住房公积金电子档案管理系统的构建

方芳

摘要：切实有效的运用电子档案管理系统，可以在最大程度上有效提升住房公积金档案管理的办公效率，使纸质档案保存的工作压力有效降低，从根本上真正意义上方便后续的档案查询工作。针对这样的情况，本文着重从两个方面来讨论住房公积金电子档案管理系统的构建，分别是对于住房公积金档案的分析和实施，希望为相关从业者提供有益的借鉴和启示。

关键词：住房公积金；电子档案；管理系统

0引言

针对住房公积金电子档案管理系统的建设来说，它能够从根本上切实有效的解决十分繁重的纸质化信息保存压力，有针对性的把相关的纸质档案科学合理的转化为电子档案，能够在最大程度上有效提升后续的档案查询效率。因此，可以说，住房公积金电子档案管理系统的构建是十分重要而且必要的。

1 构建住房公积金电子档案管理系统的重要意义

当前，住房公积金档案管理的工作压力十分巨大，受很多方面的因素影响，特别是档案室的内部环境和空间、时间等一系列相关因素的限制，档案室内部的湿度、光照等自然条件的影响，也会在很大程度上使纸质档案极其容易变质或者发黄，这样对于用户的查阅就变得十分不利。所保留的纸质档案，其数量日益增长，规模异常庞大，十分不方便用户的档案查阅，使相关信息资料的调取工作受到严重阻碍，特别是用户如果在外地，相关的查阅和调取工作就变得更加复杂。针对这种情况，相关的公积金档案管理中心都在尽最大努力投入巨量的人力、物力和精力，来有效建设电子档案管理系统，这样能够在很大程度上有效化解纸质档案数量的膨胀和剧增，让库房档案调阅更加便利和快捷。

2 住房公积金电子档案管理系统的资源建设和运行模式

从根本上确保住房公积金电子档案管理系统能够切实有效的实施，这是一项十分庞杂的系统性工程，涉及很多方面的因素，对它的投资特别巨大，影响范围也十分广泛，综合性特别强，这项工程还需要进行很多资源的配置，例如，计算机设备的安装，其中包括软件与硬件设备，还有数字化设备，例如扫描仪和高拍仪等等。

在电子档案管理系统方面，要着重完善好相关的硬件基础建设，对于无纸化的办公水平要从根本上有效提升，对于纸质档案的扫描要追求质量的不断提升和准确无误，同时要进行一个相对应的必要的归集、归档和审查工作，要在最大程度上有效确保拷贝的存储介质无病毒、无损伤和无污染检查，以根本上保证进入电子档案管理系统之后的影像资料，具有最大程度的可读性和完整性。与此同时，针对软件功能方面，也要进一步加以有效完善，切实有效的提升软件的研发能力和实用能力，从根本上着重强化与相关的业务系统的优化配置，改进信息系统的可操作性，强化电子档案服务器的存储保护和数据图像的及时备份，更合理的建设和保护好档案数据库。

以此为基础，在最大程度上有效确保网络的安全性和严密性，切实有效的提升防火墙的安全等级，在根本上有效规避黑客的网络袭击和木马病毒的破坏，同时要对于权限的设置进一步有效明确，更加严格的划分管理等级，有效避免低端的用户直接访问相应的影像资料库，这样能够从根本上有效保证电子档案的安全性和绝密性。针对电子档案管理系统的运行模式而言，要根据具体的情况，切实有效的选用B/S 模式，把管理员的权限进一步有效划分，并把用户逐一分类，有针对性的具体细化分为档案扫描操作员、档案补扫操作员、档案归档操作员等一系列相关内容，然后有针对性的结合差异很大的应用需求，在不同的模块下设置出与之相对应的权限，这样能够在最大程度上有效确保材料审核的精准性，与此同时，也可以在最大程度上利于档案管理。值得一提的是，切实有效的选用 B/S 模式，能够突破时间和空间的限制，在任何地点和任何时间，只要能够切实有效的进入到局域网中，就可以展开随时随地的电子档案资料查询工作，这样能够有效减少程序维护的成本，最大程度上为用户提供更安全可靠而又效率很高的服务。

3 住房公积金电子档案管理系统的功能应用分析

从根本上来讲，住房公积金电子档案管理系统大体上可以分为以下几个模块 ：电子档案的编辑扫描模块、电子档案的审核归档模块、电子档案的统计分析模块、系统管理模块等。

电子档案编辑扫描模块：该模块的主要功能是在最大程度上有效转换纸质原始资料，切实有效的借助业务系统中的“档案扫描”按钮扫描上传到管理中心的电子档案服务器的预定目录中进行存储，当扫描完成之后时，可以展开电子资料查询，并且根据具体的情况进行漏扫资料的补充录入。电子档案审核归档模块 ：这个模块的功能主要是有针对性的对于提交的材料展开相对应的审核和归档，通常情况下是由中心档案管理人员来主要负责的。这个模块又可以具体划分为两个类别，分别是业务档案归档和非业务档案归档。电子档案统计分析模块 ：这个模块的主要作用是为了在最大程度上有效确保达成对电子档案管理的统计分析，然后可以针对性的统计分析，打印出相应的表格，其中所涉及的主要内容有信息的变更、档案的销毁、借阅、归档等，并可以有针对性的對于特定的选型展开多项式的报表显示，这样能够在最大程度上切实有效的方便档案分析人员展开具体的量化统计分析。

4结语

综上所述，针对住房公积金电子档案管理系统的构建，从技术层面来看，需要从根本上切实有效的确保网络安全和存储介质。针对网络安全控制，要尽最大努力充分利用风险的控制系统和杀毒软件的有效使用，有效规避黑客的侵入，使信息档案资料造成损失和损毁，特别是在最大程度上有效预防带有病毒的存储介质对内部系统的破坏。针对存储介质而言，要进行定期的检查，对于相关的数据做好备份和恢复。从根本上切实有效的做好住房公积金电子档案管理系统的构建，可以在最大程度上有效降低纸质办公的压力，使纸质材料保存的难题有效解决，促进工作效率极大提升，方便档案实时调阅。

参考文献：

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