基层卫生监督档案管理的一些体会

田洪梅

（太原市卫生局卫生监督所）

档案是国家机构、社会组织和个人在社会活动中直接形成的有一定保存价值的各种形式的历史记录，卫生监督档案是在公共场所卫生、医疗卫生、学校卫生、放射卫生、职业病卫生以及计划生育等卫生监督工作中形成和积累的具有重要价值的档案。卫生监督档案管理工作做的如何直接反映了卫生监督的专业水平、自身素质和依法行政能力，利用卫生档案资料的详细资料和数据记载，参考历史数据及被监督单位的档案资料进行对比，从中发现问题，找出解决问题的方法，对卫生监督工作有着重要的促进作用，从而使卫生执法更规范化、科学化，保证卫生监督工作的顺利进行，充分体现了档案在具体实际工作中的价值和作用。

一、随着监督机构职能的不断加强，卫生监督档案在卫生监督管理工作中的作用也凸显出来，其主要表现在以下几个方面：

1.为监督执法管理人员提供工作上的依据。卫生监督管理工作的开展与群众的生活与健康是息息相关的，公共场所、生活饮用水、医疗卫生、传染病与消毒管理等监督都是与百姓日常的生活密不可分，如果出现了危害人们健康权益的事情发生，执法人员就需要依据卫生监督的相关法律法规对市场运作中出现的问题进行监督与监测，对出现的违法行为进行处理与处罚，以保护人们的健康权益，对促进社会稳定、健康发展发挥着重要的积极作用。

2.为领导阶层的决策提供依据。随着卫生执法力度不断增强，由此产生的监督档案不断增加和积累，借鉴大量卫生监督信息，对这些信息档案进行及时深入的研究分析，为卫生监督执法档案管理工作提供参考，为卫生监督工作提供信息和法律依据，真正实现监督执法力度的增强。

3.为上级行政部门提供修改卫生法律、法规数据的依据。档案信息来源于基层，档案的内容是理论与实践工作结合的产物，因此，是最基础、最真实、最有效的工作成果，新的卫生监管问题层出不穷，原有的卫生法律、法规内容还需要不断地进行改进完善以适应新时期的需求，档案管理也必须与时俱进，需要在原有的基础上进行科学的修改。及时为上级行政部门提供修改卫生法律、法规数据的依据，为各级政府提供决策依据。

4.档案管理工作是对一个单位的发展史、奋斗史的记录。通过对第一手档案资料进行科学合理的分析，制定适合单位发展的政策，对一个单位的历史背景、企业文化、经营策略等方面做一个大概的了解。做好大事记、组织沿革、基础数字汇编等编研工作是一个单位健康持续发展的必然要求，是对该单位企业文化的记录与宣传。因此，做好档案管理工作，有利于促进社会经济发展，提高单位的发展竞争力。

二、加强卫生监督档案管理工作的几点建议

1.加强档案宣传工作，增强全民档案工作意识。档案是重要的信息资源和宝贵的历史财富，因而必须加强档案的宣传工作，通过广泛宣传引导，使公众全面具体的了解档案相关知识，祛除传统思想对档案工作的偏见，正确理性的对待档案的潜在价值，把自觉保护档案作为公民的基本义务，以高度的历史责任感培育全社会良好的档案工作氛围。要立足强化单位领导的档案意识，要切实将档案工作纳入重要议事日程，带头学习研究档案工作法律法规与相关制度，实实在在解决档案工作中存在的问题和困难，充分发挥引领带头示范作用，从上到下提升档案工作意识。

2.定期培训，提升相关人员的档案知识。加强对档案工作人员的业务培训，提高档案管理工作人员的责任感，提升档案管理工作的工作效率。不断更新学习理念和学习方法，掌握现代化档案管理方法，提升档案管理水平，促进档案资源有效发挥。档案管理人员理解和认知是促进或推动档案工作不断发展的重要精神动力。充分了解档案工作的特征、性质及意义，吸引公众积极参与到档案查询、保护等工作中来，使公众真正关心理解档案工作，真正使档案发挥其应有作用。

3.完善档案的规范性、系统性。作为档案管理工作者，有的缺乏相关的档案管理的意识，基本上凭自己的经验管理，导致现实工作中，很多档案管理者自己都不清楚档案管理的目的和基本管理方式，一些资料信息只在短时间之内具有使用价值，而有的资料信息则需要长时间的进行保存，导致保存期限不规范，管理缺乏统一性。再者，需要归档的、不需要归档的范围不清楚，使档案的质量水平降低。所以需要加强档案规范性、系统性的管理，改进和完善档案管理工作中存在的一些落后、不科学的管理方式。

4.档案信息化水平有待提升。随着信息技术的飞速发展，传统生产方式、生产模式需要改变，积极运用现代科技文明的成果，创新档案数字化管理手段，提高档案管理信息化水平，成为当今时代档案管理工作发展的目标和方向。借助信息技术，可以更加科学、合理、高效地辅助档案管理工作，减少重复性劳动和管理成本，提高档案管理质量和效率。通过智能化的管理软件实现档案的实时查阅，并且要根据档案标准要求，建立健全专业的信息化平台，使得档案的查询检索、编研能实现网络化的发展。

综上所述，卫生监督档案是卫生监督机构资料档案的重要组成部分，对于卫生监督执法的长远发展具有重要的作用。做好卫生监督档案管理，要从思想意识、制度完善、人员提素、信息化建设等方面入手，将档案管理与监督服务紧密结合起来，使卫生监督档案管理真正发挥其服务职能，卫生监督档案管理工作需要不断探索与完善，从业务实际出发，寻找与卫生监督档案性质更加符合的管理方法与策略，使卫生监督档案获得标准化、规范化、专业化的长足发展，促进卫生监督机构工作质量的不断提升，为推动公共卫生事业发展作出贡献。