浅析高校档案管理中的信息资源共享模式

2018-12-28史丹妮

中国管理信息化 2018年20期

史丹妮

[摘要]要想积极推进高校档案管理工作顺利开展，为学生管理工作提供切实有效的服务和支撑，高校需要积极构建科学完善的信息资源共享模式，提升信息资源的可靠性和真实性。本文主要从传统高校档案管理工作实施过程中存在的问题入手，重点分析了信息资源共享在高校档案信息管理过程中的重要性，并提出了一些构建高校信息资源共享模式的策略，为全面实现高校档案信息共享提供了借鉴。

[关键词]高校;档案管理;信息资源;共享模式

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.20.076

[中图分类号]G647.24[文献标识码]A[文章编号]1673-0194（2018）20-0-02

檔案管理工作是高校学生管理工作过程中的重要内容，涵盖了学生从入学、毕业到就业方面的各项信息，能集中管理学生在学校的表现情况。通常情况下，高校档案管理工作和实际的教学任务之间没有较为直接的关联，但是能够真实地反映出学生的实际学习成果。

1 传统高校档案管理工作实施过程中存在的问题

高校档案管理工作在实际开展的过程中，普遍意义上主要针对各项信息进行输入、存储、整理，并做好输出环节方面的工作，这是信息控制系统中的重要内容，能够为高校开展招生、科研和教学活动提供一定的指导，但是需要注意的是，其逐渐无法适应当前社会对于信息资源的需求。传统高校档案管理工作中存在着一些问题，主要体现在以下几个方面。首先，档案信息采用的载体较为单一。高校多是采用纸质文档记录各项信息，记录的多是学生的基本情况，无法保存大量的信息，并且在较长的保存过程中，将会出现一些损坏和丢失的情况。其次，传统高校档案管理工作中采用的服务模式较为单一，主要是便于高校领导开展决策工作。很多学生和教师都无法查看和利用这些档案，不利于充分发挥这些档案的作用和优势。最后，高校传统档案管理结构中存在着一定的缺陷，受档案载体和管理制度等方面因素的影响，凭借现有管理结构无法有效提升档案管理工作的水平。

2 信息资源共享在高校档案信息管理过程中的重要性

随着信息化社会的到来，人们充分认识到了信息的价值和优势，全面推进信息化社会建设工作顺利开展，需要充分实现信息资源共享。信息的价值主要体现在其能够将所包含的知识和研究成果积极应用在社会各方面发展中。目前，高校教学水平和科研水平不断提升，面对自身存在的优势学科和弱势学科，需要有良好的信息资源共享作为支撑，减少出现重复研究情况，切实提升弱势学科的总体教学水平。很多高校在研究科研项目的过程中，存在信息壁垒的问题，无法促进信息实现共享，将会阻碍教学管理工作顺利开展，不利于顺利开展科研工作。

3 高校档案管理构建信息资源共享模式的途径

高校档案管理建设工作在实际开展的过程中，应积极构建信息资源共享模式，更好地满足公众的知情权，为推进高校教学管理、科研工作顺利开展奠定坚实的基础。

3.1 重视信息资源共享模式构建工作

目前，高校开展档案信息管理工作，高校领导要重视并支持构建信息资源共享模式，从思想上加以重视，认识到信息资源共享模式的重要意义，促进全校范围内都形成重视档案信息资源共享的氛围，并提供充足的人力、资金支持，为积极开展设备采购和系统调试工作奠定基础。同时，高校需要做好后期的维护工作，重点控制档案信息管理工作的开展环节，保证学校资源配置的科学性和合理性，更新和升级信息化管理系统的软件和硬件，推进信息化管理和资源共享工作有序开展。

3.2 完善高校档案信息管理共享服务体系

高校在积极开展档案信息共享模式构建工作的过程中，需要制定相应的故障制度和运行细则，针对档案信息的形成、收集、记录、整理和利用等环节进行综合控制，切实提升每个环节的总体档案管理水平。高校档案信息管理工作需要能够为教师和学生提供较为丰富的知识利用机会，增强开放性和利用性，同时还需要向社会公众开放，切实提升总体服务效果。档案信息的保管、查询和整理工作，都是信息资源共享体系的重要组成部分，需要有更为流畅合理的工作流程作为支撑，才能推进高校档案管理工作顺利开展。

3.3 加强信息资源共享模式的顶层设计

信息技术的更新和发展，为高校开展档案信息管理工作提供了重要的前提条件。各个高校也开始引进信息化设备，做好了前期的准备工作，已经满足了技术要求和设备要求。但是需要注意的是，各个高校之间由于没有较好的联系，独立性较强，高校分属于不同的系统，在构建信息资源共享模式的过程中，很容易出现沟通不够到位的情况，会影响实际构建的效果。针对这种情况，需要不断加强信息资源共享模式的顶层设计。首先，从国家层面来说，政府和教育部门需要意识到高校信息资源共享模式的重要性，意识到其拥有资源调控和节约作用，因此可以为高校信息资源共享模式构建工作制订较为科学的方案，便于高校更好地协调各项工作内容，及时解决构建工作过程中的难题。其次，高校需要主动开展信息资源共享模式的构建工作，全面建立信息档案的分级保管制度，从档案信息的实际情况出发，按照档案保管和利用的情况，设置科学合理的分级权限，为不同的人群提供不同程度的开放权限。

3.4 建立高校档案信息服务管理中心

高校在构建信息资源共享模式的过程中，需要从实际情况出发，建立起科学合理的管理系统，为用户提供更加优质、高效的服务。高校需要建立完善的档案信息服务管理中心平台，从用户的实际需求出发，有针对性地实现信息共享。一般情况下，教师、科研人员和学生在档案信息需求方面存在很大的不同。高校档案管理平台需要结合用户的特征，推荐一些切实合理的内容，推进不同等级资料库的良好运行。同时，高校需要积极建立起良好的用户信息反馈系统，全面征集用户的意见和建议，从而更好地改进和优化自身的工作内容和实施过程。用户意见有利于高校信息资源共享模式的构建工作朝着更加科学、完善的方向发展，为用户提供更好的服务。

3.5 提升档案管理人员的综合素养

高校在开展档案管理工作的过程中，需要大量高素质的档案管理人员，才能切实推进各项工作有序开展。很多高校在构建信息资源共享模式的过程中，档案管理人员主要由一些学校的教师担任，缺乏专业的档案管理人员，在专业性知识方面也存在不足，无法有效满足高校档案管理工作的需求。高校需要不断聘请专业的档案管理人員，从实际工作需求出发，设定相应的人才选拔标准，并以此作为重要根据，开展人才招聘工作，重点考核人才的专业知识能力和职业道德素养，同时还需要不断提升这些人才的实际工作能力，保证真正走上工作岗位的档案管理人员能够完善现阶段的档案信息共享管理结构，强化档案管理工作的实施效果。同时，高校需要定期开展培训工作，为档案管理工作人员提供更多的进修和培训机会，采用分批的形式，力求全面提升档案管理人员的综合素养。此外，高校应开设一些档案管理类课程，促进档案管理人员不断加强自身学习，充分掌握各项管理工作的重点，为强化信息资源共享模式的构建效果奠定基础。

4 结语

信息资源共享模式在现阶段高校档案管理工作过程中发挥着越来越重要的作用，能够较好地实现档案信息资源的优势最大化，全面推进档案管理工作顺利开展。在实际构建信息资源共享模式的过程中，高校需要采用科学合理的方式和手段，通过充分重视信息资源共享模式的构建工作，不断完善高校档案信息管理共享服务体系，加强信息资源共享模式的顶层设计，建立高校档案信息服务管理中心，以及注重提升档案信息管理人员的综合素养。

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