浅析高校财务档案管理信息化建设

涂小丽

一、财务档案信息化建设的必要性

高校会计档案是高校在教学、科研、招生、后勤保障等工作中形成的记录经济业务活动的各种会计资料,是反映各种历史经济业务事项的证明,也是高校制定决策、编制下年预算的重要依据。科学、高效地管理会计档案对高校发展意义重大。

随着高校会计信息化建设的推进,高校财务管理基本进入信息化阶段,财务预算、报账、核算逐步实现信息化,但是目前对于经济业务事项加工处理过程中形成的档案数据资料,仍然以传统纸质档案管理为主。同时,随着高等教育事业的快速发展,高校的规模不断扩大,经济业务活动频繁使得档案信息资料数量迅猛增加;由于各种审计财务工作检查的需要,档案查询和利用的频次也在不断提升,如果需要查阅以前年度的档案资料,必须到档馆调阅,纸质档案查询不便,耗时耗力,大量的财务档案信息被闲置,失去其应用价值,传统的档案管理方式明显已不能满足现代档案管理的需要。

高校财务档案信息化是利用信息技术搜集、整理、归档、传输、保存会计信息资料,打破传统纸质档案在形成及查阅中的物理空间限制,建立档案信息数据库,实现档案信息资源的数字化共享,提高档案信息查询速度和利用效率,有效改进传统档案管理工作十分必要。

二、高校财务档案管理现状

（一）档案管理意识薄弱，软硬件配置不足

目前,高校财务工作重点大都集中在预算编制、执行及会计核算等方面,而忽视了工作中形成的会计档案管理。由于领导不重视,财务人员对档案管理也缺乏正确认识,将会计档案管理工作视同保管资料,没有配备专业档案管理员而多由会计人员兼任,很少进行档案管理专业技能培训,缺乏既懂财务又懂档案,还能进行信息化处理的专业人才。其次,根据《会计档案管理办法》规定,财务部门保存一年,部分学校财务部门没有专门的档案室,直接将会计档案存放在财务部门的办公室内,不能满足会计档案防火、防潮、防蛀等保存要求。严重影响了财务工作效率,降低了档案管理质量。

（二）管理制度不健全，责任不清

高校普遍遵循国家统一的《会计档案管理办法》,但大多未能结合本校实际制定一套完整的档案管理制度,缺乏规范的档案管理程序,立卷、归档、保管、移交、查阅、销毁等没有明确规定,缺乏明确、完善的流程指导,造成归档不及时,归档目录不清晰,资料不全,不可以随时查阅,从而无法保证会计档案的完整性、安全性。

（三）管理方式落后，查询不便

高校多以传统的纸质档案为主,一方面随着高校财务管理体制改革,会计核算精细化管理的要求越来越高,经济业务事项核算工作中所需要的支撑材料不断增多,使得纸质档案数量成倍增长。如会议费报支,需要附有会议通知、经费预算决算、参会人员签到表、会议费用发票等原始资料。另一方面,由于财务检查、预决算审计、科研项目结题验收等需要经常性的查阅、复印档案资料,纸质档案查询耗时长,效率低,易破损,还有部分档案(如超市的收银小票、汽油费)随时间推移,字迹会变淡,造成查询困难。

不重视电子档案的采集、保管,没有建立系统的档案管理数据库。对实施会计电算化产生的电子文档、程序文件等没有及时备份归档管理,容易造成数据遗失。

（四）安全保障措施不到位

由于查询频繁,传统纸质档案在查阅过程中容易发生破损、丢失。而实施电算化以后的电子档案存储在U盘等磁介质中,多数学校未建立电子档案安全保障系统,电子数据在传输和保存过程中可能遭受网络病毒或黑客攻击,容易被篡改、盗用,安全隐患大。

三、推进高校档案管理信息化建设

（一）提高档案管理意识，配备档案信息化软硬件设施

财务档案信息化建设需要档案管理人员熟练掌握财务会计、档案管理及信息网络等相关技能,高校领导应充分认识财务档案在高校未来的财务管理、内部控制、审计检查等工作中的重要性,组织相关职能部门人员认真学习《会计档案管理办法》及学院的各项规章制度,明确专人从事档案管理工作,在工作过程中定期组织培训,学习档案管理知识及信息化档案技术,熟练掌握财务、档案管理、信息网络等知识,培养档案管理人员的信息处理能力,能够采用科学的方法和信息化手段分类、整理、保管档案资料。通过专业素质与信息素质的提升,不断优化人才队伍,从而适应信息化档案管理工作的要求。

财务档案管理信息化需要完善相应的软硬件设施,配备大容量的存储器与服务器、安全稳定的操作系统以及计算机、打印机、复印机、高拍仪、扫描仪等现代化办公设备。设置专门档案室存放档案。档案室必须适合纸质文件和电子设备放置,安装防火门、防盗门、监控设施等硬件,满足档案管理“七防”(防火、防潮、防盗、防蛀、防光、防尘、防霉)要求。

（二）完善档案管理制度，规范工作流程

完善的制度是实现档案有序管理的保障,高校应按照国家《会计档案管理办法》、《电子文件归档与电子档案管理办法》等制度及规范的要求,结合本校经济业务核算流程,梳理档案管理的流程,完善纸质档案管理制度,包括财务档案的立卷、归档、保管、移交、销毁、保密以及档案管理工作人员职责等,规范立卷范围、归档要求、保管、查阅使用等具体工作流程,明确相关人员的责任,定期检查。建立行之有效的档案信息化管理制度,包括数据库系统监控制度、数据备份制度等。通过制度规范财务档案管理工作的流程与环节,确保档案管理工作有章可循,推动高校财务档案科学化、标准化管理。

（三）建设财务档案信息化数据库，实现资源共享

高校可以利用档案管理软件,结合现在的财务核算系统,建立电子档案管理系统,从原始会计资料的填报、核算到归档形成电子档案,按照《电子文件与管理规范(GB/T18894-2002)》的要求收集、保管。还可以通过现代化信息采集技术与设备,如扫描、刻录、拍照上传等方法,将重要的、容易受损的或利用频率高的纸质档案转变为电子档案,并建立电子会计档案与相关联的纸质会计档案的检索关系,避免纸质档案破损、遗失。

同时借助于学校智慧校园建设,搭建财务档案信息平台,建设财务档案信息化数据库,形成数字化、网络化的档案信息,并通过其预留的拓展接口,实现高校财务系统与其他部门管理系统的数据共享和功能拓展,打破档案在形成及查阅中的物理空间限制,实现档案信息资源的数字化共享,提高查询输出速度和利用频次,充分发挥档案信息在高校内部控制、预算决策等方面的数据分析和科学支撑功能。如:教职工通过工号可以上网查询自己历年的工资薪酬、费用报销、科研项目经费下达使用;各部门负责人可以按照授权查阅本部门历年来的经费收支情况,以便进行分析把控,合理安排部门经费支出。

（四）加强安全防范

档案资料的安全防范应从存储安全及信息使用安全两方面着手,

首先,需按照档案保管制度配备档案管理硬件设施,指定具有较强责任心及高度保密意识的人员进行管理,档案查阅、调出、销毁,严格按规定履行登记、审批手续,确保各种存储介质安全。按照国家《电子文件归档与电子档案管理办法》的要求,财务电子档案资料一式两套,一套供查阅使用,一套封存;并定期检查、定期复制,重要的资料打印输出纸质档案共同保存,以防止存储介质损坏造成档案数据丢失。

其次,提升相关人员风险防范意识,必须注意财务档案信息使用传输过程的安全保密,将档案重要程度分级,采用不同级别安全策略管理,严格区分用户访问权限,妥善保管系统登录密码;加强数据存储设备的维护,做好网络安全防护措施,安装杀毒软件,建立完善的防火墙技术、认证技术及数据安全管理技术,加密存储财务数据信息,有效隔离外部非法访问及病毒;加强对信息化平台和档案信息数据库的监控,安全定期检测和实时监控,定期升级,修补漏洞,保障系统使用安全。

财务档案工作是高校财务管理的重要组成部分。档案信息化管理能够改善传统纸质档案在形成、查阅及保管过程中的诸多不利因素。高校领导应转变“重核算,轻档案”的意识,培养档案管理专业人才,逐步推进档案信息化建设,实现档案信息资源共享,提高档案管理水平和服务效率,才能充分发挥档案数据在高校内部控制、预算决策等方面的支撑功能,推动高校健康持续发展。