财务档案管理及人才队伍建设研究

于丽萍 鲁艳丽

摘 要：本文论述了财务档案管理的重要作用，揭示了当前财务档案管理和人才队伍建设中存在的问题，研究提出了一些对策和措施。

关键词：财务档案；管理；人才；问题与对策

中图分类号：G726 文献标识码：A

财务档案是各级财务部门在工作中直接形成的具有保存价值的原始记录，是反映和记录单位经济活动情况的历史证据，它具有史料作用、依据作用、查证作用。管理好部队财务档案，对保守秘密，总结经验，防止违法违纪，指导财务工作具有重要的意义。近几年，各级体制机制改革迈出了历史性步伐，各方面建设也最得了巨大成绩。单位管理工作必须要与之相适应，财务档案管理作为管理工作的组成部分，必须要有新作为，绝不能成为一块短板。

一、当前财务档案管理存在问题

近年来，各级财务档案管理的正规化水平有了长足提高，普遍设置了财务档案室，安装了防盗和消防系统，使用了档案管理系统软件，指定有专人（兼职）管理，制定了完善的档案管理规章，能够严格落实归档、借阅、移交、销毁等有关要求。但是，各单位之间、各层级之间仍然不同程度存在发展不够平衡的问题。主要表现：

（一）档案归集整理不及时

在一项专项任务完成或一个会计年度结束后，有的没有及时收集、整理、装订应归档的财务资料，财务档案资料分散存放在个人手中，甚至有的财务人员工作调动，岗位轮换时，忽视了手中财务档案资料的移交，有些资料被随意销毁或被个人带走，以致查阅使用历史资料时无处可找，给工作造成被动。

（二）档案立卷归档不统一

目前，各级对档案立卷内容不明确、范围标准不统一，有些资料该归档的没归档，不该归档的却纳入了档案管理。有的单位只将会计档案作为财务档案进行管理，对预算、工薪、保险、工程等其他财务专业的档案资料，以及反映财务领导变更、财务人员轮岗、档案移交销毁清单等资料，没有作为档案进行管理。档案归档也没有统一的标准，在分类形式、装订格式、保存样式上都不统一，以致档案存放杂乱无章。

（三）档案移交工作不严格

有的单位在年终档案归档或财务人员离开工作岗位时，档案移交随意，无交接手续，无移交清册，造成日后产生问题时，责任无据可查。在单位撤销、合并、分立，办理交接时，重经费资金，轻档案资料。有的被撤销单位，档案资料接收滞后，有的仍存放在被撤销单位，加上办公地点重新规划搬迁，原档案管理人员工作变动，造成有些财务档案无人问津。

（四）档案销毁工作不规范

由于现行档案鉴定销毁规章制度不易操作，再加上工作人员对档案销毁制度不熟悉，致使不知道档案应该何时该销，由谁来销。也有的单位担心有些债权债务、基建项目等完成或未完成事宜有反复，怕担责任，怕麻烦，宁可过期保存也不敢销毁，造成财务档案保管期过长，无人来销，无人敢销，过期保存档案越来越多，以致于该归档的档案无处存放。

（五）档案管理设备设施不完善

一些基层单位档案管理存放场所简陋，数字化程度低，缺乏规范管理。“四防”设备设施不达标。个别单位没按财务档案管理和保密要求，设置专门档案室，也没有安装档案架，甚至将财务档案装在纸箱子里随意堆放在某些仓库里，或与其他物品混用一个库房。

（六）档案管理人才队伍较弱

由于受编制员额等因素限制，各级财务部门都是人少事多，绝大多数单位的财务档案管理工作都采取财务人员兼职的办法来解决。因此，不同程度存在思想上不重视、业务上不懂不会、工作上不得力等现象。

二、加强财务档案管理的对策措施

（一）要高度重视制度的约束作用

要想做好管理工作必须要有法可依、有章可循。目前，财务档案管理规定不够全面，现有财务档案管理要求都分散在各专业的管理法规文件之中，而且表述内容简略，系统性、强制性和操作性不强。要想彻底解决当前财务档案管理中存在的问题，必须从建章立制入手。第一，明确财务档案管理密级划分标准。要根据单位级别和档案内容科学确定密级。例如：财务档案中工薪、住房、保险工作档案涉及人员实力信息，作为一个密级等级；财务档案中各类报表有经费的投向投量信息，作为一个密级等级；大项工程、科研项目预决算，作为一个密级等级；还有大量的经费文件资料可以根据情况定密级，也可以不定密级。在现行的档案管理制度中，财务档案资料按哪个密级等级保存，没有一个科学的划分标准，这是造成对财务档案管理不重视，管理不严格、不正规的一个重要原因。第二，出台财务档案管理办法。借鉴各行业档案管理工作中的成功经验，健全完善能够满足信息化条件下财务档案管理的制度、标准和措施，尽快出台财务档案管理办法，对财务档案管理职责权限、管理方式、内容界定、移交销毁、档案信息化管理、检查制度做出明确规范。第三，出台财务档案管理考评细则。根据财务档案管理办法，对财务档案的形成归档、内容界定、移交程序、销毁鉴定、保管方式、设备设施等方面做出具體的、易操作的评价标准，使财务档案管理有法可依，彻底改变目前财务档案日常管理工作缺乏制度约束的问题。

（二）要切实加大档案管理力度

做好档案管理工作必须坚持高标准严要求。第一，切实加强档案资料的收集整理、立卷、归档、借阅、销毁等管理工作。各级财务部门在年度终了和重大专项工作结束后，要把财务资料的收集整理作为一项重要任务，有布置，有督促，有成果。要严格落实档案资料的鉴定、归档、保管等规定，杜绝任何单位和个人擅自把档案资料据为己有。要严格履行档案借阅、销毁审批手续，杜绝擅自借阅和销毁处理档案。第二，切实重视设备设施的配置和管理。要设立专用财务档案室，杜绝办公室用房与档案室混用，杜绝因无专用档案室造成档案资料分散在个人手里存放。随着纸质档案的数字化处理，各种介质的档案资料增多，档案室不仅配齐传统的“防火、防潮、防盗、防虫”设备，还要配齐适应新技术的“防尘、防光、防霉”设备，并且要加强条件维护，确保各类设备的使用性能。还要给予必要的经费保障，确保软、硬件始终保持一个较高水平。第三，切实加强档案管理工作的督促检查。各级财务部门要将下级财务档案管理作为财务检查考评的重要内容，坚持以查促管，以考促管，及时发现和纠正存在问题，推动财务档案管理正规化水平不断提高。

（三）要大力加强人才队伍建设

加强和改进财务档案管理工作，关键是档案管理人才队伍要有强烈的责任感和胜任本职的能力。为此，第一，切实把好档案管理人员的入口关。要切实把有档案管理知识、懂得信息化技能，以及政治过硬、忠于职守、爱档敬业、任劳任怨的人才安排到档案管理岗位上来。

第二，加强档案管理人员的技能培训。目前，多数档案管理人员是由财务人员兼职，档案管理的相关知识懂得不多，再加上档案兼管人员变动频繁，要想管好财务档案，就要定期组织档案管理人员对档案管理、财经知识、保密规定、信息技术等多方面知识的学习培训，提高档案管理的实际能力。作为上级财务机关，对所属财务档案管理人员的培训，要切实负起主体责任，建立合理的培训机制，精心设计培训内容，定期组织本单位或本系统财务档案管理人员培训。要鼓励和支持相关人员参加社会上的档案管理人才培训班，开阔视野，学习经验，提高本领。

第三，着力提高档案管理人员的创新能力。近几年，财务法规、标准变化越来频繁，各项经费标准年年有调整，各种报表内容每年都有更新，而且标准越来越细，项目越来越多，当前传统档案管理手段和方法已不能满足当前财务管理工作的需求。档案管理必须与时俱进，提升管理层次，向信息化程度中要效益。

档案管理人员要切实增强创新意识，提高创新能力。首先，要创造性地加强财务档案数据库建设。利用技术手段将传统的纸质财务档案转化成数字化档案，并分门别类建立数据库，使传统的档案室变成财务档案的数据采集中心。其次，要创造性地加强财务档案信息化网络平台建设。可以使财务人员及时将电子财务档案导入数据库，也可使档案使用部门实现联机查询、远程检索等功能操作，从而实现财务档案管理由单机管理向网络管理的跨越。再次，还要积极开发财务档案信息分析系统。为各级领导、决策部门、财务人员决策提供数据支撑，切实把档案室变成财务档案信息控制中心。