大数据时代档案管理改革发展策略研究

赵新宇 唐山市人事考试中心

二十一世纪被称为是信息化世纪，信息技术已经真正开始走进人们的生活，并在各个领域发挥其不可替代的作用。就档案来说，信息化同样在深刻的影响着档案管理改革的进程。对于社会来说，档案的重要性毋庸置疑，如何有效的对档案进行管理也一直是档案工作者们面临的头等大事，与信息化档案管理相比，传统的档案管理在保存方式、安全性、查询效率等方面都不尽如人意，因此，在深化改革开放的大背景下，档案管理工作者也应该看到信息技术所带来的巨大优势，对这一技术进行认真的学习和领会，将其真正融入到档案管理工作中，提高档案管理的安全与效率，满足社会对档案工作的要求。

1.大数据时代档案管理改革的必要性分析

1.1 加强信息资源的整合力度

传统模式下的档案管理较为单一，只要把相关的资料影印保存然后分类归档即算完成，每一个单位或者每一个领域都是相互割裂的，相互之间几乎没有什么联系，这就造成人们在进行档案的查询时往往极为零散，甚至难以下手，缺乏完整性。为了找一份档案而各地奔波的情况极为常见。但这一切在信息化改革下都可以改变，以信息技术为平台，搭建数字化的档案管理系统，从而能够加强档案信息资源的整合力度，满足广大群众的需求。

1.2 增加档案管理的安全系数

档案首先要确保其安全性，这是档案管理的先决条件之一，传统的档案管理中档案资料主要是纸质材料，虽然可以很好地防止不法分子盗窃信息，但保存材质易受温湿度、鼠害、火灾等影响，导致破损或遗失，不利于更好地进行保存。在信息技术环境下，通过引进各方面的技术，能够更好地保障档案管理的存储时间问题和运输安全问题，从而增加档案管理的安全系数。

2 、大数据时代档案管理改革路径分析

面对信息技术所带来的冲击与机遇，正确的应用信息技术用于档案管理是当下最为迫切的任务，只有真正把信息技术切实用到具体的档案工作管理过程中，解决过去在传统模式下无法解决或者解决起来比较困难的问题，发挥信息技术的作用，才能符合档案改革的要求。具体来说，本文认为应该做好以下几方面的工作。

2.1 提高档案管理人员的工作素质

在信息化时代背景下，随着工作效率的提升，人的要素作用正在不断被放大，优秀的工作人员可以借助于信息化技术发挥出更大的作用，甚至能有数倍的提升，因此，面对档案管理的信息化改革，首先做好人员的培训，不仅要使其能对信息化技术有着基本的了解，更应该熟练应用各种技术用于工作的开展和完成。

那么再具体的工作中如何提高工作人员的素质呢？本文认为首先要加强工作人员的培训，社会在变化和发展，人的知识总是在不断落后，只有不断学习才能不断掌握新技术并跟上时代发展，所以相关部门应该为工作人员提供培训和进修的机会，尤其在资料的录入和信息化检索等应用较为频繁的方面，更应该让所有人都能熟练掌握起来。其次，要加强工作人员的责任感，加强其对档案管理工作重要性的认识，明白档案对于社会每一个人的重要性，不能玩忽职守，对于一些涉密的档案文件更应该清楚的意识到其重要性，做好保密工作。

2.2 制定档案管理的具体工作标准

信息技术的发展极为快速，用日新月异来形容一点不为过，而与之相对的，一旦将其应用到档案管理中，也必然会因为其发展速度过快而出现各种各样的问题，应对这些问题的最好办法是建立起统一标准，这样才能更好的发挥出信息技术的效率与功能。在最开始管理档案时，单位应该首先就如何进行档案管理的信息化改革做一个总的指导方针，确定要完成和达到的目标，然后建立或者完善相应的组织与管理制度，确保最终的结果能够达到标准，符合期望值。信息化档案管理的一个重要内容就是如何实现档案的数字化管理，这是提高档案管理的重要举措，能够极大程度的提高档案的检索效率，降低运输风险，也能更好地帮助工作人员实现对档案的管理与保护。另一个重要的改革方向就是档案管理的自动化与智能化，通过各种新式软件的使用，档案可以更快的更准确的实现分类、标记，极大地节约了过去人工模式下所出现的高成本问题，也减少了出错率，而人工智能的存在与发展则更不可忽视，目前来看人工智能的发展与使用代表了未来新的生活工作趋势，所以档案管理部门也应该重视人工智能的应用，能在自动化基础上更进一步的做好档案管理。最后，档案的信息化管理标准建立以后，一定要遵照规章制度按照标准定期抽查检查，确保工作落到实处，保障档案管理改革的成效。

2.3 转变档案管理的工作态度

在现有的社会体制下，档案关系到每一个人，所有档案管理部门都应该加强对这一问题的重视，确保档案管理工作真正的造福所有人。基于这样的目标，档案管理部门要认清楚自己作为服务部门的职责，进行档案管理的信息化改革目的也是为了为人们提供更好的服务，由此转变自己的工作态度。作为单位来讲，很多领导缺乏对档案管理的重视，认为只是在人事变动的时候才需要档案，因此对档案管理部门不重视，这也是极为错误的思想，对于档案的社会性、价值性、文化性、政治性都认识不足，档案管理是企事业发展的一部分，同时也是见证者，一旦档案体系问了问题对单位的影响是非常大的。所以从领导层面应该加强对档案管理员工的重视，为其提供进修培新机会，并帮助其完成信息化改革。

3 、结语

当今社会的信息化改革已经深入各行各业，对社会的影响也是巨大的，尤其是年轻人，已经基本实现了基础信息技术的掌握，并逐渐对其产生依赖，所以，信息化是所有单位都不得不面对的趋势，积极应对且完成自身的改变才是今后要做的主要工作。当然，仅仅依靠自己本部门进行闭门造车是不够的，一是容易出现误差，二是不能与其他部门同步，因此信息化技术需要多个部门的配合，从而保证其信息化改革的准确性和价值性。作为档案管理部门来说，本身就是一个保存信息的部门，因此如何做好档案的信息化管理更有实际意义，档案管理部门应该加强对信息资源的建立、筛选、整合，确保档案信息在改革过程中没有遗漏，提高其安全性和准确性，进而提高整个系统的运行效率，这对于档案管理部门来说是极为重要的任务。要想方设法不断提高员工的工作素质，建立工作标准，完善考核机制，敦促他们的成长。单位高层要改变对档案管理工作的态度，积极予以支持，多给档案管理工作人员提供提高自身能力的机会，使其可以更好地完成自身工作。