浅析工程档案管理问题及措施

2019-01-09顾文婷

陕西档案 2019年5期

文/顾文婷

工程档案是对工程建设整个过程的真实记录。本文从建筑工程档案现存的问题及对应的措施进行探讨，提出了做好项目档案工作的措施，希望能够对工程建筑档案人员有一定的启示，从而更好地完成工程档案管理工作

工程项目档案是在工程建筑过程中形成的，是工程建设整个过程的真实记录。反映了工程建设过程中各个环节的真实情况，档案形成的数量多周期长，做好工程档案管理工作对工程建筑的质量和后续的使用维护至关重要。

一、工程项目档案管理的重要意义

工程项目一般由施工前、施工中、竣工验收三大部分组成。每个部分工程形成的文件、图纸、数据都是珍贵的档案资料，不仅是工程建筑过程中的施工依据，更是工程建成后使用、维护的重要参考资料。因此，这些原始图纸数据必须准确、完整。它们既是工程项目实施过程的真实记录，更是建设、设计、施工单位总结经验教训的第一手资料。工程项目档案是工程建筑的软实力，对于设计单位提升设计水平、建设单位提高工程质量非常重要。

二、工程项目档案管理中存在的问题

1.档案管理意识单薄。

无论是建设单位还是施工单位，都缺乏做好工程项目档案的意识，许多单位在工程项目施工中，只重质量和成本，忽略了档案管理的重要性，认为档案管理仅仅是记录功能，未能发掘其深层的重要性，对档案管理只是形式化管理，没有组建相应的专业人员进行管理，重要资料随意性强，有的资料因未直接体现在工程进度、成本、质量这些重点关注点，常造成资料缺失甚至丢失。

2.档案管理方式落后。

我国整体地域差异比较大，不同地区对于工程项目档案管理、利用、整理重视的程度不尽相同。工程项目管理建筑工期长、涉及学科广、合作单位多，因此，许多单位在工程项目档案的收集、管理、利用上出现层级断层，衔接不紧密的现象，造成了不必要的档案资料数据流失和保管脱节。特别是在档案管理方式上，有的沿用传统方式，有的采用信息化管理，就是同样采用信息化管理的单位，因为使用的软件不同，相互的数据对接和交换不相容，也影响了工程项目档案信息的及时共享。

3.档案管理保管利用效率低。

工程档案有其特殊性，档案是在工程建设过程中进行，工程项目建成之后，因为工程项目建设周期长，加之基层工作人员流动性大的影响，很多工程项目形成的档案数据、图片、图表等资料难以得到及时的归档保存，既给管理、借阅造成了不便，也极容易造成丢失，直接导致工程项目档案的利用效率低下，无法为后续工作的开展提供指导和借鉴。

三、工程项目档案管理的改进措施

（一）强化工程项目档案的统一管理

工程项目档案数据量大且种类繁多，有些工程项目更是跨区域进行合作，因此，实施工程项目档案的统一管理非常重要。

①做好事前管理。在工程项目开始前，应对施工涉及的不同部门、单位进行落实对接，确认各个部门、单位在工程项目档案数据收集中所承担的相应责任，保证档案资料能够及时、准确、按质按量地完成收集，确保档案数据资料收集不缺失、不遗失。

②做好事中统一。因为工程项目建设牵涉部门多，档案管理部门一定要加强统一管理和协调工作，既要定期召开会议，了解项目进展情况，对工程项目档案进行专项检查，及时发现问题，解决问题，又要制定统一规范的数据表格，以便后期数据的统一录入，只有这样才能保证工程项目建设单位和施工单位做到档案资料的及时归档。

（二）加强档案业务知识的培训

工程项目档案管理是一项复杂的工作，除了教育档案人员在思想上引起高度重视以外，还应该采用不同形式，定期或不定期地对档案管理人员进行档案业务知识和技能的培训，提升他们做好工程项目档案管理的能力和水平。只有他们了解和掌握了工程项目档案管理的相关标准和要求，才能胜任工作，才能做好收集、整理、保管、利用的相关工作，才能通过他们彰显出档案工作的重要性。

（三）开展工程项目档案信息化建设

现在已经进入信息经济时代，信息化和网络数据在各行各业都得到了普遍应用，在工程项目档案管理上，实施信息化管理势在必行，电子档案有着绿色环保方便便捷的优势，利用计算机技术和档案管理软件系统可以让档案管理更加轻松便捷。开展档案信息化建设可以从两方面入手：一方面是将纸质档案数字化。将前期大量的纸质档案进行数字化转换，这样就会方便以后的查阅利用；另一方面要采用OA办公系统，自动生成电子文档，直接归档保存，方便以后的利用。值得注意的是，要对电子文件进行前端控制和全程把控，防止出现随意修改数据信息，保证数据的完整性、稳定性。同时还要进行档案数据的异质异地备份，确保一旦发生意外档案数据照样能够恢复。