国企档案管理的重要性及有效措施探讨

谭婧

摘 要：国企档案管理是管理到企业综合管理水平的一项重要因素，这就需要企业管理层尽快转变档案管理理念，注重档案管理的现代化建设，在设施配置、人员队伍建设中给予更多支持，进一步提高档案资源的应用价值，尤其需要加大企业档案信息化建设步伐，使档案工作真正服务于企业管理。

关键词：国企档案管理；重要性；有效措施

1 国企档案管理的重要性分析

档案管理是文件管理的有效方法，合理的档案管理方式不仅能够减少档案搜索时间，而且还能有效降低档案管理人员的工作量。企业档案虽然是一种记录历史的材料，但是在企业的发展中，档案记录可以作为企业未来发展选择中的重点辅助内容。在改革的进程中，大型国有企业也逐渐朝着多元化、集团化的方向发展，集团公司和所属子公司之间形成了一种以资产为联系的新型纽带关系，在这种关系中，档案管理的行政作用被进一步弱化。企业档案信息资料的形成，同企业管理、生产、运营各个方面息息相关，是对企业发展变化过程的记录。现在，企业档案的组成除了传统的纸质档案以外，还有图片、录音、录像等多种形式。在企业发展中，行政管理档案材料可以为未来行政策划、管理决策提供依据，以提升行政管理工作的科学性和可操作性。在企业的经济发展中，会计档案和涉及企业经营发展的文书档案，都能够作为企业制定经济财物风险管理方案的基础，保证企业财务稳定；在企业文化建设中，档案材料是管理者提炼企业精神，凝聚企业思想，提升企业凝聚力和竞争力的重要途径；在企业遇到法律问题时，档案储存可以作为证据出现在法庭上，抵御法律风险。总之，通过做好企业档案管理，有利于企业更加良好、长远、稳定地发展。

2 国有企业档案管理工作存在问题及原因

2.1 管理组织不完善

新时期崭新的市场环境加速了国企改革步伐，国企管理模式较之以往也有了巨大变化，不少企业的档案部门相继被撤销，有些则被降级，甚至不少企业已经不再特设档案管理部门和专职管理人员，档案管理被分散不同部门兼任，这样的组织管理形式严重影响了国企档案管理能效，进而使档案管理处于无序状态。

2.2 档案管理人员专业素质有待提高

在国有企业常规管理中，档案管理并非一项硬性任务，而且管理质量与企业利润价值之间没有直接联系，这就造成档案管理岗位职能被忽视，工作成绩不被认可。而且档案管理部门已经成为国企内部的“闲职”，管理人员多由其他部门人员转岗而来，这些转岗人员没有档案管理经验，而且也没有接受岗前培训，甚至一些人员之前从未接触过档案管理。这样的人员素质和档案管理岗位结构往往造成管理能效低下、管理专业性不足、工作随意性较高等问题，难以真正发挥国企档案管理的应有作用。

2.3 管理与服务脱节

从当前国企档案管理情况来看，“僵档”、“死档”比例较高，这些档案文本束之高阁，难以为企業发展提供必要的服务。在档案记录形式上以文字为主，缺乏影像、图片、音频等多元化档案格式，导致企业档案内容过于单一。而且一些国企档案资源流失严重，在改革发展中一些部门资料不能及时入档保存，造成资料移交、转接过程中被遗失。还有些部门为了操作方便，自行保管部门档案，进而造成档案断代。陈旧的管理方式造成档案查找困难，档案服务意识不足，最终影响档案使用效果。

3 国企档案管理工作的完善对策

3.1 增强档案管理意识

较强的档案管理意识是提升国有企业档案管理质量的基础和前提，企业领导者要积极转变观念，摒弃传统的档案管理观念，深刻地认识到档案管理工作在企业生产、经营和发展中的重要性作用，加强对档案管理工作的认识。因为国有企业档案管理工作长期得不到重视，所以针对档案管理人员档案管理意识的培养也不可能是一朝一夕的，国有企业要不断加大档案管理知识的宣传力度，促使企业管理者和员工深入了解档案管理的作用，增强他们的档案管理意识，为国有企业档案管理工作的高效开展创造良好的条件。

3.2 健全档案管理制度

国有企业要积极健全档案管理制度，同时还要保证档案管理制度的可操作性与实用性，为创新档案管理工作方式和提升档案管理效果奠定基础。国有企业要大胆创新档案管理方式，积极借鉴发达国家和世界著名企业的档案管理模式，积极放开档案的使用权和管理权，逐步形成一种全新的档案监管制度。如建立健全“三位一体”的档案管理制度，这种档案管理制度的核心是将现有的管理流程、管理方法和收集档案资料的标准进行建设、整合、协调，统一配合，有效避免档案整理不完整和企业内各职能部门配合不默契的不良现象，促使国有企业档案管理平台建设的合理化和科学化，从而提升国企档案管理的综合水平。

3.3 全面提升档案管理人员的综合素质

高素质的档案管理人才是档案管理工作得以顺利开展的重要保障，国有企业要高度重视档案管理人员的选用，尽可能地选择一些细心、有耐心和具备档案管理专业知识的管理人员从事档案管理工作。其次，国有企业要定期对档案管理人员开展专业性知识培训活动，增强他们的档案管理意识和责任感，提升管理人员的专业技能水平，积极引导和鼓励档案管理人员学习与档案管理相关的文件，不断提升大家的工作能力。再次，档案管理人员自身也要加强档案管理知识的学习，遇到难以理解的问题要积极主动地向领导、同事和专家请教，不断拓宽自身的视野和提升自身的综合素质，为提高档案管理的质量奠定基础。最后，国有企业要加大高素质档案管理人才的引进力度，这样不仅能够壮大档案管理人才队伍，还为档案管理人员树立了优秀的榜样，在高素质档案管理人才的带领下，国有企业档案管理人员的整体素质势必会得到快速提升。

3.4 创新管理方法，增强档案管理的可靠性

国有企业要积极构建完善的信息征集和接收制度，努力转变传统的档案文件移交方式，充分利用信息化技术进行档案文件的移交，增强档案文件收集的全面性与及时性。其次，国有企业要不断创新档案管理方法，及时收集与企业生产、经营和发展密切相关的音频、录像和图片等信息，并将重要档案资料备份，避免意外情况发生对档案资料管理带来的不利影响。最后，国有企业要积极建立庞大、高效的档案管理信息系统，并加强防火墙等网络防护技术的应用，切实保障档案资料的安全性，从而实现档案信息资源的共享。

3.5 加大对档案管理工作的资金投入

档案管理硬件和软件设施的质量直接决定着档案管理的效果，国有企业要不断加大档案管理工作的资金投入，建设标准化和现代化的档案库房，及时更新档案保存柜，定期检查档案管理硬件设施的安全性，一旦出现潮湿、腐烂等不利于档案保存的情况，要及时采取有效措施给予解决，为档案管理工作创造良好的环境，切实保障纸质档案存放的安全性。此外，国有企业还要重视信息化技术在档案管理工作中的应用，积极购置先进的、安全性高的档案管理系统，提升档案管理的效率和质量。

4 结论

近年来，随着经济全球化进程的逐步加快，市场竞争环境也日益激烈，国有企业在追求经济效益和社会效益的同时，还要充分意识到档案管理对于企业生产、经营和发展过程中的积极作用，积极关注当前档案管理工作中存在的各种问题，并采取有效措施给予解决，不断完善档案管理制度和丰富档案管理方式方法，提升档案管理的效果和质量，充分发挥出档案资料在企业成长与发展过程中的借鉴性作用，增强企业发展战略制定的科学性与实效性，完善国有企业的管理制度，推动国有经济又好又快发展。

参考文献

[1]杨远琴.浅谈国有企业档案管理工作存在的问题及对策[J].办公室业务，2017（17）：90.

[2]顾君秋.试析新时期国企档案管理工作的创新[J].财经界（学术版），2016（22）：344+346.