提高办公室文秘工作质量和水平的有效策略分析

文/裴杰



提高办公室文秘工作质量和水平的有效策略分析

文/裴杰

福建省宁德市蕉城区三都澳经济开发区管委会

转眼间一年时间已然过去，回首过去一年的工作，在企业领导的关怀和领导之下，企业内部管理工作取得了巨大的工作成绩。作为办公室文秘工作的我，更深刻感觉到文秘工作的工作质量和水平，对于企业内部管理工作水平的巨大影响作用。文秘工作不仅需要具备处理各种繁冗事物的处理能力，还需要具备良好的沟通能力和协调能力，只有将自身具备的综合技能进行全面展现，才能够通过自身工作的有序开展，为企业内部综合工作水平的提升奠定基础。通过自身对于既往工作经验的总结，认识到提高办公室文秘工作质量和水平的重要意义，并分析提升其工作质量和工作水平的有效策略。

1 提高办公室文秘工作质量和水平的重要性

在企业管理工作中，办公室是开展企业管理工作行为、各部门开展行政工作的主要场所，同时也承担者企业生产运营环节的各项处理行政工作，工作内容繁杂、工作量也相对较大。文秘岗位工作人员需要及时将自身的工作情况向主管领导进行传达，汇报各项工作的进展，有需要将上级主管领导的管理决策、工作任务向下级工作人员进行传达，重视细节工作问题的落实。办公是工作不仅需要处理各部门工作内容之间的协调关系，也需要实现对于不同工作人员之间的沟通和协调，为企业的对外运营活动奠定工作基础。文秘岗位工作人员的工作质量和工作水平对于促进企业内部管理工作的开展具有重要意义，因而企业需要重视文秘工作岗位，重视提升相关工作人员的工作质量和水平，以促进企业内部管理工作水平的提高，有助于促进企业的持续发展。

2 办公室文秘工作的基本工作原则

文秘工作岗位是企业内部岗位中的关键控制环节，文秘工作人员开展相关工作也需要严格遵循岗位的基本工作原则。办公室文秘工作的基本工作原则包括以下方面：其一，严格执行上级主管部门的命令、保证企业上下级之间的良好沟通关系，企业管理工作行为的开展需要其管理决策以及命令的下达为基础，文秘工作的首要工作职责便是对领导的命令进行传达，保证企业内部上下级之间有效的信息沟通，协调上下层之间的组织凌达关系，促进企业运营活动的有序开展；其二，努力提升自身的岗位工作能力和职业素质，结合企业实际的生产运行活动，对于岗位工作内容进行合理安排，能够体现出文秘工作岗位所需要的职业素质，促进自身办公质量和工作效率的提升；其三，恪守职业道德和岗位规范，文秘工作能够直接接触到企业管理层，对于企业的未来发展规划以及重大经济行为等工作内容都能够有所了解，而这些内容都直接关乎企业经济利益的实现以及未来发展，文秘便需要恪守职业道德和岗位规范，约束自身的言行，能够将企业利益置于首位，面对繁杂的工作内容，也能够秉持认真严谨、耐心负责的工作态度，根据企业的相关规范和岗位工作制度开展岗位工作。

3 办公室文秘需要提升的专业素养

3.1严格遵守企业的管理工作制度

身为企业办公室的一名文秘工作人员，所需要具备的最基本职业道德便是能够严格按照企业管理工作制度行事。由于文秘岗位的工作内容相对较多，因而需要工作人员能够尽量早到办公室开展工作，避免出现迟到、早退等现象的发生。文秘工作能够提前到岗，能够结合工作内容进行系统性的工作规划，对工作时间、工作内容进行全面掌控，同时也可以以自己良好的工作准备为基础，为领导营造良好的办公环境，对领导的工作进行合理的安排，避免由于时间急促而导致工作失误的现象发生，影响办公室的工作效率和工作质量。文秘对工作内容和工作时间进行科学合理的安排，能够为自身全天的工作状态奠定良好的基础。

3.2具有大局利益为重的价值观念

作为一名办公室文秘工作人员，难免会在工作环节中遇到诸多工作压力和阻力，当自身在工作中感觉受到委屈时，文秘工作人员需要敢于接受考验、面对挫折，将大局利益作为自身工作的工作理念，凡是以企业利益为出发点，能够个人对于工作的不满和委屈都置之度外，踏踏实实的投入到本职工作中，在工作中寻找自身的个人价值体现，体现自己劳动付出所收获的丰厚工作成果。

3.3提升自身的办事效能

工作效能是衡量自身文秘工作价值和工作能力的重要标准，如果文秘工作人员每天进行大量的办公室工作，但是却忽视工作质量，那只能够将其工作视作为无意义的工作，工作效能直观反应工作质量。文秘工作人员提升自身工作效能的方式体现在以下方面：其一，时刻保持自身饱满的工作热情、提升岗位工作积极性，文秘工作工作内容较为枯燥，因而需要岗位工作人员能够具备极高的工作热情，提升自身岗位工作的主观能动性，通过思维意识带动行为意识的发展，促进其工作效能的提升，如文秘工作人员为上级领导撰写发言稿的工作任务，文秘工作人员具备良好的文字功底，但也需要其能够将积极的工作态度应用于工作中，将自身的思维充分调动起来，以提升自身的发言稿写作质量，而如果工作人员在还未开始写作便已经存在厌烦情绪和心理，则会严重影响其撰稿质量；其二，文秘工作人员需要对自身的专业技能进行持续更新，文秘工作人员需要在岗位工作中解决各种问题，因而文秘工作的自身专业技能也需要持续满足其工作的发展要求，积极进行自身专业技能的更新，及时了解企业经营发展的外部政策环境变化，适应文秘工作方式的转变，应用各种互联网工具和软件辅助自身工作的开展，以实现自身解决问题能力的提高。

3.4重视自身的办事效率

文秘工作人员在岗位工作中还需要重视提升自身的办事效率，能够更好的为领导者分担工作压力。其一，文秘工作人员要积极与上级主管领导进行信息沟通，文秘工作的重要工作任务使帮助主管领导下达工作任务，文秘工作人员需要针对工作任务的内容向领导进行确认，询问其落实相关任务的意见，在任务的传达过程中可以结合任务的执行发表参考性意见，但仅限于参考，对于自身岗位职责范畴内的事情严格落实，通过良好的沟通避免工作中出现失误；其二，有计划的开展相关工作，文秘工作任务量巨大，其中不乏工作内容具有时效性要求，因而文秘工作需要对自身的工作内容进行合理编制，制订较为全面的工作计划，避免工作中出现疏漏或者重复性工作的发生；其三，文秘工作人员需要具有一定的前瞻意识，结合自身的工作经验，能够对可能产生的工作任务量进行预估，有计划、有步骤的进行组织安排，通过工作时间和工作内容的组织优化，提升办事效率。

4 提升办公室文秘工作质量和水平的有效策略

4.1建立完善的奖惩工作制度

企业为实现理想的内部管理工作效率，需要结合文秘工作的特殊性，以及其他岗位工作内容的复杂性，建立切实可行且行之有效的奖惩工作制度，通过赏罚分明的工作制度的落实，提升办公室文秘工作人员的积极性。特别对于文秘工作岗位而言，通过奖惩工作制度的落实，能够调动和提高其岗位竞争工作意识，可以与自身的既往工作业绩竞争，也可以与其他同岗位工作人员进行竞争，竞争意识的确立能够有效调动文秘工作的主动性。奖惩工作制度的落实还能够发挥一定的警示作用，在惩罚机制中，使文秘工作人员能够积极反思自身在工作中存在的不足之处，并积极进行自我完善。奖惩工作制度的制订需要保证其科学性和合理性，进而保证奖励以及惩罚等工作决策的制订能够发挥其应用价值。

4.2提升文秘工作人员的创新意识

不断的创新是促进工作获得持续发展的源动力，文秘工作人员也需要重视自身在工作理念、工作内容以及工作形式上的创新，只有持续性的创新和革新才能够将落后的工作模式和工作方法淘汰，基于滞后工作方法中体现的弊端，积极寻求工作方法的完善策略，以促进工作效率和工作质量的提升。

4.3组织文秘工作人员进行职业技能培训

企业需要定期组织文秘工作人员参加业务培训，使其综合职业技能能够得到提高。文秘工作对于其工作技能具有较高的要求，通过业务培训能够使其对企业生产经营管理工作中需要重视的经济、文化、政治等内容有所了解，提升自身的解决问题能力和办事效率，通过专业理论知识的发展带动行为能力的提升，为文秘工作质量的提升提供保证。

4.4进行合理的人力资源配置

企业的人力资源管理工作也是企业管理工作的重点，合理的人力资源配置更是提升企业文秘工作效率的基本保证。企业需要结合自身工作量进行合理的文秘人数配置，使文秘工作人员能够在本职岗位中有条不紊的开展岗位工作，人员配置较小，导致文秘的工作量过大、工作任务过于集中，很容易导致其在工作中出现疏漏、错误等不良问题，而过多的人员配置则又容易导致文秘工作人员在岗位工作中出现懈怠心理，影响其工作效率和质量，因而合理的人力资源配置使提升文秘工作质量的保证。

办公室文秘工作肩负繁冗的工作任务和巨大的工作压力，文秘工作人员要提升对自身的职业素养要求，通过个人能力的提高提升文秘岗位工作的适应能力。同时企业也需要结合文秘工作的实际岗位工作情况，建立完善的奖惩制度、提升文秘工作人员的创新意识、重视对文秘工作人员进行业务培训、进行合理的人资源配置，以促进办公室文秘工作水平的提高。

[1]裴杰（1966—），男，福建省宁德市人。大专，现有职称：技师。