档案管理工作中应用计算机网络技术的分析及研究

程银海

摘 要：档案是一个人在社会中进行管理活动的历史记录，也是维护群众的权益的最佳凭证。传统的档案管理方式效率低，工序繁琐，导致档案管理工作质量差。将计算机网络技术应用到档案管理工作中，可以有效改善传统档案管理办法中的缺陷，提高档案管理工作的质量。本文以失业人员档案管理为例，对在档案管理工作中使用计算机网络技术进行分析。

关键词：档案管理；计算机网络技术；运用

做好档案管理服务工作是人力资源和社会保障局的重要职责之一。时代的发展与科技的进步都要求人社局在进行档案管理时要提高档案管理工作的工作效率。在档案管理工作中使用计算机网络技术，可以提高档案管理工作的信息化程度，加强档案管理工作的现代化水平，使人社局工作人员可以更好的为失业群众进行档案管理保存和

服务。

1 在档案管理中应用计算机技术的优势

我国是人口大国，这意味着我国的档案数量数额相当大。传统的手工管理已经无法满足现今档案工作的种种需要，档案数量的不断增多和档案管理人力、物力资源的有限，纸质档案寿命有限与对档案要求长期保存……种种矛盾急需解决。将计算机网络技术应用到档案管理中，可以化解传统档案管理方法中的大部分矛盾。在将相关档案数据准确无误的录入相关系统后，在有需要时，工作人员可以借助计算机网络技术中的分类、查找等功能，根据失业人员档案，保障其能够顺利享受应有待遇。档案管理工作自动化的实现，是现今乃至未来失业档案管理工作，甚至于是所有档案管理工作发展的大趋势，如何将计算机网络技术完美的应用至档案管理工作中，使计算机网络技术在档案管理工作中可以最大限度的发挥它的优势，是现今需要研究的

重点。

2 计算机技术在档案管理中的实际应用

2.1 档案的自动化管理

运用计算机网络技术进行档案管理，可以实现对档案的自动化管理，减少人社局人力资源的消耗，减少人力浪费，提高工作效率。计算机网络技术可以将档案高效的输入至系统中，并自动对其进行整合和处理，并在有需要的时候有针对性的对档案进行查找与辨别。这有利于人社局就业办针对失业人员的创业、再就业和培训等活动进行安排，为失业职工的再就业工作提供帮助。

2.2 档案信息网络共享

借助计算机网络技术的网络信息共享的特性，可以加快失业职工再就业的实现速度。在计算机网络发达的现在，将传统的联机搜索和脱机搜索进行调整，提高了档案的信息化程度。一般来说，失业职工有着丰富的工作经验，这是他们最大优势。在网络平台上，人社局就业办在经过本人同意后，将失业员工档案中一些非隐私的信息共享到就业网络平台上，用人单位在经过严格的身份验证后，登录平台，借助平台上的查找搜索功能，寻找单位所需要的人才。这种信息共享使用人单位对人才的过去经历有大致的了解，缩短了用人单位和人才之间的距离，提高了失业职工再就业的效率。

2.3 档案信息安全保存

通过计算机网络技术，研制出专用的软硬件设备，并将档案信息输入，形成与原档案内容完全一致的数字档案。与传统的纸质档案相比，数字档案易于保存与查询，保存档案所需空间更小，且借助网络不受空间与时间的影响的特点，通过网络进行快速传递。且数字档案保存在网络中，档案存储寿命更长，不容易受到环境的影响，管理成本更低，提高档案管理工作的工作效率，最大限度的促进失业职工再就业服务的质量与水平。

3 应用计算机技术进行档案管理过程中需要注意的问题

3.1 使用数字档案管理同时，继续原有纸质档案管理

每一种新技术在使用过程中都不可能不出现一点问题，都有需要完善的不足的地方。为了使档案内容可以最大限度的发挥其作用，保证档案内容的完整与准确，在应用计算机网络技术进行失业员工档案的管理的同时，应同时对失业档案的纸质档案进行管理，使档案的数字版和纸质版共同存在。

在进行失业档案的纸质版和数字版的管理时，要保证社会失业员工档案管理的有效发展。将档案工作的“三纳入”与“四同步”纳入相关规章制度，并付诸于行动，使对失业人员的数字档案同纸质档案一起，逐步走向正规、科学的现代化道路。

3.2 保证数字档案的安全性与保密性

虽然将档案输入至计算机网络后，档案管理的效率有明显的提高，但是计算机中的数字档案十分容易被心怀不轨的不法分子进行修改，这极大的影响到档案的凭证作用和安全性。尤其有一些黑客凭借自身高超的黑客技术，入侵系统，窜改档案资料；网络病毒时时更新，层出不穷，若存储着档案的设备被网络黑客入侵或被病毒侵袭，会严重的损害到群众的个人利益。

在档案管理工作中使用计算机网络技术，最重要的就是保证档案中个人信息的保密性和安全性。对于档案信息安全，需要建立并完善相关的管理制度，制定安全的保密措施。对于设计失业档案存储的计算机，要保证其网络完全，保证电脑的防火墙和杀毒软件处于工作状态，并定期对系统进行杀毒和升级，对杀毒软件进行珍惜更新。计算机内涉及档案隐私的部分禁止使用互联网进行传输，使用档案管理系统的工作人员必需进行身份验证，并定期按照规定进行档案管理，定期接受相关培训，不在安装档案管理系统的计算机中安装盗版软件，不打开来历不明的网址链接，不访问危险网站，保证失业人员档案中个人隐私的安全，保证档案信息不被心怀不轨的不法分子利用。

3.3 提高档案工作者的工作意识

计算机网络技术为档案管理工作人员提供了非常大的便利，与此同时也对档案管理工作人员的个人素质有着极大的要求。档案管理人员需要不断的提升自身素质，掌握相关的现代化设备与技术。并可以熟练的将其运用到档案管理工作中。使用计算机网络技术进行档案管理的所有相关操作，都需要工作人员熟练掌握并实际应用到工作中。

因此，首先，要对档案管理工作人员进行计算机网络技术培训，提高其计算机网络技术，确保档案管理人员能够熟练的利用计算机网络技术进行档案管理工作，以提高档案管理工作的工作效率。

其次，按照职责，对档案管理工作人员进行合理分工。借助计算机网络技术进行档案管理工作，势必会减少档案工作人员的工作压力，使部分部门工作人员闲置，浪费人力资源。因此，部门应当合理的对工作人员进行责任分配，提高档案管理工作员工的责任意识，进一步提高员工的档案管理意识和群众服务意识，充分的认识到档案管理工作的重要性，降低档案损坏现象和遗失现象，提高档案管理工作水平，保证档案管理工作的顺利进行。

4 结束语

信息时代计算机技术的广泛使用在提高社会生产效率与质量的同时，也促进了计算机技术不断发展。将计算机网络技术应用到档案管理工作中，尤其是失业人员档案管理工作中，可以有效的提高失业人员档案管理工作的效率，有利于人社局就业办的工作人员对失业人员档案进行管理，及时为失业员工处理相关待遇服务，并充分保障失业员工的合法权益提供重要的助力。

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