档案信息化建设系统性思考

张凤霞

摘 要：随着近年来我国经济快速发展，科学技术也在快速进步，如何使档案资源能更好、更快的服务社会，是当前档案管理者最关心的重点课题。只有根据现代档案管理的特点，引入信息技术，创新档案管理模式才能推进新形势下档案管理信息化建设，提升档案管理工作效率。鉴于此，本文阐述了档案信息化的概念和意义，分析当前档案信息化存在的问题，并找到相应的解决思路，以全面推进档案管理模式创新。

关键词：档案信息化建设；主要问题；控制策略

1 档案信息化概念

档案信息化建设是在当前科学技术引领下档案管理模式的创新方式，是计算机和信息网络在档案管理领域的应用为基础，使传统纸质档案资源转换为数字资源，以提高电子档案资源管理效率为核心，实现档案信息资源高度共享和有效利用，推动档案管理工作全面发展。一方面，档案管理信息化建设是档案管理事业发展的必然结果，档案信息化建设的作用影响社会各个领域，另一方面，档案管理信息化建设是自身不断发展完善的过程，在这一过程中涉及到信息技术的应用和计算机设备的建设，以全面推动档案管理信息化发展。

2 档案信息化建设的意义

档案信息化建设不仅是提升当前我国档案管理效率的重要方法，更是实现档案管理事业现代化建设的重要途径，档案信息化建设已成为社会信息化建设的重要组成部分。档案工作者信息化管理意识的提升，促进档案资源在社会各领域得到广泛应用，为档案信息化建设奠定了重要基础。人们越来越认识到档案信息化成为了社会管理体系不可分割的一部分，是推动社会生产经营的重要途径。档案信息化建设对现代档案管理事业发展有着重要意义[1]。

档案管理的网络化和信息化可以为档案管理人员工作创造有利条件，使档案管理工作更加简洁有效。主要表现在以下几个方面：一是在档案管理方面，传统的档案管理模式以手工为主，工作人员手工收集、整理、管理、利用档案信息，不仅面临较大的工作压力，同时效率较低，工作周期较长。档案信息化建设可以使档案管理更多体现在档案信息的数字化存储、数字化利用、数字化共享，使档案管理网络化、信息资源共享化。二是在档案信息资源检索方面，传统检索方式是档案管理人员从纸质目录上所记录的信息到库房查询，不仅费时费力，而且效率极低，档案管理信息化建设可以使档案的检索和查询利用网络实现，可以利用不同的检索方式实现精确检索，使档案信息最大化利用。

档案管理信息化建设的过程并不是一帆风顺的。对于档案管理事业而言，档案管理工作既面临着机遇，也面临着挑战。档案管理信息化建设不仅是信息时代发展的要求，也是推动我国档案管理事业进行现代化转型的重要方法。当前科学技术和信息文化已成为衡量国家软实力的重要标准，全面推动档案管理信息化，使档案管理事业与信息化建设有效的融合在一起，使其全方面融合科学技术和文化内涵，能提高我国的文化软实力。可以说档案管理信息化建设是推动档案管理转型的重要方法，对提升我国现代化建设水平有着重要意义。档案管理信息化建设是完整系统的信息平台，是最具现实意义的信息管理平台。档案管理信息化建设蕴含众多学科的知识内容，其中包括现代化信息技术、计算机管理技术、一体化数据集成技术、信息检索技术等内容。不仅要全面延长纸质文献资源的使用寿命，还要利用信息技术全面挖掘档案资源，使各类档案信息资源得到有效开发和综合利用，满足人们的使用需求。

3 档案信息化建设中存在的主要问题

3.1 信息检索模式固化

随着我国科学技术快速进步，我国档案管理事业也在快速发展，众多智能设备和移动信息检索工具，也全面应用到档案信息管理中，大部分用户可借助线上移动终端直接检索信息数据，及时查询自己需要的档案信息。但从目前我国档案管理发展情况来看，很多单位仍在沿用传统的手工档案信息检索方法，在检索之前，需要制作带有目录的条目卡片，使后续检索更加便捷。还有一些单位在沿用传统的机械式信息检索方法，采用打孔机、分类机等设备，对信息资源有效检索。信息时代，很多单位沿用传统的信息检索方法，导致信息检索效率较低，无法满足用户高效获取需要[2]。

3.2 档案管理信息系统建设较为落后

在信息技术的引领下，信息化档案管理体系的建设，使用档案信息资源的人数日益增多，而且每个人由于文化背景和个人成长经历的不同，对于信息资源有着不同的需求，其思维方式和信息资源使用方式也有着不同。就生活中大部分的用户而言，他们对档案的记忆是非常模糊的，甚至头脑中只是保留相应的档案信息片段，档案信息查询意图也不够明显，在查询和检索时以一种试探性的方式进行。如何满足用户档案信息资源使用的需求，提供更为精准便捷的档案服务成为档案管理者关心的问题。

3.3 档案信息管理中检索目标不够明确

档案信息管理系统是一项综合多种子系统和功能的综合性系统，在构建和使用过程中需要确定使用目标。但是在目前档案信息管理系统现代化建设中，档案管理人员和用户对于档案信息检索目标不够明确，有时是基于实际需求检索档案信息，有时是出于好奇和思维方式盲目的用检索系统进行检索，这不仅在一定程度上造成了档案信息资源的浪费，而且也会给其他有实际需求的用户进行档案信息检索带来不利影响。

4 针对档案信息化建设中存在问题的应对策略

4.1 构建科学化的档案信息检索体系

档案信息检索是实现档案信息资源有效利用的前提和基础，在档案信息化建设中，必须全面重视档案信息检索体系的建设，利用多种工具和技术，面向用户建立科学合理的档案检索体系。一方面，在档案管理现代化建设中，要注重延长纸质文献和实体资源的使用寿命，完善基础设施建设，给纸质文献及实体资源提供专业的存储空间；另一方面，要对纸质文献资源进行数字化编码处理，使各种具有较高保存价值的纸质文献资源保存到相关数据库中，建立科学合理的信息检索系统，以满足用户精确查询的需要。

4.2 利用信息技术构建档案管理信息系统

档案管理信息系统是保障档案信息资源有效利用的前提，也是档案管理信息化建设的重要组成部分。为了促使档案信息资源得到有效利用，档案管理部门要积极引入先进的信息化管理方法，利用计算机技术对各类档案信息进行有效的收集、整理、分类、归档，以保障对各种档案信息有效存储，使各种档案信息有效地存储到相关数据库中，结合用户的使用需求，建立操作便捷且科学合理的检索系统，使用户能及时便捷的查询档案信息。

4.3 确定档案信息检索目标

在档案信息化建设中，为保证档案信息资源高效利用，要全面重视档案信息检索体系建设，根据用户需求和档案管理目标确定档案信息资源检索目标，从档案信息资源利用角度合理规划信息检索流程，可采用图片检索方法、文字检索方法、电子文献查询等方法，科学化检索有较高利用价值的档案资源，这样能使档案信息资源得到全面利用，提高檔案资源利用效率。

5 结语

档案信息化建设是一项长期性的任务，不仅需要档案管理人员树立信息化管理意识，还需要完善基础设施建设，强化档案管理人员信息化素养，确定档案信息化建设目标，构建科学有效的档案管理系统，保障档案信息资源最大程度上得到利用，实现高度共享，满足用户个性化使用需求。

参考文献

[1]朱瑜，王冉，程喜.“互联网+”下档案信息化安全建设研究[J].档案学研究，2017（01）：73-76.

[2]田伟，韩海涛.“互联网+”视域下档案信息化建设的四重境界[J].中国档案，2017（10）：70-73.