如何推进企业档案信息化建设发展

郝梦菲

摘要本文从企业发展的全局视角，探索和分析企业档案信息化建设的措施，分析企业档案信息化建设中还存在的诸多不足和缺陷，探索适宜于企业的档案信息化建设发展路径，对于企业档案信息化建设具有一定的实践指导意义。

关键词企业 档案 信息化 管理

在社会进入到知识经济时代的变革环境下，企业档案的信息化建设受到前所未有的关注和重视。企业要战略视角，采取档案信息化建设的有力措施，解决问题和缺陷，走一条科学的档案信息化建设之路。

一、企业档案信息的特点分析

企业档案记录了企业的历史进程，档案的信息化建设可以较好地实现企业档案资源的合理分配，增进档案信息化服务水平，提升企业的创造竞争优势和持续竞争优势。当前企业的档案信息化模式主要是采用两种模式，即：虚拟网络档案信息利用平台模式；client/server（客户端，服务器）与browser/server（浏览器/服务器）技术模式。其特点主要表现为以下内容：

1.普遍性。企业档案信息化成为普遍性的发展趋势和方向，它是利用现代信息技术实现对企业档案管理的革新，使企业档案管理进入到跨越性的发展阶段之中，必须从档案管理理论、档案管理各环节中渗透现代信息技术，以充分体现档案信息化的普遍性应用价值和功效。

2.集成性。企业档案信息化的数据是完全集成化的，只须一次性地将企业组织所有的生产经营信息录入到计算机框架之中，即可以被高效率地共享和使用，较好地服务于企业生产经营、科研等工作，以其高效性、完整性满足社会对企业档案信息的需求，由此也可以看到企业档案信息管理的较强的适应性特质。

3.动态性。企业档案信息化管理表现出极其明显的动态性特点，其数据库的档案信息随着档案的采集、处理、利用而呈现出动态变化的特质，可以实现企业信息档案数据的实时更新，使档案需求者第一时间获取所需的档案信息，更好地为企业生产经营服务。

二、企业档案信息化建设中存在的不足分析

1.企业档案信息化建设的意识还较为薄弱。一些企业管理者对于档案信息化建设的意识还明显不足，存在应付敷衍的现象，具体表现为：有的企业管理者认为档案信息管理系统引进后就万事大吉了，没有意识到这个系统仅仅是辅助，并不代表企业档案信息化建设的全面实现。还有的企业管理者考虑受限于企业经营因素，主要依赖于原有的纸质档案管理模式，没有将企业档案信息化建设提上议事日程。由此可见，企业管理者对于档案信息化建设的思考和探究尚未深入，认识相对表浅。

2.档案信息化建设的发展不够均衡。企业档案信息化建设受到企业自身规模、资金、人力等各方面因素的限制和影响，致使企业档案信息化建设的发展显现出不均衡的状态，相较而言，资金雄厚、人力资源条件优良、规模较大的企业的档案信息化建设较为快速，建构了企业档案利用网站和档案数据库，而资金薄弱、人力资源条件有限、规模较小的企业的档案信息化建设则举步维艰，甚至有些企业的档案信息化建设还是一片空白。

3.缺乏档案信息化建设的宏观设计和指导。企业档案信息化建设还缺乏切实可行的宏观规划设计和标准化的指导，许多企业并没有考虑到自身的实际情况、行业竞争状态，引入与自身企业不相契合的档案信息化系统，无法与企业自身的生产经营活动相衔接，这就使其档案信息化管理系统相对孤立，难以实现档案信息资源的有效共享和利用，无法为企业的发展提供有益的档案服务。同时，部分企业在将纸质档案转化为电子档案文件的操作过程中，也缺乏统一的档案数字化标准，无法确保企业信息化档案的顺利检索、查询和使用。

4.档案信息化基础设施不够完备。我国企业档案信息化建设相对较晚，缺乏良好、齐备的基础设施，信息化檔案管理的技术也还存在欠缺，由于受到观念、资金等方面的限制，企业档案信息化建设的基础投入明显不足，没有从人力、财力、物力方面给予足够的支持，无法形成完善、配套的档案信息管理体系，难以充分发挥企业档案信息化服务利用的价值。

5.信息安全存在欠缺。企业档案信息化建设的过程中，由于其中含有大量的保密性的商业机密和个人隐私，为此，还要关注企业档案信息化建设的安全问题，这些信息安全风险来自于电脑病毒、黑客侵袭等外部因素，也有可能来自于企业内部人员自身的工作疏漏，由此可见，企业档案信息化建设中的安全隐患必须加以重视。

6.企业档案信息化建设人员的胜任力不足。在办公自动化、档案信息化管理系统的建设中，工作人员要应对数量庞大、范围广、种类多的信息化档案，这就对其个人素养、知识结构提出了较高的要求，部分企业档案管理工作人员大多只具有简单的计算机应用能力或单一化的档案知识管理能力，缺乏与企业档案信息化建设相适应的专业素质，难以将档案管理与生产经营等环节相衔接，不利于企业档案信息化建设的发展和提升。

三、推进企业档案信息化建设的发展路径探索

1.强化企业档案信息化意识。为了更好地推进企业档案信息化建设，必须从思想认识上人手，要全面树立企业全体人员的档案信息化管理意识和观念，要使企业全员充分认识到企业档案信息化建设的重要意义和作用，更好地提升企业档案的工作效率，转变原有的企业档案管理理念，在引入现代网络技术、办公自动化系统的条件下，增强企业档案信息化、数字化建设的观念，将传统的档案管理从繁重冗杂的手工操作中解脱出来，并加大对企业档案信息化建设的宣传，让更多的人认识其内涵。

2.推进企业档案信息化统筹管理和规划。要加强对企业档案信息化建设的统筹、宏观规划和指导管理，相关部门和行业内部必须对档案信息化建设相对迟滞的企业给予大力的扶持，包括人力资源投入、资金扶持、基础设施配置等。同时还要开展企业之间的互帮互助，可以派遣企业档案工作人员到其他企业进行观摩学习、培训学习，总结其他企业档案信息化建设的特色模式，并将其与自身企业的实际相衔接，确定企业自身的档案信息化管理模式和方法。

3.健全企业档案信息化法律体系。要从制度上完善企业档案信息化建设相关法律法规和标准，这些法律法规和标准的内容必须覆盖企业电子文件管理、企业档案信息数字化、档案服务网络化、企业档案网站、企业数字档案馆建设、企业档案信息化安全等，并出台相关的企业档案信息化标准，提高企业档案的利用效率。

4.完善企业档案信息化基础设施及安全保障。企业档案信息化建设要以软硬件配置为基础支撑和前提，必须投入一定的财力、人力和物力，购置与企业自身实际相契合的软件、硬件设施设备等，并确保硬件基础设施的安全，定期对其进行监测和维护，排除安全隐患。同时，还要完善安全保障体系，确保企业档案信息的安全，可以采用系统加密、数据加密、硬盘加密等技术，确保企业档案信息的原始性、完整性和准确性。另外，还要加强对档案工作人员的安全教育，要求全体人员遵守网络安全的相关规定，能够根据计算机网络的日常运行状态分析数据变化的规律，及时发现信息化系统漏洞，做好风险防范和规避。

5.培育高素质档案信息化人才。要增强企业档案管理人员的信息化观念，围绕企业的主要日常业务开展档案工作，通过与高等院校联合培养的方式进行人才储备，并对内部人员进行线上、线下的培训，使之能够及时快速地处理企业档案信息资源，不断提升自己的档案信息化素养。

四、结语

企业要将档案信息化建设纳入到企业战略管理之中，最大限度规避档案信息化建设中存在的不足，采用切实有效的措施，促进企业档案信息化建设的发展和进步，为企业科学发展、健康发展提供有力支撑。