浅谈事业单位档案管理制度与信息化建设

王静含

摘 要：随着我国经济结构的改变，事业单位档案管理工作越来越趋于向现代化的管理模式转变，事业单位的档案管理制度要适应现代档案管理的要求，及时更新完善，确保事业单位的档案管理信息化建设进入一个良性发展的轨道。

关键词：事业单位；档案管理制度；信息化建设

1 档案管理信息化的基本含义

档案管理信息化就是将传统的纸质版档案存入相关的事业单位的网络环境里，一方面可以方便快捷的查找档案，另一方面，也可以迎合我们国家的战略方针，与时俱进。而且，档案信息管理化分很多步骤才能够完成，首先，要将档案信息归档，也就是明确档案信息的分类、范围和细节内容，并且要清楚相关的档案负责人，其次，事业单位会有专业的人员对档案的信息内容进行交接，期间的安全问题需要得到保障，最后就是录入信息了，信息化的建设最重要的一步就是档案的录入，出不得半点差池。

2 事业单位档案管理信息化建设存在的问题

2.1 档案信息资源的开发不够合理

目前，我国很多事业单位都没有充分开发档案资源，导致档案信息资源的内容不够丰富，很多信息重复加工利用，造成档案资源的质量不高。截至目前，我国档案资源的开发水平还较低。信息化档案管理的发展，取得了很好的效果，但数据资源却没有被完全利用，开发率低。

2.2 当前事业单位档案管理信息化建设资金和技术人员不足

现在的社会是一个高速发展的社会，科技发达，信息流通快，在大数据时代的召唤下，搭建事业单位档案管理数字化信息平台是必然要求，而这一平台在我国已经开始使用和探索，但我国的档案信息量巨大，档案经过数字化处理形成电子信息储存在系统中的过程需要高等级的专业机器设备，这对于资金的要求同样是巨大的，同时，随着经济的发展，各类档案数量急剧增加，更不用说实现信息数字化的仅是一部分城市，现有的档案管理工作人员数量和技术水平并不能满足搭建数字化信息平台的要求，这也是实现事业单位档案管理数字信息化需要解决的重要问题。

2.3 事业单位档案管理工作信息化相对不高

档案管理信息化是近年呈现的档案管理新动态，其管理的理念与方式都与传统的档案管理模式有着根本的区别。当前，所有单位的档案管理都在从纸质化向电子化转化，为档案信息数字化平台准备基本的素材，档案信息变得更为准确，更加方便查询与调阅利用，全新的档案管理系统、办公系统、网络服务平台统一整合，大大提高了事业单位档案信息的利用效率。然而，也有许多事业单位仍然沿用传统的档案管理模式，没有真正跟上档案信息向电子化转变的节奏，导致事业单位工作进度与档案信息管理不同步，直接影响事业单位各项工作的顺利开展。

3 加强事业单位档案管理的基本措施

3.1 提高对事业单位档案管理工作重要性的认识

随着经济的快速发展，事业单位的档案利用率会越来越高，小到个人信息的确认，大到单位政策的调整都离不开档案信息的确定。尤其是事业单位档案管理实现信息化和数字化后，可以对事业单位的档案信息进行快速分析与调用，对单位的一些重大决策做出科学的决定形成影响。因此，在全社会形成一种重视档案管理的风气，对档案管理的每一个环节，都做到精细化科学化运作，事业单位的档案管理工作，才会有一个真正意义上实质跨越。而档案的信息化管理可以有效实现事业单位的档案信息资源共享，大大提高事业单位的档案管理利用效率。

3.2 完善事业单位的档案管理制度

国家的档案管理规定，是事业单位制定内部管理制度的基础。事业单位要随着社会经济的快速发展，及时调整单位内部管理制度，这样才能让事业单位档案管理工作跟上时代发展的节奏。在信息化管理的时代，事业单位档案管理制度要适应社会发展的要求，对不适应的管理制度要及时修改，对空缺的部分要及时补充，使档案管理更加有效规范，以充分发挥档案管理的作用。为此，应该强化以下两个方面的制度建设：一是加强事业单位档案管理制度建设，要安排专人负责，建设专门的标准化建设的档案室，添加专业的档案检索设备，对档案进行科学有效地管理。二是事业单位的档案资料要按标准归档管理，确保事业单位内部所有部门有保存和使用价值的档案资料全部健全档案，要制定统一借出调阅与交流手续，确保档案在交流过程中发挥出利用价值，又没有任何丢失。

3.3 使信息安全得到保障

在网络的环境下，信息窃取和信息泄露的后果都很严重，而且事业单位的信息都切实的与国家的基本方针政策相关，涉及到一些国家机密，这就要求我们去最大程度的保护相关的信息：1）我们可以请一些高素质的专业性的工作人员，通过编写一些防止别人盗取信息的安全软件，对事业单位的网络环境进行保护，使得信息不会被盗取；2）接触到信息的相关工作人员应当与事业单位签署相关的保密协议，按照规定办事，这样也能够有效的防止信息被泄露；3）就需要事业单位的大力支持，引进高端的信息技术人才，这样才能让信息的安全得以保障，使得国家的机密不得以泄露，不遭人窃取。

3.4 提高档案管理人员的整体素质

在信息时代，要想实现档案管理的信息化建设，需要工作人员掌握管理的技能及方法。因此，提高档案管理人员的业务水平非常重要，只有提高管理人员的综合水平，才能保证档案管理的综合能力。在实际管理工作中，可以通过改变档案管理的方式，提高工作人员的专业素养；也可以定期对档案管理人员进行培训，开展思想政治教育等，以此提高其综合素质。

3.5 建立良好的事业单位档案管理运行机制

事业单位档案管理部门要加强制度建设，完善登记、考核、评估等制度，定期对档案管理人员进行考核和评估，奖罚分明，对事业单位档案加以控制和积累，与此同时，事业单位档案管理部门可以对管理人员提出一些新的要求，引导他们进行思考和研究，在档案管理部门内部形成积极进取且富有创造性的学习氛围，从而充分调动管理人员的工作热情，提高工作效率，达到规范化管理的目标。

3.6 完善事业单位档案管理信息化平台建设

随着档案信息数字化处理的发展，档案工作呈现出了许多新特点，许许多多事业单位的档案管理工作，在实现传统档案管理向数字化档案管理转换的同时，开始建立档案管理的网络平台，对档案进行网络化管理，最大限度实现了档案信息的利用，事业单位档案信息的利用效率得到了普遍提高，但与档案管理的要求仍有差距，事业单位档案信息数据库平台的建设仍需加强。要强化事业单位的档案信息资源的服务意识，提高利用档案服务本单位与社会的水平。事业单位的档案管理人员要树立创新意识，提高服务质量，发挥好事业单位档案信息资源的作用，为事业单位的发展做出应有的贡献。

4 结论

总而言之，事业单位档案管理信息化建设是时代发展背景下的必然举措，档案管理信息化建设能够高效整合事业单位档案信息，提高档案管理效率，提高事业单位服务功能，因此要加大档案管理信息系統研发力度，加大相关人员的培训力度，促进事业单位的发展和进步。

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