科研事业单位财务报账制度中的问题及改进

张逸飘

关键字：科研事业单位；财务管理；报账制度

一、社会背景

随着社会生产力的提高，科研工作的重要性越来越凸显。只有科技发展，才能促进社会的发展和进步。中办发〔2016〕50号文《关于进一步完善中央财政科研项目资金管理等政策的若干意见》提出，要改革和创新科研经费使用和管理方式，形成充满活力的科技管理和运行机制，更好激发广大科研人员积极性。2018年政府工作报告进一步提出，要扩大科研机构科研自主权，改进科研项目和经费管理，深化科技成果权益管理改革。国家对科研工作越来越重视，科研经费逐年增长，但“报账难”却成为困扰众多科研人员的一大难题，不仅影响着科研经费的使用效率，也不利于提高科研人员的工作积极性，直接影响着我国科研事业的发展。本文以一个基层财务人员的视角，提出了现行财务制度下科研事业单位报账中存在的问题，并给出解决的建议，希望能对“报账难”这一大问题的解决有一定帮助。

二、存在问题

（一）审批流程繁琐，责任划分不明确

现行的科研事业单位报账审批流程有两种方式，一是线下纸质审批，二种是线上网络审批。不管哪种方式，基本都要经过以下几道流程：科研人员—课题组项目负责人—行政部门分负责人—行政分管领导。同一审批层的领导基本只有一人，如果该领导出差或请假不在，那这笔款项就只能停留在这一流程，等该领导回来签字之后才能继续进行。即使是线上网络审批的模式，也有很多领导习惯了线下看到材料才签字，网络审批的实际利用率很低。

同时，各个审批流程的负责人没有尽到审批责任，很多时候只是为了签字而签字，并不仔细审核报账的材料。因为责任划分不够明确，对于问题账目往往实行连带责任，从报账人到财务所有的流程负责人都要为此负责。而财务部门作为最后一道门槛，压力极大，在担负着财政审核责任的同时，还承担着其他部门应承担的审核责任，即使之前的负责人审核不严格，财务人员也必须从头到尾仔细检查。这不仅大大加重了财务人员的工作量，也养成了某些科研人员甚至行政部门负责人“我签个字就行，反正财务最后会审核”的依赖思想。

（二）财务制度不规范，财务报销系统复杂

现行的财务制度繁多且复杂，几乎年年更新，每次更新都会有新的规定。有的制度规定太过严苛死板，直接造成审计过严，为了应对审计，单位财务不得不在报账中执行最严格的标准，降低了财务本身的主观能动性，也让科研人员在报账中因为报账材料不全而无奈。

比如现行财务制度规定出差不能做顺风车或者同事的免费车，如果没有车票，需要写说明，但如果说明又上写了顺风车三个字，就不能报销补助。但在现实中，坐同事顺风车是一种省钱又方便的行为，就因为说明中出现了“顺风车”三个字就不予报销补助，实在是过于严苛。又比如农业部办公厅加强公务机票采购报销管理的通知中规定，机票验真必须到信天游网上验真，其他机票验真机构，包括政府采购机票网都不可以。但信天游网经常崩溃，很多科研人员为了验真一张机票在电脑前一坐一下午，浪费大量时间和精力。又比如，在会议费的报销材料规定中，要求科研人员提供审批文件、会议通知、会议计划执行对照表及签到表等等，科研人员为了找齐材料心力交瘁，但其实很多材料的作用都是重复的，甚至内容也差不多，只不过是名目的差别而已。

而在实际工作中我们经常发现，不同政府部门之间的有关规定和政策偶尔会互相冲突。比如科研事业单位进行国际交流与合作项目经常需要转出外汇到国外单位，专员办认为现有的人民币银行账户可以承担财政经费转外汇业务，因而不支持科研事业单位开立专门的外汇账户。但外管局则规定银行必须通过专门的外汇账户来进行境外汇款业务。因此碰到类似情况时，银行不知道如何处理，往往需要双方甚至三方沟通很久才能办理业务，十分耽误时间。

除此之外，报销系统十分复杂，非专业人士难以简单上手。网上报销系统有一定的电脑和财务知识要求，科研人员往往不能正确理解和使用。即使是线下的纸质报销系统，也要填写诸多的表格和材料，都有相关的格式内容要求，而根据政策要求，不同的费用支出报销时还需附上各种不同的材料，如差旅费报销要附上刷公务卡小票、发票、机票、机票验真单等等并签字，未使用公务卡付账时还需填写未使用公务卡说明并请上级领导签字……诸如此类，繁琐而麻烦，科研人员经常缺漏报账材料，在补材料上花费大量时间。

（三）财务人员和科研人员缺乏沟通，经常出现矛盾

现行的财务报账制度之下，基本都是科研人员自主报账，直接跟财务报账人员沟通。然而，在报账过程中，科研人员报账时经常会出现缺漏材料、忘记签字、甚至是胡乱支出费用等情况，财务报账人员不得不反复提醒科研人员如何正确报账，甚至手把手教导他们基本的报账知识，好让科研人员能完成一笔报账。但很多时候，同一科研人员的报账并不频繁，可能三五个月才会来财务报账一次，而经过这段时间，该科研人员可能已经遗忘了临时学习的报账知识，财务人员又要重复教导一遍，不仅财务人员苦不堪言，科研人员也是疲于奔命。

这中间最大的矛盾就是财务人员和科研人员缺乏直接沟通。财务人员不理解科研人员把全部精力放在科研工作上从而对财务知识学习程度不够的原因，觉得科研人员身为高级知识分子却老是记不住简单的财务知识，补报账材料也拖拖拉拉，恨不得把所有事情都交给财务人员来做，给他们增加了无数负担；而科研人员也不了解财务制度，他们往往会提出抗议“为什么我只是少一个发票或者小票签字我的账就不给报了？”“我觉得这三个要求填写的表完全就是一个意思，为什么要劳心劳力的做三张表格出来？”“我在网上买的实验仪器这么便宜，为什么不能报销？”很多时候财务人员并不能一个个的跟他们讲解财务规定，把相关财务制度公布出去也很少有科研人员会认真学习，财务报账人员都是直接跟科研人员提出要求：补材料、补签字、没有发票不能报销……因此很多科研人员会觉得财务人员态度不好，脾气一上来，双方很容易发生矛盾。

（四）财务助理制度难以真正推行

虽然中办发〔2016〕50号文《关于进一步完善中央财政科研项目资金管理等政策的若干意见》提出了科研事业单位财务助理制度，但实际上却缺乏实践的土壤。科研单位一般分很多个课题组，不同课题组承担不同的科研项目，各自独立报账。很多科研项目或者国家基金相对数额较小，只有几十万元甚至十几万元，实际的财务报账任务虽繁琐，却会占用科研人员的很多时间，但又远不到聘请一个专职财务助理一天的工作量。很多课题组就是顾虑到如果专门请一个财务助理，即除了报账和做预算实在没有其他工作让她做，因此还是选择自己报账。另外，考虑到现在事业单位编制的问题，很多科研财务助理没有专门的岗位，即“临时工”，相对正式工来说，他们待遇较低，不够稳定，一是很难招到有专业知识的人来当科研财务助理，二是即使招到人了，也随时可能辞职走人，在事涉财务的地方用这么不确定的人，很多科研人员心有戚戚，不敢下手。

三、解决建议

（一）精简审批流程，明确划分审核责任

1.鉴于网络始终比线下纸质版具有便捷性和优越性，应大力推行网上报销系统，同时为了消除老一辈人对于网络的不信任心态，要加强网上报销系统的安全建设，重点宣传，让老一辈的领导能熟练使用网上报销系统进行审批。

2.针对某些报账事项堆积在某一流程的负责人处迟迟不到下一步的现象，可以限定负责人审批的时间，即一笔账流转到了某负责人手中，在限定时间内该负责人没有做出任何决定，那么超过限定时间后系统将自动默认审批同意并转给下一级负责人，而默认审批通过的责任则由该审批人承担。

3.制定相关制度，明确划分审批责任，负责人只对自己应负责的事项负责，不对其他事项的问题负责。如项目负责人对账目的真实性负责，行政部门领导对该账目是否符合专业性政策负责，财务对该账目是否符合财务政策，是否有项目经费支出负责等。

（二）规范财务制度，简化财务报销系统

1.建立一个财务报销制度专用APP，重点突出其查询功能，一方面把发布的财务制度和政策录入APP数据库中，不同部门的人可以通过APP的分类查询功能查询自己部门适用的财政政策，也可以通过关键字查询了解针对某一费用或事项有哪些规定。各政府部门在制定相关政策或规定之前，可以先在APP数据库中比对，确定未与其他政府部门已发布的政策冲突之后再进行正式发布。另一方面统一财务报账的标准和口径，减少不必要的报账材料，按照部门及单位进行细化区分，把具体的报账所需材料分门别类输入，科研人员随时可以通过APP查询本单位某费用报账的流程及所需材料，使用经费的时候就可以把需要的材料准备好，报账时只需要按照要求把材料附上即可。

2.在适当简化事前审查步骤的情况下增强事后监督，增加审计抽查的次数，改革现行的审查体制，将审查的方式从单一的派遣审查组线下抽查审查，转变为通过多种手段、多种方式进行审查，比如与税务部门联网监督、与航空公司联网监督，与银行联网监督等，将审查的重点从表面材料的有无，转移到经费使用的实质上去，真正发挥审查的监督管理作用。同时加大惩罚力度，一旦查出问题，严惩不贷，以儆效尤。

3.加快推行财务助理制度，把科研人员从财务报账工作中解脱出来，让这一制度真正在科研事业单位中发挥作用。

（三）加强财务人员和科研人员之间的沟通交流

1.创造更多沟通联谊机会，如每周进行一次科研财务茶话会，让科研人员和财务人员在一个休闲的环境中互相提问，互相聊天，既能增进双方了解，也能解决一些矛盾问题。

2.让新进科研人员到财务处挂职，学习基本财务知识，知道财务报账的不易。

3.定期给财务人员安排科研知识讲座，培养他们对科研人员的重视和服务心态，只有行政系统的人员真正认识到科研的重要地位，才能真正用服务的、尊敬的心理更好地为科研服务。

（四）建立健全财务助理制度，从实际出发解决困难

1.提高聘用制财务助理的待遇，签订保密协议，完善对财务助理的监督和管理。

2.增加现有单位财务人员的岗位，开设专门的财务助理部门，在正常报账人员的基础上增加专门对课题组负责的财务人员，一个人视情况可以同时负责一到多个课题组的报账任务，承担科研财务助理的工作。

四、总结

“报账难”问题之所以存在，表面上看是落后的报账制度同人们日益增长的报账要求之间的矛盾，实际上是落后的社会生产力发展同人们对先进科技、美好生活的要求之间的矛盾。想真正解决“报账难”问题，除了做出措施解决表面问题，更应该从大方向入手，大力发展先进科技，促进科技成果创新转化；加强教育培训，不断提升人们应用先进科技的能力和素质；完善制度、加强监督，让一切行为有法可依、有法必依。