浅谈《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》实施经验

摘 要：2012年12月，国家档案局印发了《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》（国家档案局令第10号，以下简称10号令）。2013年4月又下发了《关于贯彻实施<企业文件材料归档范围和档案保管期限规定>的通知》，要求各企业完成本企业文件材料归档范围和档案保管期限表（以下简称“保管期限表”）的编制并报国家档案局审批。10号令是一部新形势下夯实企业档案基础业务的重要规章，是企业科学界定文件材料归档范围，准确划定保管期限的重要指南。10号令的贯彻实施，对企业科学编制文件材料归档范围和档案保管期限表，推动企业和国家档案资源建设具有重要意义，是当前我国企业档案工作的重要抓手。本文就企业开展保管期限表编制工作的实施过程和经验总结进行梳理，以供参考。

关键词：10号令；保管期限表；企业档案

在本企业全面开展保管期限表编审工作中，主要采取了以下做法：

1 做好編制的组织工作

保管期限表的编制工作不仅仅是档案部门一家的事，也是业务部门的事，需要充分发挥业务部门作用。本企业成立了编制工作领导小组，领导小组由分管档案工作的企业负责人任组长，档案职能部门负责人任副组长，业务部门负责人任成员。主要负责批准文件材料归档范围和档案保管期限表编制工作计划，审定文件材料归档范围和档案保管期限表，协调编制工作中的重大事项等。

编制小组由档案专（兼）职人员组成，主要职责是制定文件材料归档范围和档案保管期限表编制工作计划；具体组织文件材料归档范围和档案保管期限表编制工作；起草文件材料归档范围和档案保管期限表；负责文件材料归档范围和档案保管期限表的宣贯等。

2 做好10号令的宣贯培训工作

通过召开有职能部门、各业务部门负责人及专（兼）职档案员参加的档案工作专题会议，对10号令进行宣贯和解读，讨论通过保管期限表编制工作计划，分解编制任务等。

3 做好部门职责分析

为避免企业在编制保管期限表时照搬10号令中提供的样表或其他企业的样本，导致保管期限表可实施性差、档案的收集和鉴定工作过于粗放，国家档案局在10号令的实施中提出，企业在编制保管期限表时要分析企业机构职责，做到应归尽归。具体方法是设计一张保管期限框架表，按各部门所履行职能工作的规章、制度；中长期规划、计划、总结；召开的大型会议或工作会议；处理的具体事务和其他统计材料等内容，形成统一的体例和结构。

4 针对各部门业务流程进行梳理

依据部门职责和业务流程，由业务部门兼职档案员组织各岗位人员填写保管期限框架表，填写内容包括文件材料名称、发放范围、存储格式、载体形式、内容提要等，初步形成部门保管期限表。

5 档案部门有效汇总

档案部门应将10号令附表中的内容与各部门职责对号入座，通过照搬10号令附表、在10号令附表基础上经过适当增、删、修改和在10号令附表基础上进行细化等方式对各业务部门提交的保管期限表进行汇总和完善，形成本企业保管期限表初稿。

6 严格组织审核

建立如“三上三下”、“初审—主审—终审”等多轮审查机制，将企业保管期限表初稿下发各部门征求意见，各部门可通过互相借鉴触发修改需求，补充有关内容，形成定稿。在企业保管期限表不断完善过程中，档案部门一方面不要大包大揽，不吸收业务部门参与，同时不要完全听由业务部门决定，档案部门不主动作为。要充分发挥档案部门的档案专业作用，对业务部门提出的意见和建议作好把关，最终从档案专业角度确定采纳与否。对于业务部门提出的缩小归档范围和缩短保管期限的建议应谨慎处理。

7 组织文件报审

经过各部门讨论与征求意见的保管期限表提交企业负责人审批通过后形成预审上报稿，可通过机要、信函、面呈、传真、电子邮件等方式向国家档案局上报。上报档案行政管理部门审查时，应附上企业机构设置、主营业务范围等说明材料。企业在收到返回的修改意见后应及时修改并按时反馈。

8 加强贯彻与动态管理

经档案行政管理部门审查同意的企业保管期限表，企业应以红头文件的形式下发到各部门及所属企业实施。要做好动态管理，建立动态管理机制。对于审核通过的保管期限表不是一审了之，而要根据主营业务范围、机构变动等情况持续完善；要及时进行知识梳理和经验总结，对所属企业做好实施监督和指导工作。

加强档案管理工作，是建立档案室工作新格局的迫切需要，也是企业进一步优化完善档案资源体系建设的应有之义。10号令正是适应新时期企业档案工作实际，推动企业档案工作规范化、制度化的一个重要依据和有力抓手，每一位档案人应不断探索做好相关工作的新理念新途径，为进一步推动档案事业发展，助力国家经济社会可持续发展，发挥档案部门更大的作用。

参考文献

[1]《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》实施指南 电子工业出版社 李和平.

[2]浅谈企业文件材料归档范围和档案保管期限编制方法（10号令解读之一）国家档案局网站.

[3]加强基础建设，促进企业自律 中国档案》2013年第3期 国家档案局经科司.

作者简介

李硕（1988-），女，汉，北京，中国煤炭科工集团有限公司。