神东煤炭集团档案信息开发利用的实践与思考

2019-01-12高向丽

中国煤炭工业 2019年11期

文/高向丽

档案编研工作的目的是充分开发利用档案信息的经济价值和社会价值，神东煤炭集团高度重视档案信息开发利用工作，变潜在价值为现实价值

企业档案是企业运行实践中形成的原始记录，具有凭证、存储、传递、识别、决策等价值作用。习近平总书记指出：“档案工作要由封闭向开放，由重保管向重服务转变，要及时向领导机关、向社会提供有价值的信息，为经济建设、社会发展服务。”档案信息价值的实现离不开档案信息的开发利用。国家能源集团神东煤炭集团公司开发建设30多年来，积累了大量珍贵的档案资料。深入发掘档案信息经济社会效益，变潜在价值为现实价值是神东集团发展实践中义不容辞的责任和义务，也是神东集团提升管理效率、提高运营效益的重要举措。

一、神东煤炭集团档案信息开发利用的基本情况

档案信息开发利用亦称之为“档案编研”。对于国有企业来说，档案编研工作主要涉及档案参考资料编纂、档案文件汇编、编史修志以及历史研究等内容，目的是充分开发利用档案信息的经济价值和社会价值。神东煤炭集团高度重视档案信息开发利用工作，组织成立了处级编制单位——公司档案室，主要负责公司各类档案日常管理工作。神东煤炭集团还借助信息化手段，实现了档案资源集中存储、网络检索和信息共享。

随着企业和员工生产生活对档案信息的需求，神东集团档案利用率逐年上升。2011年～2016年，神东档案利用人数由557人次上升到2491人次，调阅档案数量由5833卷(件)上升到22225卷(件)，复印档案页数由3787页上升到16878页。此外，神东集团编研了《历年文件、制度汇编》《重要证照专题汇编》等成果，开展和参与了大型文献纪录片《神东记忆》以及神华志、神华党建史等编史修志工作，档案信息的经济和社会价值得到充分挖掘和发挥。

二、神东煤炭集团档案信息开发利用存在的问题和不足

随着神东集团发展进入新时代，对档案编研工作的要求越来越高。但是，受国有企业体制机制、档案管理人员缺乏等多种因素影响，神东集团档案信息开发利用工作仍然存在一些问题和不足。

1.档案编研意识薄弱

一是重保管、轻利用。受传统思想影响，多数档案工作人员习惯于重保管、轻利用，重保密、轻开发，主动研究档案信息意识不足，存在“看门守摊”“你来我借”的“坐等上门式”的档案工作现象。

二是重结果、轻过程。受“档案凭证观”影响，在实际工作中一些单位和个人重结果档案、轻过程档案。比如科技档案，往往过于重视对科研项目结项申请书、结项批准书等结果性文件的收集归档，而忽视对科研工作日志、进展报告等过程性文件的收集归档。

三是重纸质档案、轻电子档案。随着电子科技的发展，催生了大量电子档案。但是，有相当一部分档案管理人员认为电子档案的真实性无法保障，抗拒使用电子档案。有的档案工作人员则习惯于将电子档案打印成纸质档案归档。

2.档案编研体制机制建设滞后

目前，神东集团档案室下挂公司综合办公室管理，基层档案室下挂各单位党政办公室管理，各级档案室主要从事档案保管、调阅等基础性工作，在档案编研方面存在“说起来重要、做起来次要、忙起来不要”的现象。此外，公司现有档案编研相关的规章制度不完善，仅制定出台了《加强和改进档案工作的意见》《档案管理检查考核办法》两项制度，涉及档案编研方面的内容很少。同时，基层单位无专门的档案编研管理机构，编研工作缺乏统一领导和组织管理，且在档案工作监管上存在不均衡的问题。

档案信息价值的实现离不开档案信息的开发利用。神东煤炭集团要紧扣“为党管档、为国守史、为民服务”的职责定位，不断提高档案编研工作的制度化、规范化、科学化水平，进而为神东深化改革提供更优质的档案资政服务

3.档案编研人才队伍建设滞后

神东集团档案体量大，蕴含了大量宝贵的档案信息。要研究利用这些档案信息，专业人才至关重要。目前，神东共有专兼职档案员95人，多数人员所学专业与档案管理工作相去甚远，大都不懂企业生产、科研方面的动向和规律。

此外，公司对档案业务培训重视不够，再加上档案工作人员发展通道狭窄、薪酬待遇不高、老龄化严重等因素，挫伤了档案工作人员的积极性，影响了档案编研工作的开展。

4.档案编研信息化程度不高

随着计算机技术的发展，国家档案局对中央企业“数字档案”建设提出了更高要求。目前，神东集团只有90%的基层档案室启用了数字化档案管理系统，未达到100%要求。公司虽然建立了数字化生产流水线，但只能实现部分纸质档案的数字化加工目标，数字化档案建设仍存在着较大提升空间。

此外，神东档案管理系统未与国家社保、税务等系统联网，档案信息的社会价值未得到充分开发利用；数字化档案管理系统未与内部核算、党建等系统联网，信息共享率偏低；档案整理、鉴定、检索等主要靠人工操作，档案工作智能化操作有待提升；且未充分开发应用企业微信功能和推行在线审批，审批效率有待提升。

三、神东档案编研工作改进提升方向和措施

习近平总书记指出：“经验得以总结，规律得以认识，历史得以延续，各项事业得以发展，都离不开档案。”档案编研是记录历史、传承文明、服务发展、造福群众的一项基础性、支撑性工作。神东集团要紧扣“为党管档、为国守史、为民服务”的职责定位，围绕企业中心工作，不断提高档案编研工作的制度化、规范化、科学化水平。

1.筑牢思想政治根基，保证档案编研工作正确方向

一是厚植编研工作使命感。神东矿区发展档案是神东每个发展阶段的真实写照，也是“艰苦奋斗、开拓务实、争创一流”神东精神的最好见证，更是激励神东人不忘初心、赓续奋进的生动教材。要教育引导广大干部职工深刻认识档案编研工作对神东史乃至国史、党史的重大作用，提高做好档案编研工作的政治责任感和历史使命感，把神东档案守护好、研究好、利用好。

二是保证编研工作政治方向。档案编研与党史教育密不可分，要引导各级领导干部和档案工作人员，善于用政治思维去考量档案编研工作，保证档案编研工作符合党和国家路线方针政策，符合社会主义核心价值观，符合公司战略要求和规章制度，符合职工群众根本利益，始终坚定档案编研工作姓“党”的正确方向。

三是树立编研工作新理念。广大档案工作人员要提升档案信息开发利用意识，在做好收集、整理、统计、检索等基础工作的同时，把更多的精力用在档案信息开发利用上，养成勤于编研、善于利用的思想和行动自觉，把“死档案”变成“活信息”，保证档案信息价值最大化。

2.加强体制机制建设，为档案信息开发利用工作提供动力源泉

一是加强组织领导。按照“统一领导、分层管理”的原则，建立公司档案编研工作领导小组，明确分管领导和岗位职责，为档案编研工作提供扎实的人、财、物保障。按照业务类型，及时组建公司层面的党群、经营、科技、地质等档案编研小组，集中优势力量做实档案编研工作。

二是注重科学规划。按照国有企业改革和神东建设世界一流企业的科学方向，制定科学合理的档案编研工作规划，以“煤炭清洁高效利用”为切入点，从大量的神东档案中提取有价值的信息，研究形成方案，及时为公司党委决策提供档案资政服务。从国家全局和企业战略的高度，认真研究档案编研的变革与转型、创新与发展等问题，更好地服务国有资产保值增值，更好地维护职工权益。

三是强化监督管理。认真贯彻落实国家档案局《关于在国有企业改革中加强档案工作的意见》《关于进一步加强和改进档案统计工作的意见》，立足当前形势和公司实际，修订完善神东煤炭集团《关于加强和改进档案工作的意见》《档案管理检查考核办法》等制度，确保编研工作有制度可依、按制度办事。

3.深入挖掘神东档案当代价值，拓宽档案信息开发利用渠道

一是把“档案库”变成“思想库”。凝聚党建、宣传、工会等多部门力量，深度挖掘“艰苦奋斗、开拓务实、争创一流”神东精神背后的故事，编研高质量的理论成果，教育引导职工群众回望神东开发建设的初心，坚定干事创业的信心，为公司全面从严治党向基层延伸、向纵深发展进行方法总结和理论探索，共同建设新时代新神东，把“档案库”变成“思想库”。

二是为企业深化改革提供优质的档案资政服务。面对高质量发展新要求、能源科技革命新挑战和打赢污染防治攻坚战新形势，神东如何走出一条绿色、可持续的发展道路，成为不可回避的时代课题。而神东档案恰恰蕴藏着诸多有价值的信息。要强化战略思维，站在神东未来发展的高度，去挖掘、总结、应用好这些珍贵的档案信息，贡献“煤炭清洁高效利用”的“神东方案”，为神东深化改革提供更优质的档案资政服务。

4.提升数字化档案建设质量，为档案信息开发利用提供有力支撑

一是提高基层档案室标准化、规范化水平。集中开展矿处单位档案室摸排治理，对面积不达标、设施不完善、功能不齐全的档案库房，下发整改督办单，协调相关业务部门给予人力、物力、财力支持，保证建设水平达标。按照国家标准，采取改建、扩建、新建等措施，抓好基层档案室建设，彻底消除“危库房”现象，保证档案室达到防火、防盗、防尘等“八防”要求。

二是推进升级版“数字化档案”建设。启用神东数字化档案管理系统，实现档案检索目录数据库全覆盖、档案信息集中存储全覆盖、网络检索和信息共享全覆盖。针对性建设档案专题数据库和档案开放平台，充分开发企业微信功能，对档案查询、调阅等日常事务进行在线审批，推行档案利用“一站式”服务。建立智能化生产流水线，全面配套智能设备，全面实现纸质档案数字化加工。

同时，试点推广机器人检索、统计、归档等技术，提高档案工作效率。优化升级数字档案系统，实现图片、文字、音频、视频等各种档案网上云存储、网上加密保管、网上授权查询或调阅，提高信息共享效率。推进数字档案系统与国家征信、社保、税务等系统联网，与集团、与公司内部业务系统联网，提高档案查阅和使用效率，全方位提升档案信息的利用价值。