企业档案的收集归档及整理分析

王锋丽

摘要本文首先分析了企业档案的收集归档及整理工作中存在的问题，对企业有待加大对档案收集及整理工作的力度和档案管理人员的管理意识有待提高两方面的问题进行了详细的阐述，然后根据其中存在的问题指出了解决企业档案收集归档及整理工作中应该采取的措施，全面总结了规范档案管理工作、加强对档案管理工作人员的培训以及创新工作渠道等方面的措施，旨在为企業档案归档及整理工作提供有效的理论依据，从而为企业建设与发展日常工作的正常开展提供报站，促进企业的全面发展。

关键词档案收集 档案整理 问题 措施

一、企业档案的收集归档及整理工作中存在的问题

（一）企业有待加大对档案收集及整理工作的力度

近几年，很多企业并没有重视对企业档案收集及整理工作，对企业建设与发展过程中的档案管理工作产生的严重影响，也对企业的发展产生了一定的影响。因为很多企业忽视了对企业档案的收集归档与整理，导致企业中相关文件缺失的情况非常严重，断档问题已经成为企业建设中比较常见的问题，对企业日常工作的正常发展产生了不利影响，同时，很多企业在进行档案的收集与整理工作中，仍然是依靠传统的文字资料形式，导致档案管理工作的效率比较低下，并且档案管理工作中档案管理存在安全威胁。还有一些企业在档案收集归档及整理工作中，没有按照规范化的档案整理秩序开展工作，影响了档案管理工作的秩序，导致档案管理工作处于无序化的状态，如果档案不能在规定的时间内完成归档工作，就会对公司日常的运作产生不利影响。还有一些企业的档案管理中可靠性较低，和企业的建设与发展速度不协调。

（二）档案管理人员的管理意识有待提高

随着企业建设体系越来越完善，企业对档案收集归档和整理工作也越来越重视，因此给企业中档案管理人员的工作带来了更重的任务和更高的要求，但是企业在整体上的档案管理工作还需要加强落实，这主要是由于企业中的相关档案管理人员在管理意识上还较差，不能适应档案管理工作中工作资料多、任务量大的情况。基于档案管理工作人员自身的管理问题主要有以下几个方面。一是因为档案管理人员自身管理能力较差，在档案的收集归档与整理工作中不全面、不细致，导致档案管理比较混乱，需要档案资料的人不能快递找到相关的档案资料，对企业中正常工作产生不利影响。二是档案的可靠性有待提高，很多企业在档案资料的收集与整理，为了省事，伪造相关的档案资料，导致档案资料并不能发挥其效用。

二、解决企业档案收集归档及整理问题的措施

（一）规范档案管理工作

首先要促进我国企业对档案管理工作的认识，保证企业能够充分认识到档案管理工作在整个企业建设与发展中的作用，建立完善的档案收集归档及整理制度，建立完善的档案管理规范操作流程，避免档案管理工作中出现混乱的情况。另外，企业中要定期对档案管理工作进行检查，针对档案管理工作中档案存在缺失的问题进行有效补充，保障档案的完整性，同时应该改变传统的档案管理形式，利用现代化科学技术，采用新的档案管理模式，提高档案收集归档及整理的效率，提高档案管理的安全性。

（二）加强对档案管理工作人员的培训

企业需要提高档案管理工作人员的管理意识，提高档案管理的能力，保障工作人员在档案管理工作中能够做到全面全方位的开展工作，为档案管理工作提供人才保障。同时企业应该制定相应的激励机制，促进档案管理人员自身要不断仅档案管理工作技能的学习，提高自身的工作能力，认真对待档案管理工作，保障档案的可靠性。同时企业需要主要加强对档案管理工作重要性的宣传，促进档案管理工作人员在工作中能够提高自己的服务水平和意识，提高档案管理工作人员的工作积极性。

（三）创新工作渠道

随着水现代化建设与发展，传统的档案收集归档及整理工作方式已经不能适应新的档案管理工作，因此企业在建设中需要利用新技术实现促进档案管理工作的信息化，改变原先比较落后的纸质档案管理模式，为相关工作人员在档案查找工作效率提供保障。实现档案管理工作的信息化，提高档案管理工作的效率，同时为档案管理工作的安全提供技术支撑。并且利用先进技术和设备为档案的安全提供保障，利用先进的加密技术提高档案管理工作的安全性。

三、结语

综上所述，企业的档案收集归档及整理工作对企业的建设与发展具有重要的作用，企业的档案是企业建设与发展的重要依据，也是企业在发展中存在问题的重要体现形式，是企业日常工作开展的主要表现形式，通过对档案的利用，能够为企业的建设与发展提供可靠的依据，因此需要加强对企业中档案收集归档及整理工作的重视，利用现代化科学技术手段的支撑提高档案管理工作效率，提高档案的安全胜，为企业的可持续发展打下坚实的基础。