福建省农业农村厅办公自动化系统升级改造的规划与思考

2018-12-26李承欣

福建农业科技 2018年10期

李承欣

(福建省农业信息服务中心，福建福州 350001)

随着信息化技术的快速发展，传输平台技术、软件开发技术、软件体系构架、信息交换技术等电子政务系统建设的关键技术日趋成熟，通过各种技术的综合运用和集成开发，使开发大型跨系统、跨部门的大规模电子政务应用系统成为可能。经过近几年的信息化建设，福建省农业农村厅信息化建设的成果为开展跨部门电子政务应用奠定了扎实的应用基础。通过农业办公自动化系统升级改造，建立全厅跨部门的办公自动化系统，逐步实现无纸化办公，促进省厅内各处室、直属单位间业务联动、流程再造、工作协同和管理创新，进一步提高省厅电子政务应用管理水平和办公服务能力；建立全省农业系统电子公文交换机制，实现省、市、县多级的电子公文上传下达，实现全省农业系统公文的高效传递；运用信息集成技术、移动互联网等技术，为领导提供个性化移动办公服务，提高厅领导行政决策、移动办公的科学性、及时性和有效性。福建省农业办公自动化系统以新一代信息技术为手段，进一步提高政务应用和管理水平，提高机关工作效能，降低行政管理成本，将为省农业农村厅电子政务的可持续发展产生积极意义。

1 福建省农业农村厅旧办公自动化系统基本现状

1.1 旧办公自动化系统的基本状况

福建省农业农村厅原办公自动化(Office Automation，OA)系统[1-2]建于2008年，该系统以厅内部应用为核心。主要功能包括：办公门户、公文管理、日常事务、公共信息、个人事务、个人设置、系统配置等，为厅内57个部门、747用户提供办公服务。系统使用期间经过几次功能升级，2009年新增了短信功能，并进行了部分功能的扩建和整改，包括公文处理、电子公文库、电子公文传输接口集成、内部办事指南等，实现了厅机关公文、会议等办公业务的无纸化、流程化管理，办公效率有了较大提高。

1.2 旧办公自动化系统的应用状况

随着农业机构及管理体制的几次变更，系统功能模块不适应新的业务需求，主要表现如下：

(1)收文管理。省厅收文的类型包含从系统上直接接收的公文及纸质收文等情况，目前系统未与扫描仪对接，大部分纸质收文，在没有与扫描仪对接的情况下，须逐张进行扫描，然后合成PDF文件，效率偏低。

(2)日常事务。会议管理、接待管理：省厅对会议管理的需求较为简单，原系统设计较为繁琐，使用不便，无接待管理方面的需求。车辆管理：使用率低，该模块只能做到派车申请，省厅新的需求须实现车辆信息管理，派车申请、统计分析等全方位的车辆管理需求。办公用品：该模块原设计是实现个人办公登记、审批使用，由于物品管理制度变更，个人领取已变更为部门领取，此模块不再适用。请示报告、信息采编：模块开通后，未使用起来。

2 福建省农业农村厅旧办公自动化系统存在问题

2.1 信息传递慢

厅内部机构、管理方式的改革，部门、办文办事流程的变更，原有流程不再适应现有需求，纸质文件流转与电子文件办理并存的情况，造成信息传递效率低。OA系统流程引擎无法满足省厅复杂流程需要，文件查询功能快速精准性不强，系统难以适应当前系统运用环境及技术发展要求，存在信息传递慢等问题。

2.2 协同办公难

在系统升级之前，省厅与各市、县(区)农业局主要使用传统的邮寄和传真，“串行式”的工作方式无法提高办文效率。同时，本厅旧OA系统的工作流引擎不支持并发流程处理，多人办理的收文须等其中1个人员办理完毕后才能继续办理，延长了收文办理周期，厅内部协同办公难。此外，省厅与部分拥有OA系统的市、县(区)农业局还没有与系统对接，存在信息脱节的问题。

2.3 痕迹查询难

原OA系统根据以前的办文流程来执行，缺少公文流转记录功能，办文人员追踪不到文件的办理情况，例如，当文件流转到某处室时，原OA系统无法查看文件所在处室单位，遇到紧急文件需要办理时，若不能查看文件的办文流程，又无法通知当前办文人员，将会耽误文件的办理。

2.4 结果反馈难

原OA系统缺少反馈功能，无法收集文件的反馈信息，对文件签收缺少监控，办文人员不知道文件的执行情况，当文件被退回时，无法获取退回的原因。例如，公文管理里面的督办模块缺少反馈的功能，督办件将无法跟踪。以及厅收文(含普通来文和督办件)，厅办及效能办在系统中，无法及时查询各处室的办理结果。各经办处室单位根据来文办理以后，无法将办理结果以文字或文件形式反馈到系统中。

3 福建省农业农村厅办公自动化系统的升级目标定位

3.1 全员办公自动化

通过农业OA系统的升级改造，公文的办理将完全自动化，办文人员只需在电脑端进行公文处理，不仅仅节省了等待“签字”的时间，还加快了办文的速度，节约了单位的办文成本，公文的流转效率将进一步提高。

3.2 系统办公无纸化

以往会议通知、发文收文等，都需要打印、复印。最多的时候1 d需要打印1千份，不仅耗费纸张，而且拖延了办文时间，使得各个部门之间的沟通效率下降。OA系统的使用将进一步推进无纸化办公，纸质文件将大量减少，印刷、用纸等办公费用也逐渐下降，节省了大量办文开支，优化了部门的办公经费。

3.3 移动办公

通过接入福建省无线政务专网，依托福建省电子政务移动办公云服务平台，对办公系统部分应用模块进行移动化，在经过认证的智能移动设备上实现公文处理。移动办公系统[3]打破办公地点、时间的限制，在领导外出、出差时，充分利用碎片时间，提供随时随地的移动式办公体验。

4 福建省农业农村厅办公自动化系统的建设内容

4.1 总体应用架构设计

福建省农业农村厅办公自动化系统主要由OA系统、电子公文交换系统、移动办公系统三大应用系统组成，应用架构设计见图1。

图1 福建省农业农村厅办公自动化系统应用架构图

4.2 办公自动化系统升级

全省农业OA系统升级，将结合省农业农村厅实际办公应用需求，重点解决功能和应用上存在的问题，对现有办公系统好的功能操作进行继承。同时，随着农业农村机构管理体制的改革到位，不适应新业务需求的系统功能模块将被取代。此次系统升级优化的内容主要包含：公文管理、行政事务、信息服务、人事管理、后勤管理、个人资料、系统管理等功能模块，办公自动化系统功能设计见图2。

(1)公文管理。原公文管理存在流程监控不支持可视化、流程引擎不支持多人并发以及无反馈信息等的问题。为了提高公文处理效率，对公文管理模块进行优化，实现监控可视化、支持多人并发等功能，同时根据实际需求，去除了原有非正式文管理模块，对原公文收发细化为办公室收文、处室收文、发文管理，新增呈批呈阅，保留原电子公文库，对督办督查功能进行功能扩展。

呈批呈阅实现机关内部事务性请示、报告、方案等不适合用正式发文体现的、无文号材料的拟制、呈送、审阅、签批、归档等过程的管理。

原督查督办管理只能进行查阅信息，优化后可实现对督查督办事项(包括部门来文/省委督办件/省政府督办件/厅领导批示件等)的综合管理，包括督办通知、督办计划、督办反馈、督办结束申请、督办变更申请、督办报告等功能，主要实现对督查督办事项的登记、办理、反馈(落实情况跟踪)、督促和催办以及归档，实现定时督查(办)、自动督查(办)和督查交办。

图2 福建省农业农村厅办公自动化系统功能结构图

(2)行政事务。行政事务整合了会议预定和机关党建两个模块。

原会议预告模块使用率低，无法与物业对接，现优化后的会议管理可实现各类型会议，从填写会议信息、预定、审核，最终发布会议通知的全过程管理，并且会议预定成功后，物业能接到信息及时按照需求整理会场。机关党建模块是发布机关党委的相关工作。

(3)信息服务。信息服务提供单位内部公共信息共享。根据单位需求，新增模块有通讯录、电子邮件、规章制度和保密课堂。通讯录可查询单位所有联系人的电话；电子邮件可用于单位内部发邮件；规章制度用于单位发布日常的规章制度信息；保密课堂用于定期发布如何做好保密工作等信息。

(4)人事管理。实现厅内人事信息、调动、外出等人员动态的管理，包括原考勤管理、培训办班管理、人事公告模块，新增业绩公示模块，用于发布每年单位业绩情况。

(5)后勤管理。根据省厅需求对机关内部日常办公活动中的相关事务进行管理，支持对各类综合事务和公用资源的审批、调配和统筹管理，实现对资源的登记、申请、调度和有关统计等功能。将原日常办公模块改为后勤管理，整合工程修缮、车辆管理和意见建议模块。工程修缮实现能够在线申请维修。车辆管理实现厅内各处室单位人员的公务用车或租车的网上申请，从申请、审批、派车、回归、用车人评价的全过程管理。

(6)个人资料。个人资料是办公系统的个人门户，与个人相关的信息都将集成到此平台中，从而为用户提供一个统一的工作入口和平台。新增模块包括：即时通讯、个人收藏模块。即时通讯模块实现类似QQ的交流工具，可实现用户点对点间的文字信息交流和文件传送；同时可辅助办公管理系统实现文件到达提醒、流程催办等功能。个人收藏模块用于备案重要的办理单。

(7)系统管理。原系统管理缺少统计、监控、审计等重要功能，升级后的系统管理提供用户管理、基本信息维护、系统配置、权限管理、模块管理、备份恢复、应用访问统计、应用监控管理、安全审计服务等功能。系统管理员使用应用访问统计分析来统计应用软件系统各模块的应用、访问情况，系统提供方便的访问统计功能。同时，增加应用监控管理，包括对应用的故障、性能、状态进行监控管理，如进程的状态、系统的负载量等。当用户登录时，系统界面提示上次登录时间和IP地址，用户还可以查询历史登录信息；增加对用户关键应用、重要数据和关键环节操作的审计管理。

4.3 建立电子公文交换系统

为了解决原OA系统无法与下级单位进行公文收发的问题。建立电子公文交换系统，并且按照统一的国家标准，建立省农业农村厅的电子公文交换中心，实现省市县三级农业系统多级公文传输、公文处理和交换环节的一体化管理。各注册单位可以登录系统进行电子公文收发，也可以通过本单位内部应用系统实现与系统内单位间的电子公文收发。

(1)建设模式设计。电子公文交换系统采用“集中式”的部署模式，在省农业农村厅集中部署，下属市县通过政务网直接访问，为省农业农村厅、市县局提供统一的电子公文交换服务。

(2)系统架构设计。根据福建省农业农村厅电子公文的业务需求和有关规范标准，本系统的体系结构设计见图3。

系统采用集中式公文交换管理平台，所有用户都通过统一的浏览器实现公文的接收和发送，系统提供统一的XML电子公文[4]，实现统一平台、统一规范、互连互通。

公文交换接口软件是个基于消息服务的中间件，实现与各市县内部办公系统、省厅办公自动化系统等已建系统和未来待建系统之间的应用集成。

电子公文交换系统[5]支持多级系统的扩展和交换互联，系统提供专用的路由适配器与福建省公文交换中心(省政府的电子公文交换系统)对接，通过系统升级，已实现电子公文流转。其次，系统通过安全适配器与PKI CA证书应用集成，实现身份认证、数字签名、数据传输加密等安全机制。系统还可与短信系统实现应用集成，实现公文接收、催办的短信通知服务，从而实现电子公文传递的及时性。

(4)功能设计。电子公文交换平台建设的内容包括公文登记、公文发送、公文接收、消息通知、群组设置、公文查询、汇总统计和安全认证。支持跨部门、跨地域、多层次的文件收发与管理，并支持分级授权。系统实现与办公管理系统对接，实现办公系统将电子文件从公文交换平台自动签收。

4.4 建立移动办公系统

移动办公是对传统意义上办公系统的补充，可以保证各级出差工作人员无论在何时何地，只要在无线网络覆盖的地方，就可以利用手机、平板电脑等移动终端设备与单位内的办公系统进行连接，从而使单位内部局域网扩展成为一个安全的广域网，实现移动办公。

图3 电子公文交换系统体系架构图

通过移动客户端，实现待办收文、待办发文(待办待阅)和各类审批事项汇聚，提供收文、发文业务处理功能(收文、发文管理)，包括正文批注、意见填写、流程办理等；对公文信息进行查阅(公文检索)；能够查询会议通知，并自动提醒(会议通知)；可查阅单位内部公告(电子公告)、单位通讯录等公共信息，支持电子邮件的收发，提供重要办理文件的收藏功能。

5 福建省农业农村厅办公自动化系统的预期绩效目标

5.1 公文高速流转

科学定位符合省农业农村厅实际应用需求的办公系统，对办公应用进行更科学、更合理的划分、整合，进一步完善原有系统功能，将提高省农业农村厅各项工作的效率，降低工作目标的传递衰减或变形；在系统中直接分配任务对象和路径，确保执行资源；并且系统提供直观的可视化流程图，可在授权人与被授权人之间建立可视的责任关系，各个部门对公文在线处理、一键发送和签收，无须等待，加快了办文速度，节约了公文流转时间。