企业数字化档案管理

高峰 唐山市燃气集团有限公司

如今我国的“大数据”时代来临，中国经历了二十多年的计算机迅速发展，现在计算机硬件、软件、网络都不是问题了，所以对于一个规模的企业来说，档案管理数字化已成必然趋势。

1 什么是档案的数字化

1.1 档案数字化的概念

首先让我们看看什么是档案数字化？百度的最佳答案是：“档案数字化就是把纸质文档通过扫描、录入等方式将信息存储到计算机数据库中，以实现检索快捷方便、同步备份快速简单、存储空间小、维护方便、安全等功效。”本人认为，档案数字化就是电子版档案借助档案管理系统软件通过网络实现借阅、查找、复制等利用，方便快捷。

1.2 一般企业档案的数字化现状

说到档案数字化，必须得有数字化的档案，即电子版档案，我们现在的规模企业，基本实现了无纸化办公，收集它的电子版很容易。只是现在各部门之间存在信息孤岛，一个部门不知道另一个部门在干什么，各信息流通不畅，不能及时获得有效信息，如果实现档案数字化管理，输入一个关键词就可检索出相关的信息，各种档案就会显现，再不会遁形，各部门在干什么都一目了然，需要的资料会“顺手”拿来，大大提高办公效率。

1.3 认清档案数字化的必要性

那么，企业为什么要上数字化档案呢？数字化档案的投入会带来企业的利益吗？在大数据的时代，数据已成为核心，没有数据，谈不上什么大数据。过去档案以纸质的为主，档案管理围绕纸质而进行，从收集到立卷，是一种封闭的管理模式，档案人员挺辛苦，但别人看不到，看到的只是你“闲”，所以单位从领导而言就认为档案管理简单、轻松，但是等到要找东西时，档案人员又及其重要，像神似的，要什么立刻就得找着，之所以快，缘于档案管理。

科学的管理更能加大档案的利用，数字化档案的管理会更科学更有效更便捷。

2 档案数字化的方法

2.1 档案数字化的基本原则

神华集团的原则是非常好的，1、坚持统一管理、统一标准、规范实施、确保安全的原则。2、坚持根据档案馆藏实际，选择利用率高的档案实施数字化的原则。3、坚持对保存时间较久、载体面临损坏危险的档案应优先数字化。是的，数字化档案需要投入很大的财力、物力、人力，不能一哄而上。

2.2 具体实施办法

企业要档案数字化管理，首先要实现档案的数字化，本人认为企业档案数字化途径有三（当然是在单位网络、计算机硬件、档案管理软件、人员配备各方面条件满足的情况下），第一，“拿来”，将办公文件直接转到档案管理系统中，作为原始的电子版资料存于档案管理数据库中，走网络借阅流程，需要者在自己的电脑前即可“借”到想要的资料；第二，“转存”，将已有的非纸质档案如录像带等借助设备转换为电子版的文件，成为可计算机读的；第三，“扫描”，将那些利用率高的纸质文件逐页扫描成为电子版文件，作为数据以备档案管理系统之用。有了以上的三种“米”，巧妇（档案管理系统）就可以根据利用者需要为“炊”了。

3 档案数字化档案的关键

3.1 档案非数字化与数字化的缺与优

我们企业的各部门间在没有档案管理系统起来之前有重复和遗漏，各部门间信息不通畅，流转不及时，造成信息孤岛，如果把档案系统融于企业管理中，各部门间的信息迟缓、遗漏、不对接等情况就去除，也减少不必要的重复劳动。档案数字化将企业各部门间的信息整合，好像企业有位记忆先生，凡做过的，什么时候用都可调用出来，档案管理系统相当于企业信息资源中心，大家在这个平台上，可以共享资源，交流信息，知己知彼，提高企业的运转能力，节约成本，增加效率。

3.2 档案数字化的前景

企业档案的数字化管理说起来“前景”相当美好，我们要档案信息化，首先就得档案数字化，好在在现在大数据的时代，档案数字化已是能实现的事，感谢这个伟大的时代，使我们档案管理人员不再守着金山空叹息，档案也不再是尘封的，枯燥的，档案录入、查询、借阅、利用、编撰等一站式服务，有用档案信手“拿”来，用于查考，辅以决策，做以查证、资治、存史。

3.3 档案数字化的关键

网络化的档案管理系统是实现档案数字化运行的关键，档案系统的顶层设计更是关键，确保档案“收得齐、管得好、用得上”。档案管理系统不是简单的照搬手工管理模式，乃是提取手工管理精华，计算机开发人员充分理解手工管理模式的基础上，利用计算机的优势将档案管理标准化、科学化、制度化、信息化，把档案海量的数据迅速以各种条件统计，这是过去手工无法实现的。计算机网络还可以把众多的管理对象、复杂的分类、冗长的业务链等高质量的融合在一起，使企业档案网络的管理成为完整的、可追溯的、符合国家各项档案法律法规要求的档案高水平管理。

4 数字化档案管理模式的分析

4.1 内容丰富，数据量大

与电子化相比，数字化给人的第一感觉应该是海量数据，海量存储。它所管理的信息种类更多，内容更丰富多彩，应能包括一个单位的主要信息种类，存储单位至少以“T”计。由于是对整个过程进行管理，所以各种中间数据量比较大。

4.2 从管理实体到关系管理

关系管理是数字化最突出的特点，要实现精准全面的管控，就需要对每一份电子文件的各种关系进行全面的管理，搞懂它的来龙去脉，弄清他的前世今生，实现“拔出萝卜带出泥“的效果。这样，利用者不但能够研究萝卜，还能够对拔出萝卜后带出的泥土进行研究，从而全面掌握关于萝卜的各种信息。

4.3 为知识管理提供基础

知识管理是未来信息系统提供利用的主要模式。数字化最终的实现目标应该是从简单的查询、浏览、统计阶段过渡到知识管理阶段。目前知识管理尚无统一的标准模式，它的概念正在形成，内涵正在不断丰富。但是有一点可以肯定的是利用者不再是拿着图号到档案室去找图，而是改变为利用者通过一个入口进去后，通过各种关系映射关联，实现对整个档案库的了解，并能够迅速定位到自己所需要的信息，从而减少在查找信息资料上的时间消耗。

4.4 全面电子化的产物

数字化是一个单位多个方面全面电子化后的产物，从信息的输入、到生产、管理、提供利用等各个方面实现电子化后，数字化才有了实现的基础。如果一个环节掉了链子，那么整个流程就运转不起来，数字化的利用效果就要大打折扣。比如我们在看到数字地图后，会惊讶于它的精准和全面，那是因为从输入开始它的电子化就已经达到了很高的水平，这样才会在以后的加工利用上提供出高质量的产品。

5 档案数字化是一项浩大的工程

档案数字化管理是一项浩大的工程。要完成这项浩大的工程，

一是要从领导层加强对档案工作的组织领导，从全局的观点指导档案工作，领导牵头，各部门积极配合，人人有档案意识，不漏掉有效信息的收集；

二是档案管理部门也要提升自身的履职能力，开展档案收集调查，把档案自身的工作做得扎实、细致，既要有历史的眼光又要有未来的眼光，

三是加大开发网络档案管理项目需要有人、物、力的支持和经费投入，如档案资料的征集、年久泛黄纸脆、录像带的电子化等档案的抢救保护、档案的安全保密，做好档案的“八防”，防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光，要用防盗门、隔火墙、防磁柜等，将大量的纸质档案扫描数字化，还要考虑档案现代化、利用、编纂、陈列等等；

四是加强宣传档案，利用档案编研出有些档案史志、图书、纪录片、讲座、展览等传统媒体的档案编研文化精品，正如中央电视台的《国宝档案》栏，不断创新地运用电视媒体、网络媒体（微博微信）等新媒体宣传档案的文化精品价值，使人直观地看到档案的魅力，档案的价值，让人们重视档案，以档案为依据，尊重档案，会用档案，保护档案；

五是加强档案工作队伍建设，“打铁还需自身硬”，档案管理大学问，它既包括各种类型档案的管理知识、计算机知识、物理化学知识、法律知识，同手还需具备全局意识、大局意识、超前意识、历史意识、长久意识、保护意识、抢救意识、主动意识，以及耐心、细心、良心、责任心、平常心等职业素养，和统筹规划的能力、分辨存否的能力、与相关部门协调的能力、沟通的能力…。既要默默无闻地按照标准化、规范化、科学化、信息化做好归档立卷工作，又要把握档案管理大方向，将公司有效信息纳入档案收集工作中。档案管理人员还要不断的学习，掌握国家新的档案管理制度、企业的档案管理制度，要“走出去，引进来”，借鉴好的方法，“淡化整理，细化检索”的原则下管好自己的档案。

6 结语

档案数字化管理以体系的观念来管理档案，而以体系的观念来管理档案，系统如果能做到“着眼未来”与“服务现实”相结合，“大张旗鼓”与“润物无声”相结合，“系统提供”与“见缝插针”相结合，“严肃认真”与“活泼生动”相结合的原则，将大大提高档案工作的服务水平，把“死档案”变成“活信息”、把“档案库”变成“智慧库”。