案管理的过程中，一旦发现有制度不合理应及时进行纠正，从而提升档案管理的管理水平。

(二)优化网络运行，实现资源共享

相比传统的管理方式，对档案采用电子办公的目的之一就是实现信息共享，以电子档案资料为基础，推动企业运营管理工作的高效进行。应在原有工作基础上进行总结，建立完善的文书档案电子化网络体系，根据统一、规范的标准来对文书档案信息格式进行管理，并且实现软件程序的一体化。要求各个部门之间应保持良好的共享关系，根据统一的文书档案管理标准，在内部实现所有资料信息的共享，将信息网络的优势充分发挥出来。

(三)不断创新档案利用形式

大量的档案工作，归根结底是要服务于使用。但很多时候，档案工作都是由于各种工作的验收、检查、督导、交流等被动地完成。而OA系统上的电子文件方便快捷，使用起来灵活高效，档案工作完全可以利用OA系统将被动变为主动。在经过保密审查和权限设置的基础上，将档案工作与政务公开同步推进，建立档案资料的电子文档中心，使用者可随时查阅所需的材料，真正使档案材料服务日常。

(四)加强档案管理信息安全

在利用电子信息技术开展档案管理工作过程中，加强档案管理的信息安全是非常必要的，具体措施主要包括以下几点：第一，利用电子信息技术开展档案管理工作，必须要着重考虑档案保存环境的安全性，尤其要确保档案数据库的安全，及时安装数据库安全更新补丁。第二，利用电子信息技术开展档案管理工作，要不断提升安全意识，安装杀毒软件和防火墙，定期更换相关密码，预防不法分子的入侵。

结束语

办公自动化系统与档案管理系统的整合，可以有效优化工作流程，提高工作效率。但由于数据接口标准的统一以及档案工作人员在文件运动中的参与度较低等，都对办公自动化系统与档案管理系统的整合带来了一定的难度。随着档案信息化的不断发展，档案从业人员的参与度提高，一定能够使办公自动化系统与档案管理系统做到互联互通，实现真正意义上的文档一体化管理。