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科研项目财务报告常见问题及改进

2019-01-08

中国农业会计 2019年3期
关键词:财务报告科研项目科研人员

胡 嵘

党的十八大以来,为发挥好科技创新对经济社会发展的引领支撑作用,围绕简化科研项目经费预算编制、提高间接费用比例、实行差别化经费保障等方面,中央多次出台文件改革科研经费管理制度,赋予科研人员更大的经费使用自主权,进一步调动广大科研人员的积极性。但我们在科研计划项目(课题)财务验收过程中发现,许多项目财务报告规范性不强,科研人员仍在绞尽脑汁应付财务验收这一关口,难以顺利通过验收。

按照科研经费来源的不同,科研项目分为纵向科研项目和横向科研项目(也称纵向课题和横向课题,下同)。项目承担单位以市场委托方式取得的横向经费,按照委托方要求或合同约定自主管理使用。国家有关部门使用财政资金资助的纵向科研项目经费,必须满足财政预算管理要求,进行财务验收。财务验收有现场验收和非现场验收两种方式。一般来说,对国家资助金额较大的科研项目实行现场验收,各级各单位对此类项目比较重视,科研承接单位的管理也较为规范。因此,本文主要就纵向科研项目非现场验收中发现的经费管理问题,进行探讨,剖析原因,并提出相关建议。

一、财务报告的主要问题

(一)项目承担单位与决算编制单位不一致

项目承担单位(或第一承担单位)将纵向补助经费全部或大部分转拨至第二承担单位、相关协作单位,且不履行财务报告编制责任。第二承担单位或项目协作单位无法全面了解项目立项、资金流向等信息,所编制的财务报告反映的经费决算数据、项目基本情况、经费承担及拨付等情况不全面。

(二)财务报告信息不完整

用项目经费决算表、经费支出执行情况表替代项目财务报告,没有反映项目基本情况、承担单位财务管理制度建设、经费拨付、会计核算和财务支出、资产管理,以及项目协作单位的任务分配、经费分配情况,不能对所承担项目的总体绩效目标及实现程度进行评价和判断。

(三)财务决算数据不实

总决算及各项目支出数额比照预算金额填写,以达到结余资金为零的结果。也有部分项目承担单位,按项目经费支出的金额填制经费来源数额,或者按经费实际到位金额填报经费支出数额。财务数据修饰痕迹明显。

(四)项目决算范围不准确

不同来源的资金中,仅报告纵向资助经费的使用情况,不反映自筹资金的承担责任、到位、使用、结余情况。对不同科研阶段的支出,将立项前已在其他项目列支的本项目预研究支出纳入决算;将结题后的项目后续支出,例如已经发生而尚未支付的劳务费、检测费、印刷费等一些待结算资金,以及预计发生的项目结果鉴定验收会议费、后期跟踪观测检测费等,不纳入项目决算,不提供相关信息,或者不提供详细说明、测算依据。

(五)自筹资金不到位

一些资助项目应由单位自筹部分资金,按合同预算科目用于设备、材料、检测、差旅等。筹集方式主要有三种:科研承担单位提供配套经费或依托工程;协作单位提供配套经费给科研承担单位;协作单位提供工程投入资金在依托工程项目列支。财务审查中发现,很多科研单位、协作单位应提供的配套资金不到位,或者协作单位提供的配套经费、依托工程均由协作单位自己使用,且未实行专户核算,不能区分和界定科研项目和非科研项目,编制决算时难以提供准确翔实资料。

(六)未编制项目资产清单

对项目购置/试制的仪器、设备以及项目研究形成的无形资产,未描述资产管理情况及最终的产权状况,未说明遵守政府采购相关制度情况。由于采用统一的财务报告模板,部分非《政府采购法》适用单位也套用模板,声明其采购符合政府采购相关规定。

(七)未按支出项目进行决算预算比较

对预算调整理由及程序、相关项目执行差异及形成原因,未进行详细说明。部分项目合同书未细化财政资助资金、自筹资金、依托工程资金支出预算,导致审查财务决算没有预算依据。

(八)提供验收资料不齐全

未提供非现场验收所必需的项目审批单位的科研计划、科研项目(课题)合同、项目承接单位与协作单位的协议、经费支出明细等资料。

二、主要原因分析

(一)科研人员对改进和加强科研项目管理和资金管理的政策不熟悉

因担心财务验收不能通过,人为调整决算数据。一是不熟悉两年内结转结余资金可继续用于本项目或者其他项目的规定,决算时人为把钱“用完”。二是对预算调剂权了解不够,为了不超出单项支出预算,而“修正”某些支出科目数据。根据《中共中央办公厅 国务院办公厅关于进一步完善中央财政科研项目资金管理等政策的若干意见》(中办发〔2016〕50号)的精神,在项目总预算不变的情况下,科研项目预算支出的2类13个明细科目中,直接费用中的材料费、测试化验加工费、燃料动力费、出版/文献/信息传播/知识产权事务费及其他支出预算等5个科目可由项目承担单位调整使用;会议费、差旅费、国际合作与交流费等3个科目可合并使用;设备费、劳务费、专家咨询费等3个科目的管理较为严格,预算调剂需要报立项单位批准;间接费用总额应严格按预算执行,其管理费用和绩效支出2个明细科目,可由项目承担单位统筹安排使用。

(二)科研人员缺乏相关财务基础知识

科研人员的兴趣、精力更多的投入于本专业的研究,对财务知识少有涉足,且认为经费管理是琐事而不够重视,对财务报告应反映的内容不了解。混淆经费来源与经费支出、经费决算与已发生支出之间的关系,不能区分资金来源、经费支出等概念,也不能从其在预算管理全方位、全过程的不同表现形态去理解。立项前已在其他项目列支的本项目预研究支出,若已从其他项目支出中转出,可作为本项目的决算支出;若已进入其他项目决算或者从其他项目结转结余资金中支付,为避免重复列支,不能纳入本项目决算。应付未付、预计支出应进入本项目决算,并提供详细信息予以说明。

(三)科研合同对部分内容规定不明确

对各承担单位、协作单位承担的科研任务及提供配套经费、依托工程的支出责任规定不明确,或者申请项目时未提供相关信息。经费预算只按预算总额编列直接费用、间接费用各明细科目预算,未按资金来源分别编制财政资助资金、配套资金、依托工程资金的分项支出明细科目预算,编制财务报告时缺乏比较依据。

(四)项目承担单位不完全履行义务,或涉嫌违规申报项目

项目承担单位(或第一承担单位)完成科研任务,应按科研合同(或科研任务委托书)的规定报告其履行受托责任情况,包括提交完整的经费财务报告,才是“完全履行义务”,实现科研项目全链条管理的闭环。承担单位(或第一承担单位)将科研经费全部或大部分转拨其他单位,主要因申报项目时未能合理确定项目主要承担单位,也有部分项目承担单位涉嫌违规转包、分包。

(五)将经费决算表视同财务报告,未能完整理解财务报告的意义

项目财务报告是对科研活动开展全过程的经济、绩效总结,它同企业财务报告一样,不仅应提供财务决算表,还应提供必要的注释、说明、分析和各种补充信息,以帮助报告使用者对项目承担单位履行受托责任、资金使用合法合规、项目绩效目标实现程度等进行综合评价和判断,帮助相关部门实施有效监督管理。财务报告的撰写和审查,必须依据科研合同、协作合同以及相应的科研合同资料、财务支出资料,就数据论数据,没有任何意义。

(六)对固定资产、无形资产及政府采购相关规定不掌握

科研项目购置/试制的仪器、设备,应由项目承担单位纳入固定资产管理。财政资金支持形成的科技成果的使用权、处置权和收益权,一般归项目承担单位。各级国家机关、事业单位和团体组织使用财政性资金,采购集中采购目录以内的或者采购限额标准以上的货物、工程和服务,应当依据《政府采购法》办理。对不属于国家机关、事业单位和团体组织的单位,以及使用非财政性资金的采购行为,均不适用《政府采购法》。

三、改进建议

(一)落实科研单位预算调剂权

李克强总理在2018年12月6日国家科技领导小组第一次全体会议上指出,要坚决破除制约科研人员创新活力的不合理束缚,要求进一步落实项目管理、预算调剂等政策。项目主管部门要完善预算编制指南,指导项目承担单位及科研人员科学合理编制项目预算;项目承担单位应尊重课题组科研人员的意见,对可自行调剂支配的预算项目,在预算总额不变的情况下,简化内部调整、变更程序;对配套经费不到位的,应区分虚假承诺配套或特殊原因不能到位等情况,以是否影响研究开展、是否完成既定研究目标取得预期研究成果,作为财务验收是否通过的主要判断标准。项目完成任务目标并通过验收,结余资金可按规定在一定期限内由单位统筹安排用于其他科研活动的直接支出。

(二)落实科研财务助理制度

项目组可聘请科研财务助理,所需费用在项目资金中列支,为科研人员在项目预算编制与调剂、经费支出、财务决算和验收等方面提供专业化服务。项目审批单位、项目承担单位也应大力宣传经费管理方面的新政策,加强对项目组和科研人员的财务辅导,普及基本财务知识,了解预算项目分类管理和预算调剂权限,确保科研人员能用好政策、用活政策,使破除科研人员创新活力束缚的各项政策真正落地。

(三)改进科研项目管理

规范科研项目申报程序,使实际承担科研任务的单位和人员能顺利承接科研项目计划任务,杜绝违规分包和转包。科研项目立项时,明确财政资助资金的支出明细科目。完善科研合同,明确各承担单位、协作单位的科研任务及自筹资金责任、自筹资金的性质属于配套经费还是依托项目工程支出、配套经费归集于科研承担单位(或第一承担单位)还是作为项目子课题经费由协作单位使用。经费预算表不仅按预算总额编列直接费用、间接费用各支出明细科目预算,还应按资金来源区分财政资助资金、配套资金、依托工程资金编列分项支出预算。科研项目验收前,提供完整的验收资料一览表,促进项目承接单位有针对性的做好验收准备。对违规分包转包、随意转出项目经费,以及明确承诺提供配套经费或依托项目工程支出而未提供的,纳入对参与主体的信用评级管理,将严重信用不良记录者记入“黑名单”。

(四)放宽自筹资金管理权限

对自筹资金的使用,应依据科研活动规律和任务实际需要,给予项目承担单位更大的预算调剂自主权。自筹资金一般包括项目承担单位投入配套经费、依托工程资金两类,既可能是项目第一承担单位投入,也可能是协作单位投入。自筹资金的管理和使用,按照“谁出资,谁监管”的原则和出资单位的资金管理规定执行。其预算调剂权,包括设备费、劳务费、专家咨询费、间接费用等预算的管理和控制,均按照出资单位的相关规定执行。

(五)强化科研项目的预算绩效目标管理

纵向科研项目资金的预算绩效管理,是全面实施预算绩效管理的重要组成部分。按照科研活动规律和为科研人员松绑的要求,绩效指标体系的设计应弱化项目经费使用过程管理,强化科研结果和效果评价。同时强化科研承担单位的会计核算工作,为项目预算绩效管理提供数据支撑。应明确专户核算,专户核算的各类汇总信息为项目财务报告提供数据基础。配套资金和依托工程资金的使用必须与课题实施计划的执行一致,由课题组提出需求计划,并按照相关规定归集,辅助科研课题研究的工程投入部分折算为科研课题研究经费的资金,由依托工程项目列支,按工程项目经费使用办法审批,按科研项目归集,不能事后归集或为应付验收临时建立台账,从各类工程支出进行事后分割。

科研活动有其自身规律,与一般的行政事业单位经济活动有显著差别,反映科研经费资金运动的项目决算,要体现科研活动的特点。把调动科研人员积极性的各项政策落到实处,需要科研项目管理部门、科研承担单位和科研人员共同努力,给予科研人员更多的经费管理自主权,才能全面促进各项科技事业发展。

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