试论会计档案管理的提升优化

李美珍

摘 要：会计档案是机关团体和企事业单位在财务管理当中开展正常工作时产生的各种凭证、报表以及最后形成的账簿等，是对本单位的财务管理合法、经营管理正常、企业秩序规范的重要证明材料，也是单位正常建设工作开展的重要内容。完善会计档案建设工作，严格开展会计档案管理工作，用详尽、详实的档案可以研究单位在过去一段时间内的各方面管理与发展方面存在的失误与不足，可以帮助企业管理人员针对不同的问题制定针对性更强的管理策略。在此我们对会计档案管理的提升优化进行简要探究。

关键词：会计档案管理；提升；优化

会计档案管理是一家单位财务管理的重要工作，会涉及到整个单位政务、生产、人事、后勤等各个方面的任何一个环节，同时也是掌握一家单位发展状况的关键要素，因此采取一定措施提升优化会计档案管理工作，历来都是单位管理的重心任务。但是在会计档案管理工作中，却存在着一系列的问题，例如会计档案的归档工作不规范、不能按照各自归类分门别类进行归档；例如保管工作不规范，不能设置专门的档案室，不能安排专人进行维护；例如监督管理机制不完善，从业人员的专业知识和专业能力水平较低；例如不能根据时代科技的进步采用网络化、数字化档案管理模式，工作方法陈旧、落后等等。这一系列的问题严重制约着会计档案管理工作的高效进行。那么我们应从哪些方面来提升优化会计档案管理工作呢？

1 建立健全会计档案归档管理制度

所有的会计档案都是应该交由本单位统一进行归档、保存和管理的，因此必须保证建立健全各项会计档案归档的管理制度，保证会计档案归档工作的顺利进行。单位需要建立并不断完善制度体系，建立《会计档案管理工作职责》、《财务档案建立制度》、《档案管理保密制度》等相关工作规程，为会计档案的归档管理工作奠定基础。在实际工作开展中，要首先确定所有的会计档案的所有权隶属于本单位，单位的财务管理部门需要把日常的会计档案进行及时的收集、规范、整理，按照一年的暂存期之内在财务部门存放、一年暂存期满移交档案管理部门存放的制度，一年暂存期满之后，财务部门要遵照《会计档案移交管理制度》中的规定，依据档案的实际内容编制档案目录形成案卷，然后移送本单位档案管理部门存档，统一保存。假如本单位没有设置专门的档案管理部门，需要在财务部门安排专人负责会计档案管理工作，不允许出纳人员管理会计档案现象出现。

2 建立健全会计档案立卷管理制度

在会计档案归档立卷的过程中，需要按照《财务档案立卷归档管理制度》中的规定，使用专用的封皮进行装订，把装订线进行密封粘贴包装，在密封处加盖单位会计专用章压缝。封面的内容需要按照要求逐项填写完整，不允许出现缺项、漏填现象。立卷装订完成后，按照时间先后顺序装填档案盒，并在档案盒上逐项标明盒内档案内容。每年度都要对当年会计档案进行核对及封帐，如果在活页账簿当中有空白帐页存在，需要将空白帐页取出；如果会计账目已经设置，但是还没有真正发生业务往来，相关帐页可以保留。在把会计档案移交档案管理部门保存时，需要保持原卷封装的完好，假如确实因为现实原因需要把档案进行拆封处理的，需要由档案管理人员、财务部门人员、业务经办人员同时在场进行拆封，杜绝任何意外情况发生。

3 建立健全会计档案存放管理制度

会计档案不管是在专门的档案室内进行存放，还是在财务部门进行存放，都必须由专人进行负责保管，同时必须配备专用的档案橱柜，必须做好防盗、防潮、防火、防霉、防虫蛀等相关工作，保证具备一定的通风、除湿、降燥设备。需要建立健全档案查阅报备制度，有需要查阅档案的，必须在档案管理人员进行相关记录之后，由管理人员进行档案的取放，查阅过程中需要档案管理人员在旁监督；如果确实需要把档案带出档案室，需要由管理人员和借阅人员共同对档案材料进行仔细地检查，并记录好页码、内容，由借阅人员自行填写借阅单，把所有内容按照规定详细填写，在档案归还时按照借档案阅单进行仔细地复检。

4 建立健全会计档案数字管理制度

首先对会计档案管理人员进行业务能力培训的同时还要强化计算机技术、网络技术的应用能力培训，保证会计档案管理人员能够熟练应用现代化的档案管理软件，提高管理人员的现代化数字管理技术，打造一支高素质的档案管理工作人员队伍，为会计档案管理工作奠定“软件基础”。单位还应当不断加大“硬件基础”的建设工作，为财务部门配备更高品质的计算机设备，安装专用的账务管理系统，并及时做好备份工作，确保系统的正常工作及数据稳定存储。最后需要给所有的财务部门计算机设备安装防火墙，安装杀毒软件，及时进行杀毒和清理操作，不允许随意插入不明来历的移动存储设备，不允许随意接收不明来历的文件，避免系统被病毒入侵；同时需要定期进行电子档案的备份管理工作，责成专门管理人员负责管理会计档案收集和备份设备，给设备设置登录密码，保证设备的正常运行，以免会计档案因为遭到网络攻击或者设备运行发生故障致使会计档案受到不可挽回的损失。

5 建立健全会计档案鉴定销毁制度

当保存的会计档案的保管期满之后，就需要按照销毁程序进行相关的处理了。对会计档案进行销毁的过程中，需要由单位的财务部门派出会计人员会同档案管理人员共同对所保存的会计档案材料进行鉴定，对于那些尚存有一定价值意义的档案，需要抽取出来单另进行存放，对于那些保存价值不大或者没有保存价值的档案可以按照相關程序进行销毁。尤其是对于那些已经达到保管期限，但是在债务债权方面还存在问题，尚没有结清的往来账目，或者因为其他各方面原因还没有真正处理完成的原始凭证，一律不得销毁，必须抽出重新归卷，做好相关记录。

6 建立健全会计人员提高培训制度

毕竟对会计档案进行管理工作的主要开展和相关负责人员是档案管理人员，所以保证会计档案管理工作的提升和优化，其根本保障就是建立健全会计人员的培训制度，定期组织会计档案管理人员参加提高学习活动，保证相关人员在工作意识、工作能力、工作理念、职业道德等方面的不断发展。此外，组织会计档案管理人员参加培训工作也应当作为考核本单位工作开展情况的一项重要指标，也是单位管理的重要内容之一。在进行培训的过程中，需要不断丰富档案管理人员的管理工作知识，提高档案管理操作的技能，尤其是依据社会发展和科学进步的形式，把会计档案管理工作中的更多的先进的方法、先进的理念、先进的模式引入会计档案管理人员的培训内容中来，保证档案管理人员专业素养的不断提升。此外，还应当加强思想方面的教育，保证档案管理人员能够以高度的责任心和使命感开展实际工作，保证和单位发展步调高度一致，和各级领导思想高度统一，坚持走科学管理的道路，不断总结经验、发现不足，不断对自身的工作进行查漏补缺，保证会计档案管理工作效率的持续提高，以促进本单位档案管理工作的更上层楼，借以推动单位整体工作的有效开展。

总而言之，会计档案管理工作是会计日常工作的一项重要内容，作为企业的财务管理人员必须以高度的责任心投入到工作当中，提高会计档案的归档、存储、管理、利用工作，更深层次地挖掘会计档案中的有效资源为己所用，促进会计工作的高效开展，促进单位建设的稳步前行，为社会经济的发展提供更加强劲的动力。

参考文献

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[3]张彦.试谈财务档案管理工作的提升优化[J].中国科技财富，2011（22）.