基于信息社会背景下的办公室文书档案管理工作改革和创新研究

吴晓燕

摘 要：随着信息技术的快速发展，我国在办公室文书档案管理工作中也开始使用信息技术，使得办公室文书档案管理工作更为便捷，还能推动各个单位的长期发展，提高办公室文书档案管理工作的效率。办公室文书档案管理工作就是对行政管理工作的资料和党务管理工作的资料进行保存，对各个管理部门的工作进行详细的记录。目前来看，办公室文书档案管理工作还存在不足之处，需要引起人们的格外注意。本文就信息社会时代办公室文书档案管理工作的改革和创新做了简单的介绍。

关键词：信息社会；办公室；文书档案；管理工作；改革创新

1 办公室文书档案管理的现状

随着社会的发展和进步，各个单位也紧跟社会发展的脚步，使得文本档案的数量也在逐渐增加，从而让办公室文书档案管理工作的弊端一一展露出来，严重制约了事业单位的发展。所以说，事业单位应该认清办公室文书档案管理的现状。

1.1 缺乏合理的管理规划

电子存档系统是办公室文书档案管理工作中应用最为广泛的系统，也是其工作的组成部分，它能够使办公室文书档案管理工作更加规范和系统，但是，对于整体的规划不是很有利。该系统没有协调运作的方式，使得无法对各个部门的文书管理进行信息化的自动归档，严重阻碍了事业单位的办公室文书档案管理工作，所以要对办公室文书档案管理进行整体的规划工作。

1.2 管理人员的知识水平参差不齐

将信息技术运用到办公室文书档案管理工作中，就需要综合素质高而且信息技术水平较高的人员来进行操作。但是，因为每个人对于信息技术的认知和掌握程度都不太相同，对于工作的操作能力也不相同，然而，办公室文书档案管理工作要想高效率的进行就需要较高技术水平和较高操作能力的人，因此在实际的操作过程中由于管理人员的知识水平参差不齐，就容易产生一系列的问题。

1.3 忽视了办公室文书档案管理工作的重要性

目前来看，许多事业单位没有对办公室文书档案管理工作引起足够的重视，使得档案的价值没有充分的体现出来。还有的事业单位档案信息管理系统较为滞后，单位投入的资金迟迟没有到位，使得管理工作不到位。所以，事业单位应加强对办公室文书档案管理的重视，让其价值得到充分的发挥，这样才能够保证办公室文书档案管理工作的顺利进行[1]。

1.4 办公室文书档案管理建设水平不高

一般来说，事业单位在进行办公室文书档案管理工作时都会将相关的档案存放在库房的底层，这种地方一般通风性较差，空气潮湿，非常不利于管理工作的进行。而且，有许多纸质档案的时间较长，会出现老旧、破损的现象，档案存放的地方又受到限制，这就大大限制了管理工作的进行。

2 信息社会背景下的办公室文书档案管理工作改革

2.1 实行“三全”管理方式

所谓的“三全”管理就是指全过程、全员以及全方面的管理。其中全过程的管理是以档案的形式为主要起点，以归档的形式作为终点。在整个的过程中，办公室文书档案管理人员应该抓住工作的重点，指定科学的管理方式。在进行信息的搜集工作时，应该休息信息的真实性，防止虚假信息的进入，同时还要保证搜集到的信息的准确性。在进行档案的存档工作时，要对所有的档案进行统一的编号，方便以后查看和整理。在进行全员管理时，要对事业单位所有的员工进行建档工作，而且还要对工作人员的工作性质进行合理的标注，然后还要将各个部门的相应责任落实到位，调动相关的部门积极配合管理工作。在进行全方面的管理工作时，要格外注意档案的隐蔽性，单位应该重视档案的安全性，避免出现档案信息泄露问题[2]。

2.2 实行“三化”管理方式

所谓的“三化”管理就是指精細化管理、流程化管理、标准化管理，在单位具体的管理工作中，应该根据事业单位实际的发展情况选用合适的管理方式进行管理。在进行档案管理和编制工作时，应该遵循相关的原则，提高办公室文书档案管理工作的信息性，使之紧跟时代发展的脚步。另外，在进行存档时，要对档案进行双重备份，防止信息丢失，对相关管理人员的工作产生影响。

3 信息社会背景下的办公室文书档案管理工作创新

3.1 加强对管理工作的重视

目前来看，仍有许多事业单位忽视办公室文书档案管理工作的重要性，要想提高其工作的效率，就要加强事业单位对这方面的重视。首先事业单位的领导阶层应该认识到办公室文书档案管理工作对于整个单位的重要作用，要紧跟社会发展的脚步，转变管理人员的思想，运用信息技术，加强办公室文书档案管理工作，并且要与其他部门协调工作，一同提高办公室文书档案管理工作的效率。另外，还要在不同的工作岗位配置专门的工作人员，加强工作人员的责任性，将每一个责任都落实到具体的工作人员；其次，事业单位应该加大相关投资，解决办公室文书档案存放条件较差的问题，将办公室文书档案保存在通风良好的环境中，这样更有利于管理工作的开展。

3.2 完善管理制度

事业单位若是想要提高管理工作的效率，就要完善其工作制度。在实际的工作中应该对事业单位现存的办公室文书档案管理制度进行详细的分析，对存在的问题进行解决，并且将新的工作要求加入到相应的规章制度中，将其逐渐完善。另外，事业单位可以邀请办公室文书档案管理的专业人员来单位进行演讲，让本单位的相关管理人员能够学到更多的管理知识，这对于完善办公室文书档案管理制度具有重要的作用。其次，在办公室文书档案管理制度的运行中，还要提高主要制度的灵活调整性，使其能够更好的促进管理工作的进行[3]。

3.3 提高管理人员的素质

根据调查来看，办公室文书档案管理工作人员的素质普遍偏低，相关单位应该重视其相关人员的专业素质。提高管理工作人员的素质可以从以下几个方面入手：首先，在招聘方面，应该提高办公室文书档案管理工作人员的入职条件，多招收一些熟练掌握信息技术的人员，另外，事业单位应该适当加大办公室文书档案管理工作人员的公司待遇，吸引更多的高素质人员；其次，在培训方面，相关事业单位应该指定一套合理的培训方式，对办公室文书档案管理工作人员进行专业的培训，从而提高办公室文书档案管理工作人员的工作效率；最后，在考核方面，相关单位应该建立考核制度，对专业素质高的工作人员进行奖励，对专业素质低的工作人员进行适当的惩罚，另外，还要注意考核的多样性，不仅要对理论知识进行考核，还要对具体的工作效率进行考核，激发工作人员的潜能，提高工作人员的积极性。

4 总结

随着信息时代的到来，信息技术在办公室文书档案管理工作中的应用越来越广泛，办公室文书档案管理工作的作用也越来越显著。办公室文书档案管理工作应该随着信息技术的应用做出相应的创新和发展，从实际出发，采取相应的措施，提高办公室文书档案管理工作的效率。

参考文献

[1]宋玉萍.试论文书档案管理工作的创新[J].办公室业务，2017（11）：123.

[2]孙述刚.办公室文书档案管理效率的提升对策研究[J].办公室业务，2016（19）：114.

[3]陈鹰.现代档案管理工作的创新途径分析[J].办公室业务，2013（07）：178-179.