电信公司内部档案管理优化研究

摘 要：随着我国市场经济体制的不断发展，现代化的企业制度也在不断的发展完善，企业在自身的生产经营的过程中对企业内部档案的利用也变得越来越重要，因此加强对于档案的信息化管理也变得极为重要，这也是我国大多数企业在发展的过程中所忽视的问题。因此对于档案的管理优化最为重要的就是加强企业内部档案的信息化管理。在现阶段，我国企业档案管理面临的主要问题是档案任然处于一种效率极其低下的管理模式中，档案的信息化管理进程也得不到提升，无法满足现代企业的要求。

关键词：电信公司；档案管理；优化方案

随着当代社会对档案的关注度逐步的提升，这就要求企业必须建立一整套高效的管理模式，加强对档案资源的利用。本文以电信公司内部档案的优化管理为研究，分析了电信公司档案管理现存在的问题，已经提出了一系列的优化方案。

1 电信公司内部档案管理存在的问题

电子文件实现网上归档和网上利用一直一来都是电信公司急需要解决的问题。电信公司作为国内通讯行业的巨头，在进行各项工作的时候都需要不同的档案资料。但是现存的大多数档案资料并没有进行信息化的管理，如果在进行某项决策的时间，使用这样档案需要进行人工的方式进行收集，效率也会非常的低下，但是把档案资料传输上网并进行相关检索，就会非常轻松的将资料收集出来，尽管在内部档案的管理过程中，电信公司使用了计算机管理，但是并没有全面的普及，使得档案的信息化无法完全的实现。

1.1 档案的信息化建设发展缓慢

虽然电信公司在创立的初期就设立了档案管理部门，但是因为公司在发展的过程中没有对档案工作引起足够的重视，对档案的管理的经费投入明显不足，这就导致了公司不能够开发适合与公司发展的信息化档案系统。在这样的发展情况下，公司的档案没有形成网络化的管理，档案管理的利用效率低下，也为检索查询带来了不便。

1.2 档案管理软件已不适应信息管理工作的需要

笔者根据目前的档案管理现状，总结了以下几点在档案管理方面的问题。

（1）文书档案的管理规则出现了一些变化，原来电信公司对于文书档案的管理是以卷为单位的，现改革为以件为单位，这使得对于档案的管理出现了较为巨大的变化。

（2）目前虽然档案的管理具有一定的信息化处理能力，但是在目前的信息化管理过程中却没有重视对信息资源的开发和利用，這是存在的一个主要问题。

（3）无法进行高效的利用，对各种资源信息无法得到相应的整合，导致档案的检索所花的时间较长。

1.3 信息管理一体化程度低

随着电子科学技术的不断发展，许多的大型企业都建立了专门的档案管理网络系统。电信公司也建立了相应的档案管理系统，但是从目前的情况来分析，对于公司档案的管理目前仍然停留在对一些电子档案的管理，对早期的纸质档案的管理程度比较低，没有形成一体化的管理方向。

2 电信公司内部档案优化的管理方案

2.1 优化管理方案的整体思路

随着社会的不断发展，我们对档案的利用率也将不断的提高。从上述电信公司在档案管理方面存在的问题进行相应的分析，我们可以有效的得出一个结论，目前电信公司的档案管理已经完全的不能够适应公司快速发展的需求，笔者因此提出了将落后的档案管理淘汰，取而代之以实现信息化档案的共享为原则的新型档案管理系统。实现优化后的档案管理系统能够进行文书档案、科技档案、会计档案、声像档案、等多种档案的管理。

2.2 档案数据的收集与加工

这需要我们对各种不同种类的档案进行分类的采集并发出存储的指令。数字档案的来源包括馆藏档案的数字化。能够有效的接受各个部门汇总的档案，实现对档案多方位的管理。我们的档案工作人员通过电脑录入档案以后可以自动化的档案的分类，并生成相应的档案编号，录入档案总库。并且新型的档案系统拥有新型的档案系统的数据转移功能，可以从原来的档案系统中把新的档案进行系统化的录入。通过数据的转换功能，可以有效的建立起来新老档案的对接，从而建立相应的对接关系。

2.3 档案数据存储及管理

档案数据存储及管理主要是对采集过来的信息进行编排、分类、维护等工作，将大量无序的档案信息有序化。要兼顾新、老归档文件整理规则。可以自由的适应分散编排、集中整编和混合整编的整编方式。主要包括：档案信息标准化、分类及主题词标引、元数据的录入、鉴定、信息统计等。

2.4 系统维护

为了保证档案系统能够高效正常的运作，系统可以自由的对档案进行定档工作，实现自由化的管理，同时还可以具备数据的恢复能力和对数据安全的加密保护功能。并且为防止档案被盗取可以对档案用户的操作进行有效的监控，防止档案的盗窃。

3 电信公司档案优化管理的作用分析

3.1 有效的实现文档一体化的管理功能

在我们的现实工作中，对标点符号的录入成为了档案录入的一个比较容易出错的地方，如果工作人员存在疏忽大意的情况将既有可能的形成录入的错误，大幅度的降低录入的准确性，但是对于文档的一体化在很大的程度上解决了这样的问题，在无纸化办公的过程中，我们通过合理的构建办公自动化系统接口程序，来规范电子文档的使用，我们可以办公自动化系统与档案系统实现无缝的对接，极大的程度上满足业务所需要的功能，实现电子文档的自动归档工作，达到电子文档的一体化管理功能，这样做也可以最大程度的提高工作效率。

3.2 实现档案、图书、情报资源的信息共享

由于企业档案和科技图书档案具有很大程度上的相似性，所以他们对档案的管理方法也是一样的。在两种档案的管理过程中可以相互的借鉴。通过一定的技术手段可以实现档案的一体化管理。因此我们可以在档案的管理过程中对科技图书档案进行相应的借鉴，总结出企业档案的管理模式。

3.3 实现信息综合利用

能够有效的实现对信息的整合，实现企业档案的网络化管理。档案的综合利用信息网，可以将现有的档案情报集合到一个网络系统中去，然后搭建一个信息化的网络平台，对各种不同的档案情报实现综合化的管理，使得公司的内部档案实现资源的优化整合。档案的综合利用网络的受益者不仅仅是企业的，与此同时也可以极大的扩大档案管理部门的影响了，提高全体档案成员的管理意识，变被动利用档案为主动的档案利用。

4 总结

实现对档案资源的信息化管理是企业迈向新的平台的重要一步，在激烈的市场竞争的社会中，电信公司应该利用好信息技术这一优势，在信息化的浪潮中，对公司内部档案管理进行一系列的优化，让其在激烈的市场竞争中获得一席之地，以提高企业的综合竞争能力。随着公司内外环境的不断深刻变化，我们对档案的管理也应该提出新的更高的要求。随着企业内外部环境的不断变化，将对企业档案信息的开发与利用会不断提出新的要求，随着科技的进一步发展，企业档案信息的开发和利用的模式也在发展变化这，这没有一个固定的标准，需要企业在变化中不断的革新，推进档案的优化管理工作。

参考文献

[1]专业管理系统与档案管理系统的应用与整合[J]. 徐云龙.中国档案.2018（06）

[2]略论档案管理部门的情报信息化职能[J]. 韩香兰.世纪桥.2017（01）

[3]近十年图书、档案、情报一体化研究综述[J]. 胡丽坤，朱锰钢.图书馆学刊.2017（06）

作者简介

宋英（1975-），湖南省双峰县，本科，助理经济师。