浅析信息化时代的学校档案管理工作

2018-12-28王敏

中国管理信息化 2018年20期

王敏

[摘要]随着信息技术的快速发展，许多学校在档案管理中开始使用信息技术，有效提升了档案管理工作的效率，但信息化档案管理工作仍然存在一些问题，不利于档案管理工作的长远发展。因此，在未来的发展中，学校要结合实际需求对信息化档案管理工作进行优化。本文针对当前学校信息化档案管理工作中存在的问题，针对性地提出了优化措施。

[关键词]信息化;档案管理;电子档案

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.20.079

[中图分类号]G647.24;G270.7[文献标识码]A[文章编号]1673-0194（2018）20-0-02

随着信息技术的普及应用，社会生活的方方面面都已经无法离开信息技术，信息技术在教育领域的应用，具体表现为多媒体的应用、信息化教学和档案的信息化管理，已经成为时代发展的必然趋势。学校管理工作中档案管理是基础性的工作，其质量能够直接反映学校的管理水平。目前，许多学校的档案管理工作开始朝着信息化的方向发展，在未来的建设中将进一步提高档案管理工作的质量。

1 信息化时代学校档案管理工作的特征

在学校建设中，借助信息化技术完成档案管理的主要手段是在档案存储中使用计算机等介质，在管理上借助网络等手段进行查询，借助现代化的智能技术实现档案信息的自动化处理。本文针对信息化时代学校档案管理工作的特征进行分析。

1.1 管理工作的自动化

在信息化时代，学校档案管理工作的信息化发展的首要作用，是能够有效降低工作人员的工作强度。在传统的学校档案管理中，管理人员往往是借助纸质档案进行管理，随着学校建设规模不断扩大，学生人数不断增加，传统的管理手段难以满足当前的管理需求，大量的管理工作也增加了管理人员的工作压力，不利于学校档案管理工作的现代化发展。随着档案管理工作的信息化发展，计算机技术被应用在档案管理工作中，使其逐渐向自动化以及信息化方向发展。当前许多学校的档案管理中，管理工作对计算机以及网络技术具有较大的依赖性，计算机能够对档案进行保存和修改，网络则能够对档案进行远程管理，从而极大地提升了学校管理工作的效率。在未来的信息化建设中，借助信息技术，管理人员可以完成学校档案管理的数字化处理和使用，减少了当前档案管理中的人力和物力消耗，有助于学校进一步发展。

1.2 档案存储的数字化

目前，在学校档案管理工作的信息化发展中，档案存储不再依赖于传统的纸质材料，在完成档案信息的录入处理工作之后，工作人员会将档案内容以電子数据的形式在计算机设备以及云平台中进行存储。在现代的档案管理中，借助计算机完成的数字化存储，能够有效减少纸质材料的使用量，提升了生态环境的建设质量。数字化存储档案也避免了传统纸质材料存储中可能出现的档案损坏，提升了存储过程的安全性，极大地提升了档案的使用效率。

1.3 档案的查询便利程度有所提升

在学校档案工作的信息化建设中，借助网络等手段，档案的使用者和管理者可以更为快速且准确地完成档案信息的查询以及管理，信息传递的高效性能够使学校更加快速地完成档案资料的使用和管理。学校档案在完成内容录入之后会借助计算机设备完成存储，在实际使用中，管理人员可以借助网络和远程服务完成档案传递，极大地方便了管理人员的档案查询和使用效率。

2 信息化档案管理工作中存在的问题

2.1 管理人员的信息安全意识不足

由于学校的档案信息化管理体制的发展尚存在不完善之处，在档案的使用和传递过程中常常会出现信息泄漏的问题。尽管当前许多学校开始借助现代技术优化信息化档案管理工作的安全性，但网络环境的复杂性导致安全建设工作的收益较低。因此，大部分学校一般将开发重点集中在管理系统开发、数字化档案建设以及共享数据平台建设。在这个过程中，档案管理和存储工作的现代化以及数据化发展给学校的档案管理工作带来了较大的风险，在互联网环境中，学校档案中的学生以及教师的信息可能出现数据丢失问题，且在许多学校中，信息化的档案管理工作未能针对不同档案的重要程度设立使用权限，导致档案数据的访问过于简便，不利于开展现代化管理工作。同时，在学校信息化档案管理的过程中，工作人员没有认识到面临的潜在威胁，且不具备防御网络安全问题的能力，因此在未来的发展中，学校应当建设更为完善的安全管理体系，不断提升信息安全工作的质量。

2.2 信息化管理人员的综合素质问题

目前，许多档案管理人员在日常工作中没有认识到信息化档案管理工作的价值，认为其对于学校的建设发展没有直接的推动作用。在这种思想的影响下，许多学校出现了档案管理工作边缘化严重的问题，既影响了档案管理工作的质量，也对于学校的信息化档案管理工作的发展造成了负面影响。同时，由于档案管理人员对自身的工作价值缺乏正确认识，导致档案管理工作中常会出现错误。除此之外，档案管理人员在工作能力上也存在一定的不足，在工作前缺乏专业的培训，且在工作中未能使用先进的技术和设备提升档案管理效率，从而不利于提升档案管理工作的效率。在学校的人事档案管理工作中，管理人员的综合素质也会影响工作的完成质量。目前，学校中的档案管理人员大多并不是档案管理专业人员，缺乏档案管理经验，从而会影响档案管理工作的规范性。除此之外，在学校的发展中，档案管理的专业性要求也不断提升，工作人员的专业水平不足容易造成档案管理工作混乱，影响档案管理工作的规范化。

2.3 档案管理体系不完善

尽管许多学校正在根据信息化建设需求，对档案管理工作的电子化发展进行优化，但是许多学校对于档案的电子化管理工作不够重视，没有认识到实际的价值，未能针对信息化档案管理工作的实际完善档案管理体系，进而不利于开展电子档案管理工作。首先，许多学校未针对电子档案管理工作建立完善的管理队伍，导致信息化管理工作质量不高。其次，当前许多学校未能健全档案管理体系，直接影响了档案管理工作的一体化发展，导致档案管理工作无法结合实际需求建设。最后，许多学校的信息化建设不完善，档案管理工作的发展缺乏网络和硬件设备的支持，直接降低了信息化的正面作用，影响了信息化工作的效率。

3 信息化时代做好档案管理工作的策略

3.1 提高档案管理人员素质

信息化档案管理工作对工作人员的工作素质和工作能力有着较高的要求，因此，在未来的发展中，学校应当强化管理队伍的建设，根据管理工作的实际需求建立专业的管理队伍，引进技术素养高且有档案管理工作经验的人才，在实际工作中通过定期培训提升管理能力，并定期考核，制定合适的优化措施，全面提升管理工作的质量。

3.2 建设完善的档案管理平台

要想进一步提升档案管理工作的效率和安全性，学校应当对当前的档案管理平台进行优化设计，建设完善的档案管理平台。首先，针对当前档案管理中存在的安全性问题，技术人员应当结合实际需求提高平台的安全性，针对档案的重要程度设立访问等级，避免出现恶意篡改档案的行为。其次，技术人员要完善现有的平台，提高平台使用过程中的网络水平和硬件水平，不断优化管理过程。最后，技术人员要根据实际需求对平台功能进行优化，针对学生学籍档案管理、学分登记等多种管理需求对平台进行优化设计，完善平台的功能。

3.3 加大资金投入

档案管理想要实现信息化管理，资金投入是必不可少的，这是保证学校实现档案管理信息化的物质基础。例如，计算机、扫描仪、复印件、打印机以及光盘等设备都需要资金。解决资金问题，是学校能够实现档案信息化的关键所在。学校可以向地方政府申请一部分资金，专门用于档案管理信息化建设。同时，学校还可以向企业、个人募集一部分资金，从而既不会增加学校的负担，也不会增加国家的负担。除此之外，国家更要关注贫困地区的档案信息化建设，以实现全国档案信息化建设的均衡发展。

4 结语

信息化技术应用在学校档案管理工作中，可以有效提升档案管理工作的效率。在未来的发展中，学校要进一步完善信息管理机制，建设完善的档案管理平台，提高管理人员的综合素质，从而才能真正提升档案管理工作的质量。

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