高校档案社会化服务的实施与对策

姚秀峰

摘 要：高校是知识产生和传播的基地，凝聚着高校教育工作者、科研工作者的心血和汗水，是重要的信息资源。随着社会对信息资源利用深度和广度的加深，高校档案开发与利用面临全新的机遇和挑战。本文从档案社会化服务的视角，对高校档案开发利用中的社会化服务策略进行研究分析，并提出针对性的建议。

关键词：高校档案；档案管理；社会化服务

1 引言

高校档案具有较高的社会价值，高校档案馆应强化社会化服务意识，加强档案宣传，采取多种形式为社会提供优质、高效服务。从高校档案开发利用的现状来看，档案服务多集中于校内教学、教研和科研层面，以及向校友提供学历证明、学籍查询，向社会中介机构、用人单位、或少量团体提供一般性咨询服务，这与真正的高校档案社会化服务还有很大的差距。高校档案开展社会化服务拥有诸多优势，比如信息资源保存优势、信息资源价值优势、人才优势等，因此立足高校档案服务现状，进一步拓展、创新社会化服务模式，是高校档案管理工作的重点之一。

2 高校档案社会化服务的实施

一是文化记忆服务，近些年来随着我国高校教育的跨越式发展，高校档案服务应突破传统知识、信息服务的局限，拓展文化服务功能，推陈出新，塑造良好的社会形象。比如编写《校史纪念册》、《大学年鉴》、《教育文化传承》等主题档案资料，发掘高校文化资源，开展各类文化记忆宣传展示活动。

二是决策参考服务，档案是高校信息的重要载体，记录了高校发展中的各类有价值的事件，这些能够为社会经济建设、社会组织管理等方面提供借鉴和参谋作用，是相关领域决策的科学依据和参考资料。比如高校档案馆通过数字化、信息化、网络化建设，有针对性的编制《教学成果汇编》、《规章制度汇编》、《科研成果汇编》、《基建成果汇编》、《党建成果汇编》等，为社会提供决策服务。

三是查证咨询服务，主要面向校友、用人单位、社会组织等，这是高校档案服务走向开放、现代化的标志。可提供的主要查证咨询服务包括档案证明、学历证明、档案利用翻译等。这些服务的提供，可借助当前网络技术，开展网络服务。

四是学术交流服务，高校档案具有较高的学术价值，依托档案资源拓展学术交流渠道，提升文化含量，努力成为文化交流的窗口与纽带，这是高校档案服务的重要内容。高校档案部门可与其他部门实现系统资源整合，共同探索智慧校园建设。高校档案社会化服务的学术交流主要是科研成果推广应用，并在此基础上与社会各行业加强合作，共享成果，开展各种学术交流活动。

五是市场服务，高校档案服务要顺应市场发展，深挖档案社会服务资源，满足社会的各类需要，比如成绩证明、档案代寄存、纪念册、历史主题档案册、一定权限的成果开发等。

六是展览教育服务，高校档案信息资源丰富，主题鲜明，通过档案展览能够起到很好的宣传教育作用。在档案内容选择方面，应尽可能选择典型、有代表性、主题突出、特色鲜明的档案信息，能够更好的反应高校文化、高校特色，进而通过展览扩大社会影响。

3 提高档案社会化服务的对策建议

3.1 强化社会化服务意识

高校档案管理工作者必须转变传统观念，强化社会化服务意识，树立良好的现代化档案服务理念，重视档案社会化服务工作。在档案服务工作中坚持“以用户为中心”，对每个用户一视同仁。在档案社会化服务中，服务人员尽可能减少主动干预措施，适应角色转换，提供多元化服务。此外高校档案馆应加强档案社会化宣传，通过举办档案展览活动，提升高校档案的社会影响力。档案管理人员采取多样形式，为档案利用者提供优质、高效的服务，包括个性化服务、主动推送服务等，在信息服务上扩大服务范围，将档案展览工作常规化，积极参与各类社会公共活动，积极宣传高校档案服务。

3.2 建设馆藏特色数据库

在众多高校档案资源中，要想凸显档案价值，需结合高校自身特色，建设馆藏特色数据库，推出特色档案服务。具体操作上，加强档案收集与征集范围，与群众需求紧密联系；根据学校名人档案征集办法，对学校知名校友、知名学者等名人档案、特色档案和历史珍贵照片，要注意接收征集，尤其是散落于个人手中的档案资料，建立特色主题档案；档案馆要不拘泥于个体，借助互联网共建档案系统，实现档案网络共享，整合档案资源，拓展社会服务功能；学校必须根据自身特点，有侧重点的开展特色服务。

3.3 实现档案信息服务联合协作

在高校档案信息化、数字化、网络化发展的背景下，高校档案馆要抓住机遇，加大数字化、网络化建设，积极与其他档案服务单位建立合作关系，实现档案信息资源共享。通过互联网或档案信息系统，系统内各单位相互合理调配信息资源，相互协作解决问题，提高档案社会化服务的质量和效率。比如许多高校档案馆开展馆际合作、校际合作、省级交流合作等，以及跨行业合作，比如档案馆与图书馆的合作，档案馆与博物馆的合作，档案馆与机关宣传单位的合作等，这些合作模式都能够提升高校档案社会化服务的水平。

3.4 推进档案信息数字化发展

无纸化是高校档案管理发展的趋势，因此高校档案馆应加强电子文档建设，加快传统档案的数字化转换。具体操作上，对于利用频率较高的档案要优先进行数字化转换，尤其是利用频繁的学籍卡、成绩单等，转换为数字档案并录入数据库系统，使档案馆提供社会化服务时，用户检索、查阅更为便捷。高校档案馆从档案信息资源入手，通过不断梳理业务流程，分析用户需求，建设多层次、多功能、多样服务的高校档案信息系统，为社会用户提供更为丰富的服务。

在信息化发展的社会环境下，用户个性化需求越来越凸显，高校档案馆应立足长远，扩展档案社会化服务功能，打破传统思维，突破界限，“以用户为中心”，凝聚社会力量，扩大交流、合作与资源共享，进而提升高校档案社会化服务的水平。

参考文献

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