高校档案管理中档案登记备份制度的思考

任家英

摘 要：档案登记备份制度是档案管理的一项制度创新，给高校电子档案文件时间管理提供了新的思路。本文从实践层面梳理高校档案登记备份制度创新与实践开展情况，并结合理论分析，从制度创新的手段、应急管理、绩效评估、保障条件等方面探讨登记备份制度创新实践的可持续性。

关键词：高校档案管理；电子文件；登记备份

1 高校档案登记备份制度创新与实践开展

1.1 档案登记备份制度实施过程

首先结合高校档案管理现状，对高校档案实施等级备份制度进行调研，主要调研方向为高校档案、电子文件管理的安全，以及电子档案管理模式，结合调研结果思考如何保障数字环境下档案盒电子文件的安全，并结合高校档案管理实际构建安全体系。其次制定档案登记备份制度，并在高校档案馆范围内进行试点运行，内容包括原则、备份范围与内容、计划等。最后是拓展推广阶段，结合试运行的经验，对档案登记备份制度进行总结和完善，然后依托互联网技术，在高校内全面开展档案等级备份制度，对所有电子文件、数字档案等进行登记备份工作实施。

1.2 档案登记备份制度目的

针对高校档案管理而言，档案登记备份制度的目的主要包括确保档案的真实性，强化档案凭证价值；确保档案安全性，提高抵御风险的能力；强化档案监督职能，确保档案从前端到最终存储的控制；有效整合档案资源，建立高校档案信息数据库；带动高校档案事业各项服务业务的建设，拓展高校档案馆功能布局；改善档案发展环境，促进高校档案社会化服务发展。

1.3 档案登记备份制度实施方案

首先要确定高校档案登记备份工作流程，依据文件运动理论，档案登记备份工作分为四个阶段，即前期处理阶段（整理宝贝数据、填写备份表、审核情况表）→报送移交阶段（生成备份包并自检、按有关保密规定报送）→受理、审核、反馈阶段（检验完整、安全及有效性，填写《备份数据移交、接收检验表》，一式两份并盖章备案）→利用阶段（申请恢复数据、填写《数据恢复申请报》、审核申请单、恢复数据、移交申请）。

其次明确高校档案数据形式的备份要求，包括三种形式，即电子业务数据、电子公文、档案数字化成果，这三类档案数据对登记备份的要求不同，环境依赖度也不同，在数据接收时应采取不同的备份策略和方法，需要在不同的工作流程阶段制定严格、清晰的备份要求。

最后高校需结合工作实际构建档案登记备份中心的实施框架，可分为三个层级，即初级、中级和高级，每个层级都应满足基本功能要求，包括数据备份管理、数据备份安全、数据加密传输、数据恢

复等。

2 高校档案登记备份制度推进中需注意的问题

2.1 从刚性向柔性的手段转变

高校档案管理是一个复杂的系统，推行档案登记备份制度需要一个推进过程，实施手段需从刚性向柔性的转变。通过柔性渗透，形成一种固化的实践模式，通过不断的实践进行制度定型，引导档案管理人员自愿、自主的配合等级备份制度推行，这才是等级备份制度持续性的关键。由于高校档案的生成涉及多个部门，档案的收集、保存等不仅仅是档案部门的责任，因此高校应自上而下构建多部门合作机制，解决单一档案部门开展登记备份工作中遇到的人力、物力、财力不足的问题，使登记备份工作成为高校档案自动化办公的一部分。

2.2 注重可持续发展的保障条件

高校档案登记备份工作的开展需要可持续发展的保障，一般包括三个方面，即人员保障、技术保障与资金保障。人员保障方面，高校需依照档案登记备份工作内容建立专业人员队伍，培养专业人才，比如档案人才、计算机人才、信息管理人才、复合人才等。高校应加强在职人员的培养和继续教育，提升在职人员的综合素质，充实档案登记备份所需的人才队伍，可通过招聘、自主培养、兼职等形式完成。在档案登记备份工作中，可设立课题小组，通过邀请专家参与的形式，提升工作效率。在技术保障方面，档案登记备份系统应参照已有系统的设计，建设合理的档案登记备份中心。在经费保障方面，高校档案部门一方面积极争取学校资金支持，另一方面加大档案开发利用的力度，通过档案服务争取资金支持。

2.3 注重绩效评估

作为新公共管理的重要内容，绩效评估直接关系高校档案登记备份制度实施的效果。高校档案馆应从效益与效率角度出发，采取有效的评估手段，从定性与定量两个层面对档案登记备份工作进行评价，这样可以解释发现问题并解决问题。绩效评估在高校档案登记备份工作中具备突出的功能，比如监督支持功能、引导促进功能、资源优化功能等。高校档案登记备份绩效评估需建立科学合理的评估体系，明确绩效评估内容，包括四个方面，即计划和目标的达成程情况和工作成果，登记备份工作对其他档案工作的影响，对档案文件形成部门的影响，以及投入产出定量评估。高校需建立统一的绩效评估指标体系，对档案部门、档案文件形成部门进行有效的引导与激励。高校还需运用科学的评估方法，比如满意度调查，点线面相结合等。

2.4 建立应急管理机制

从档案管理理论与实践来看，档案登记备份本身就是一种档案安全的应急管理机制，通过档案备份能够实现应急状态下的档案恢复，以确保档案信息的安全性、完整性。此外即使档案登记备份，以不能确保档案百分百安全，因此进一步建立应急管理机制，也是对档案登记备份的安全保障。高校应结合档案管理实践，多部门聯合建立应急管理机制，采取一系列必要的措施，包括建立应急预警机制，建立应急预案演练机制，完善应急运行机制等。

高校档案登记备份制度主要依托档案登记备份中心建立，为抵御各种突发事件而建立应急管理机制，这能够有效的保障高校档案信息安全，使高校档案信息资源长久的保留在档案馆中。

参考文献

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