企业保护纸质档案资源的措施

郭晓丹

(平顶山天安煤业股份有限公司四矿，河南 平顶山 467000)

对于我们煤炭企业来说，因为受经济形势、企业发展、人员计算机操作能力等各方面因素的影响，我们的大量档案信息资源还是处于纸质化状态，电子档案信息少，是一种纸质档案与电子档案共存以纸质档案为主的情况，所以我们并不能一味追求电子档案的发展，而忽略了自己现有纸质档案资源的保护和修复。档案保护是实现档案事业可持续发展的基础和条件，是档案工作者的第一天职，所以如何做好纸质档案资料的保护工作已是今天我们从事档案工作者的当务之急和重要任务。

我矿于1989年成立了包括人事、会计、科技、文书、声像类档案的综合档案室。档案室实现“三三四四”的工作制度，建筑面积达到600平方米，截止到2019年室存纸质档案有23711件(卷)。记录了从1958年建矿以来所有的重大改革，重要决策，领导变动等重要内容。档案库房按照国家档案局的要求配备了各项档案设备，在环境方面都比以前有很大的改善，我们根据档案库房现有的设备更加精细化的从三个方面来更好的保护这些珍贵的纸质档案资源。

一、人员方面

一是加强学习提高档案工作人员保护档案的意识。档案是一种不可再生资源，是企业的文化遗产，是一种隐性的财富。对已有的档案财富如何进一步保护好，这就需要进一步提高档案保护意识。我矿档案室对档案的价值、档案的作用进行宣传，大力开展档案服务职工，助推企业发展的宣传活动，增加档案室的亲和力；档案利用者也可以借助法律赋予的知情权与档案亲密接触。通过这样的双向互动，保护档案意识得到很大的提高

二是加强管理全程追踪离开档案库房档案的质量。一些档案难免会有离开档案库房，被借阅到其他的部门和其他工作人员手中的机会，对于这些档案，更要加强保护意识。离开档案库房，所处的环境不一定能够达到档案库房的各项标准，要控制好借阅的时间，尽量提高工作效率，缩短档案在库房外的时间。还要和借阅人签订责任书，保证档案的完整，不能被损坏，归还时，仔细检查归还档案，如发现损坏，及时修复。

二、环境方面

一是根据企业自身情况制定更精确的档案室温度和湿度。档案库房内温湿度的变化情况，是档案室最为基础也最为重要的环境因素之一，直接与保护档案和延长档案寿命有关。

我们国家档案室温湿度标准相对于其他国家相对宽松。我们根据所处气候环境，以及现有的设备因素,在国家规定的标准内，进一步精确了范围。利用中央空调、加湿器、去湿机等现有的设备把档案库房温湿度值差最小化,把温度标准调整到16℃～22℃,湿度调整到50%～55%，在这个温湿度值范围内，可以把对档案的影响降到最低，有效的延长档案的寿命。

二是注重空气质量对档案保护的影响。档案室库房空气中的酸性气体，氧化性气体，粉尘等污染物质对纸质档案的危害是非常严重的。我们首先采取在档案库房周边种植能净化空气的花草和树木，不仅能美化环境，对档案库房空气的净化也起到一定的作用。其次在档案库房内放置炭包，活性炭纤维能有效的吸附空气中的有害物体。最后给档案库房配置空气净化器，通过净化器对有害物质的不断吸及、过滤、净化，使档案室的空气越来越洁净。

三、技术手段方面

一是选用防霉效果最佳的材料。档案由于制成材料本身特点所致,多数档案不易保存,霉菌是纸质档案发生霉变造成损毁的主要原因之一，而霉变是纸质档案耐久保存的隐患之一。自制隔卷布不仅具有防霉效果，对阻燃和保护档案颜色都有很好的效果。我矿档案室库房采用的就是这种自制隔卷布新型的材料，为档案营造了特殊的保护环境。

二是采取有效的去酸手段。纸张只要含有酸，即使档案只藏不用或者使其处于良好的保管条件下，也不能抑制其变质。纸张被酸破坏后，纸的机械强度下降，且为外界其他有害成分破坏纸张打开了缺口。纸的pH值越小，酸对纸张的破坏作用越大。当纸张的pH＜6时，75年之后，纸张耐久性降低50%；PH＜5，75年之后，纸张基本变脆。加上酸化反应很多都是在纸张内部进行的，如果没有出现纸张“发黄”、“变脆”、“长霉”等现象，人们很难从表面上看出纸张已经酸化。

我矿目前有大量的已经酸化的纸质档案需要除酸，目前把这些纸质档案除酸是一项工作量很大的工作，也不可能在短期内全部完成，我们先把这些需要去酸的档案分类，分成重要紧急、紧急不重要、重要不紧急、不重要不紧急四类。首先对于第一类档案应采取优先去酸原则，依次类推，做到有条不紊。目前液相去酸和气相去酸技术的研究利用比较成熟，是国内外很多图书馆、档案馆采用的主要去酸方法。我矿档案室根据档案本身的材质结合这两种去酸技术的优缺点，给档案除酸，除酸后档案的寿命可以延长2.5倍。

三是重视档案生成环节。要想更好的保护档案，更应该在档案生成的源头下足功夫。在档案形成的过程采用适合长久保存的材质，通过对纸张的抗张程度、耐折程度、撕裂度、酸度和白度的测试比较以及纸张老化原因的分析，发现手工纸、纳米纸比机械纸更耐久。与档案产生的各个部门和单位采购部门协商，选用这种更耐久耐老化的纸张材质。除了纸张的选择外，字迹也要采用墨汁、油墨或碳素墨水，印尼等耐久字迹材料，不能选用纯蓝墨水，铅笔，圆珠笔等字迹材料。这也是延长档案寿命，保护档案的措施之一。

网络的普及，信息时代的蜂蛹而至，但是纸质档案不会退出历史的舞台，相反纸质档案的不可替代性日益呈现出来，从某种意义上讲，电子档案还讲依赖于纸质档案而存在。我们制定了可行的保护规划，采取了有效的保护措施，最大限度的延缓了纸质档案老化、酸化的速度，使纸质档案以其独特的魅力，为企业的可持续发展发挥其应有的作用。