房产档案信息系统的价值与思考

李依韩

(巴彦县房产住宅局，黑龙江 哈尔滨 151800)

一、档案管理运用的现代化管理手段

房产档案是房产管理活动中具有保存价值的历史记录，它对城市经济和房地产事业的发展具有十分重要的作用。结合实际，对档案的收集、分类、整理、保管、利用等工作环节提出了指导意见。如：“产权交易查档验证的初复审核具体操作规程”，很好地协调和理顺了档案与其它相关部门的工作衔接关系；完善了“档案立卷归档制度、权属档案归档范围和保管期限。房屋产权档案属于财产档案，含金量高。产权档案记载的情况，直接关系到权利人的经济利益。在信息化社会的影响下，转变档案管理思想，与时俱进。档案管理人员应使用现代化的管理方式，比如建立数字化的档案管理系统，管理人员要录入档案信息，然后进行电子化归档，建立数字化系统，确保查询档案更加方便。数字化的数据库的建立，能够融合电子档案和实物档案，从而降低档案损坏的几率。

二、房产档案资料准确性的数字化服务

房产档案作为房屋的“身份证”，其唯一性、凭证性、公正性在房地产行政管理、司法协助、产权交易等工作中发挥着不可替代的重要作用，对稳定房地产市场，保护权利人的合法权益起着关键性作用。房产权属档案的信息化管理，加强专业人才的培养和培训工作，使房产档案管理有法可依、有章可循，为权利人提供更加便捷、高效的档案服务，促进经济社会的快速健康发展。随着经济的发展，人们的生活水平不断提高，社会各界对房产档案资料的需求日益增强，并且呈现出需求多样化的发展趋势，这就给房产档案管理工作者提出了很大的挑战。在这样的时代背景下，房产档案管理部门要化被动为主动，树立主动式服务意识，在服务态度、服务手段、服务机制上不断完善和提高。加大对房产档案的宣传服务力度，提高社会公众对房产档案管理的认知，使其正确认识到房产档案管理的重要性及其价值，掌握房产档案检索系统的正确使用技能；房产档案管理部门还要加大房产档案信息资料开发利用的研究工作，以不断提高服务质量，不断满足大众的需求为目标，为公众提供更便捷、更贴心的服务，在房产档案信息化管理系统建立过程中需要将相应的信息积极向电子形式转变，并能够被电脑明确的识别与处理，在大部分信息都转变为数字化形式之后，可以建立相应的房产资料信息管理系统，并积极实现对信息的全面收集与管理，将原来传统的房产档案资料积极向现代化的数字化形式转变，在档案信息的查阅上积极实现便捷性。在我国房地产档案的登记过程中，结合时代发展特征实现档案管理信息系统的建设，直接解决完了房地产档案信息在登记过程中需要对原始档案进行手动查询的问题。与此同时信息档案的电子化在很大程度上能够实现房产权利状况的良好反应，在对房产档案信息进行查询时，实现了信息登记的准确性，防止出现以往手动登记信息带来的错误。房地产权属可不断转移和变更，房地产权属档案是合法房地产取得和变更行为的确认依据：为房地产交易审查服务，确认交易行为的合法有效性；为法院解决房地产纠纷服务，伴随着房地产市场的繁荣与发展，房地产抵押行为也日益增多，纠纷也在呈上升趋势，因此权属档案便成了司法部门解决房地产纠纷的主要依据。因而在日后工作中要主动服务于社会，真正做到向公众开放，实现档案资源集约化和服务社会优质化，以更好地达到创新服务的目的。在接待窗口设立了便民服务、服务指南告知单、意见箱簿、展示牌等资料和设施，要求接待人员做到来有迎声、问有答声、去有送声，查阅接待做到热情、高效、规范、更好地为市民服务。

三、房产档案管理系统的建设与思考

在城市化不断发展的过程中，城市建设与管理工作的展开是建立在房产档案管理的基础之上，房产档案是房产产权得到准确确认的重要依据。房产档案是社会信息资源的重要组成部分，新时代社会发展将全面走向信息化，信息化的核心是最大限度地开发利用各种信息资源。房产档案作为一种真实记录，客观地反映了房地产经济运行的真相，记录了一个个房地产项目建设的过程，它所承载的信息来自实践，这些资料能否得到有效的开发，它所承载的科技信息是否得到有效利用，直接影响社会信息化进程。房产档案管理工作的展开具有高度的事务性，信息变动量也较高，整个工作还具有复杂的变动关系。并且在住房制度得到改革的环境下，房产行业中的经济活动实现了迅速的活跃，房产产权档案得到了迅猛发展，因此整个档案工作也得到了频繁的展开。房地产权属档案管理专用软件必须实现系统内同一卷档案中所包含的档案材料的统一，并且根据档案中任一信息记录可找到该案卷，查看到该卷全部的业务过程，达到档案管理系统软件中的数据与纸质档案内容完全统一、吻合。比如利用者只提供了产权人姓名、产权人身份证号、房屋坐落、产权证号、房地产权属档案号等主要信息中的一条简单信息就可以查找出所需的全部信息内容。因此，房地产权属档案管理专用软件，可以实现房地产权属档案的多方位快速检索，为利用者快速查询到所需信息，减少查询时间，提高工作效率。充分利用计算机技术、网络技术等现代科学技术，实现信息处理自动化，提高档案处理的工作效率。作为档案管理工作者应该提升自己的档案管理知识和技巧，让自己能够掌握现代档案管理方法，顺应形势需要，坚持走依法治档的道路，才能因地制宜、灵活有效，实现档案管理工作的制度化，最大限度的发挥其应有的社会作用。

房产档案管理的各个方面发生深刻变化，使房产档案管理的整体水平显著提高。因此，我们的房地产权属档案行政主管部门和档案业务部门都应高度重视房地产权属档案的管理，在制定和完善房地产权属档案专业标准和规范的基础上，实现房产权属档案的信息化管理，为权利人提供更加便捷、高效的档案服务，促进经济社会的快速健康发展。