浅谈如何做好社保档案工作

刘冬梅

社保档案，关乎民生，价值宝贵，作用广泛。如何做好社保档案工作，使之更好地服务社会、服务人民，是个值得认真思考的问题。作为一名社保工作战线的工作人员，结合实际工作经验，就档案管理问题谈谈自己粗浅的看法。

1 充分认识做好社会保障档案工作的重要性

社保档案是社会保障工作活动中形成的真实记录，是开展社会保障工作的客观依据。做好社会保障档案管理，对于完善社会保障体系，具有十分重要的意义。社会保障工作的对象是广大人民群众，直接关系到每个人的切身利益。规范的档案工作，能保证社会保障工作中形成的档案材料的齐全完整，从而为维护参保人员的合法权益提供最基本的保障条件。做好社保档案工作是社会保障工作依法监管的必然要求。社会保障工作具有很强的政策性，要保证社会保障工作依法开展，必须不断加大依法監管的力度，而依法监管的前提就是要建立健全包括档案工作在内的社保保障工作各项制度，完整规范的社保档案为各级社会保障部门实行依法监管提供了可靠的依据。做好社保档案工作是社会保障工作可持续发展的内在需求。新时期社会保障工作的目标是构建社会就业、社会保障、社会救助为一体的大社保体系，并逐步形成社会保障工作的长效机制，通过对社保档案的科学管理，能够建立起质量高、内容全、能反映社会保障工作活动全貌的档案信息数据库，从而为长期、稳定、有序地开展社会保障工作提供信息

保障。

2 加强领导，落实责任，夯实档案管理工作基础

自改革开放以来，社会保障事业蓬勃发展，逐步形成了大量养老、失业、医疗、工伤、生育、农村合作医疗、社会救济等内容的社会保障档案，社保档案的作用不断显现。但是，社保档案工作发展不平衡，档案管理水平落后于社保工作的发展，某些部门领导层面对档案工作不够重视，档案集中统一管理原则没有得到有效落实，严重制约了社保档案工作的开展。因此，我认为各社保单位要提高对档案工作重要性的认识，完善组织领导体制，建立健全各社保经办机构共同参与的社会保险档案工作网络，形成齐抓共管的局面，共同推进社会保障档案工作的开展。

一是要明确责任。社会保障经办机构要把有关社保文件材料的形成、积累、整理、归档的要求列入工作标准、工作程序及有关部门、相关人员的岗位职责，把社会保障档案管理与业务工作同部署、同实施、同检查，与岗位目标考核挂钩；设立综合档案室，对本单位形成的各种门类和载体的档案要实行集中统一管理，并配备好档案管理人员。在贯彻落实《档案法》的基础上，根据社保档案的特点，修订完善档案人员职责和岗位责任制度、文件归档制度、档案保管制度、查阅利用制度、鉴定销毁制度等，并严格落实，把档案工作纳入制度化管理轨道。

二是要加强业务建设。重点加强档案的收集，在提高档案管理的规范化上下功夫。正确界定各类社会保障文件材料的归档范围，做到建档对象一个不漏，全面收集社会保障工作中形成的各种门类和不同载体的文件材料，确保归档文件材料完整齐全、真实准确。做好社保档案的规范化整理与编目，使社保档案管理科学，方便利用。同时要确定社保档案管理和建设的三条原则，即在档案基础建设和正常管理中，要高起点，严要求，坚持规范、科学、高效的原则。规范，就是要严格按照国家和省、市档案局规定的标准和要求来规范各项基础工作；科学，就是在规范的基础上，结合实际，探索计算机管理档案的方法，使档案工作走向科学化、现代化；高效，就是充分发挥档案的本职作用，利用现代化手段，完善档案查询、统计、预测办法，更有效快捷地为社保各项工作服务。

3 突出重点，加强监管，推进社保档案管理规范化

社会保障工作涉及面广，涉及单位多，管理相对分散独立，给档案管理带来了某些不利因素。根据我市社会保障工作实践，我认为在全面管理的基础上，应突出重点，尽力做好养老保险、医疗保险、失业保险、工伤保险等社保档案工作。

规范社保档案管理，要从四个方面细化管理。一是在档案分类方面。为便于档案的查阅和长期保存，采取分类管理的方式，将所有档案资料分为文书类、会计类、业务类、数据类、资料类等类别，按照不同保管期限和保存方式分别排列、区别管理，并由档案管理员定期编制专题文件汇编和检索工具，以方便查阅。二是在档案交接方面。要实行责任交接。对于发文，由文件编印人员在印发后及时归档，对于业务类档案由经办业务人员按规定时限进行归档，实现对口交接、责任到人，避免档案资料的遗失。三是在档案保存方面，各社保机构要为档案室购置必要的档案橱柜和保护设备，从硬件上保证了档案安全。建立档案存放质量检查制度，定期对档案的存入情况进行检查，确保不发生档案丢失、霉变、虫蛀等情况；对于参保人员基本信息等重要档案文件，要将所有数据信息拷贝到活动硬盘上，实行异地存放。四是在档案借阅方面。要规定在借阅档案必须填写《档案借阅单》，经分管领导批准后方可借阅，外借档案必须在期限内交还，若延长借阅时间需重新办事借阅手续。如有特殊情况，必须经主任批准后才可借阅。

4 推进信息化建，实现信息采集准确、程序规范、信息共享、利用安全

在如今信息化高速发展的时代，社保档案管理必须紧跟时代的步伐向信息化的方向快速发展，确保为职工和单位提供更优质快捷的

服务。

1）信息采集准确化。社保信息是社会保障机构开展支付救助补偿的重要凭据信息，故对平台信息的科学采集、项目设置有极高的要求，比如数字化信息的采集认证和修改权限设置、相关纸质及图片资料的信息化储存设置、补充项目设置等等，都要保证准确无误。

2）信息程序规范化。各经办单位的业务侧重点不同，这就要求各个阶段业务平台设置既专项明确又密切相关。根据相关政策法规，实现信息整合，既方便工作人员核查，又使职工及时了解其权益。

3）信息内容共享化。社保业务工作分散在多个部门和工作窗口，通过引入信息技术、通讯技术和人工智能技术实现信息共享。比如通过人工智能技术和通讯技术实现手机短息自动通知功能及反馈信息收集功能，实现职工通过个人信息认证可用手机或网络实现自助

查询。

4）信息利用安全化。档案信息安全管理主要从以下几个方面着手：（1）建立封闭的运行环境，使数据化的档案信息能在局域网的环境下安全运行，减少外网对运行环境的干扰；（2）建立严格的管理制度，严格管理人员安全化操作培训上岗；（3）配备必要的安全防护介质，避免出现高科技干扰或泄密；（4）设置安全预警防护措施，以确保信息平台安全，保障个人信息安全。

5 依法管理，强化指导，推动社会保障档案管理工作上水平

为确保社保档案工作质量，各级社保部门要会同档案管理部门加大对社会保障档案工作的监管、指导力度。一是依法管理与业务指导相结合，档案部门要经常到社保经办机构进行检查，指导档案工作的开展。要重视《山东省社会保险档案管理暂行办法》贯彻落实，积极开展调查研究，结合社保档案工作的实际情况，制定出实施办法，把档案工作法规落到实处。二是宏观管理与微观指导相结合。通过举办档案业务培训，现场指导等形式，为社会保障档案工作提供技能服务；通过树立档案管理工作典型，总结经验，以点带面，推动社会保障档案工作开展。三是加强社会保障档案干部队伍建设。社会保障经办机构要选择政治素质好、责任心强、工作认真负责、档案业务精的干部从事档案工作，并保持档案人员的相对稳定。

总之，服务民生，促进社会和谐，是新时期社保档案工作的根本任务，是全面建成小康社会的必然要求，是档案信息服务新的历史选择。社保档案工作者应增强责任感和使命感，自觉履行职责，努力提高业务素质，扎实开展工作，不断促进社保档案工作的发展与进步。