信息化条件下档案的安全管理浅谈

霍明艳

摘要在企业的档案信息化建设工作中，安全问题是必须要引起企业重视的。有一些企业对于档案的安全不够重视，很多档案管理工作人员的业务操作不够规范，对于档案数据信息的保护存在很多的缺失，对于档案的信息管理严重缺乏科学有效的设计方案，对于因操作失误而造成的信息丢失就很难对其进行数据信息的及时回复，这对于企业的档案管理工作来讲是非常严重的影响，其后果是不可估量的。基于此，本文对信息化条件下档案的安全管理进行了简要的分析。

关键词信息化 档案 安全管理

在当前信息化技术越来越普及的新形式下，以信息资源作为载体，对档案进行信息化管理成为企业管理的必然趋势。然而，由于档案在信息化条件下，信息与特定载体间的可分离性、信息对系统的依赖性和信息的易变性等特点，档案资料泄密問题在档案信息化管理过程中日益突出，我们必须引起高度的重视。

一、档案资料的信息化管理中存在的隐患

（一）互联网信息技术不断进步导致的隐患

信息化技术在不断的发展过程中，已经渗透到了全世界的各个角落，虽然信息化技术可以使档案管理工作变的更加简单、高效、便于查阅，为各档案管理工作带来了巨大的便利。但是，由于信息技术的特殊性，大多影响计算机和网络设备安全的因素都将对档案的信息安全构成威胁。

（二）病毒、黑客对档案信息安全造成威胁

档案信息化建设的主要途径之一是兴建档案网站，通过档案网站发布档案信息，开展档案信息建设工作。但是，不法分子通过木马程序非法侵入档案网站篡改档案信息、获取档案信息，甚至会销毁数据资料，对档案信息安全造成严重威胁，影响档案信息系统的正常运行，对人民和国家的利益造成危害。

（三）保密意识的缺乏带来的隐患

在我国，有些企、事业单位的领导对档案管理的制度缺乏足够的重视，对档案管理人员缺乏严格的要求；从事档案管理的工作人员缺乏工作中所需的专业理论知识，对档案涉密范围及级别混淆不清，缺乏对核心资料的重点保护，对档案管理中可能遇到的风险与存在的隐患也并没有明确的认识。

二、信息化条件下档案的安全管理措施

（一）安全意识与能力教育体系建设

安全管理制度是机构档案信息化安全管理的外部约束力，其主要提供硬性约束，但最终违规行为仍是行为人自身所主导的，即便不考虑主观违规行为，仍有部分员工会出现因信息化技术与知识不足所导致的非主观安全问题。对此，档案管理与服务机构需要对员工进行安全意识和能力教育，由此实现档案信息化安全管理内部约束力。针对信息化技术人员，需要全面强化其信息安全技术，保证其在档案信息化管理系统软硬件供应商无法及时到场处理时能够及时解决安全隐患和问题，避免安全问题扩大，最大限度地保证档案信息的安全。针对非技术人员，需要加强其信息化安全意识教育，主要对常见的信息化安全风险类型、诱因、错误的系统使用习惯、信息化安全问题的危害等进行综合性教育，充分提升非技术人员的安全意识和信息系统安全使用习惯。

（二）加强对计算机网络的安全管理

首先，要建立起完善的电子档案备份系统，具备电子档案信息的灾难恢复能力，以确保企业电子档案网络工作能在遇到突发情况时也可以正常运转。再者，必须要强化档案信息系统的安全防范，结合档案室的实际情况安装各种安全以及监控设备，例如入侵警报、电子监控、周界报警等。在档案新管理终端还必须要利用加密技术来确保电子档案资源的安全胜。最后，对企业的网络必须要定期进行有效地维护与更新，要时刻确保所使用的防火墙以及防病毒软件为最新版本，以提高计算机网络的安全系数。

（三）做好保密工作

在信息化环境下，人们对很多档案都可以直接进行查阅浏览，但有些档案需要保密，不能随意进行查阅。我国相关法律法规对档案管理进行了分类，有保密档案和非保密档案，其中保密档案也不是完全不允许查看，有的保密档案有一定的保密年限，如果保密时间到了就可以解密进行查看。在进行保密档案划分时，要保证其严密性，太过重要的档案在进行电子化时要更加慎重，要结合其不同的保密程度，采取不同的安全协议标准。

三、结语

在信息化的背景下，企、事业若要在竞争中始终保持优势地位，必须要加强档案信息的安全防护和保密工作，防止内部机密信息泄漏。因此，作为企、事业领导，应坚持防治管理相结合的方针政策，采取其他技术手段措施，加强企业档案信息的安全防护和保密工作；作为档案管理人员，必须要明确档案信息安全和保密工作的重要性，在工作中认真贯彻企、事业的相关制度和规范，切实保证企、事档案管理工作的安全胜。