信息技术在学校档案管理中应用研究

文/张养民

信息技术在学校档案管理中应用研究

文/张养民

邹城市学生资助管理中心

学校档案是对学校教务教学活动、党政部门管理与运行、各专业科研成果等各个方面活动的真实记录，更是对学校发展历史的忠实再现。在当前信息化技术快速发展的背景下，学校档案管理工作逐步趋于数字化和智能化，管理质量及工作效率不断提高，学校档案的记载更为完整和便捷，对于学校立足自身，实现可持续发展具有极为重要的意义。

信息技术；学校档案管理；应用

随着信息技术和科学技术的不断应用，各行各业都大量应用了信息技术，经济效益和工作效率得到了很大提升。目前，信息技术不仅应用到了我国商业发展区域当中，还应用到了我国学校档案管理当中，在应用计算机设备之后，档案信息繁琐性问题得到了有效解决，减少了工作流程，节省了人力和物资，更重要的一点是，这一应用从根本上提升了档案资料保管效率。因此，进行学校档案管理现状和信息技术应用情况研究，对于学校的发展是十分有利的，也是十分必要的。

1 学校档案管理中应用信息技术的意义

作为人才培养的重要一环，学校档案既包括了学生档案，也包括教师档案和学校各种教育、管理活动档案。就当前学校档案管理工作来看，大都依然在采用传统的档案管理方式，档案保密性差，档案材料容易丢失，档案调用时也需要花费较长时间，不利于学校的进一步发展。而信息技术的出现有效克服了传统档案管理模式的弊端，在学校档案管理中应用信息技术，具有着重大意义。首先，可以节省人力资源，传统学校档案管理需要花费较大的人力去完成，而在信息技术的依托下，学校档案管理所有工作都可以由一个人完成，大大减少人力资源的浪费，从长期来看，也有效降低了学校档案管理成本；其次，可以提高档案管理工作效率。传统档案管理模式大多是人工完成，效率比较低，而以信息技术为依托的学校档案管理系统具有储存量大、处理迅速、查阅便利等优点，同时可以利用各类处理软件，利用表格、图形等方式将档案分门别类管理，后期查询、更新、修改等都十分便捷，在方便管理人员的同时，也方便学校随时调用档案。另外，信息技术的应用也大大提高了学校档案的安全性。通过信息技术，学校档案管理人员可以对学校重要档案信息进行加密处理，并进行备份，从而大大提高档案安全性。

2 当前学校档案管理存在弊端

2.1 档案查找效率低

据调查，目前学校档案大多是纸质版形式，随着时间的累积，档案会越积越多，在这种形式下，如果需要提取某份具体档案的难度会很大，需要工作人员消耗大量时间查找。

2.2 档案管理意识淡薄

目前，大多数学校都只关注教学成绩，很大程度上忽视了教学事务管理的重要性。要知道，学校档案处管理着全校师生的全部信息资料，也是对学校发展历史的记录，对于学校发展具有重要影响，必须引起充分重视。

2.3 工作人员素质普遍较低

目前，很多学校的档案管理工作人员只是通过简单招聘方式引入到学校的，并没有经过严格考察和选拔，因此相关人员存在专业素质和道德素养不高等问题。而且，很多工作人员并没有树立正确的职业道德观，而职业道德是促使工作人员爱岗敬业的重要保证，尤其学校档案管理是一门重要工作，需要工作人员严守职业操守，保证信息资源不外泄、不流失。

3 学校档案管理中信息技术应用策略

3.1 树立正确电子档案管理理念

就当前而言，学校应积极树立正确的档案管理理念，管理层要认识到实现电子档案管理的重要性，加大对此项工作进展情况的关注力度，加强对相关人员档案管理重要性的宣传力度，采取会议等方式落实档案管理精神，明确电子档案管理工作的侧重点，探究合适的电子档案管理模式和方法。同时，学校还应对自身电子档案管理提出一定要求，督促档案管理人员积极开展工作调动其工作积极性，确保电子档案管理工作顺利开展。

3.2 规范档案信息收录与整理

在信息化档案管理模式下，学校档案管理工作表现出了整体性以及可持续性的特点，从传统的纸质档案管理转变为自动化信息技术管理具有重要意义。具体而言，首先，管理人员可整理重要纸质档案并保存归档，然后通过网络拟定、审查以及核对传阅档案资料，最终予以归档处理。通过一系列操作，档案信息收录也会更加趋于完整；其次，应建立校园信息数据网络并加以完善，通过校内网络将标准化档案信息上传至管理收录部门，从根本上提高档案收录与整理工作质量以及工作效率；第三，要进行办公智能化建设，在应用信息技术之后，档案管理工作和计算机以及网络的关系更加密切，只有实现办公智能化建设，才能完善立卷方法，提升档案管理准确高效性，才能提升遗漏数据补充效率，避免文件变质问题出现，利于后期数据检索和查询；第四，要提升档案管理人员的综合素质。虽然在应用信息技术进行档案管理后，管理人员的专业水平都得到了提升，但必须定期对档案管理人员进行培训教育，不断拓展档案管理人员的专业知识面，增强档案管理人员的责任感，提升其业务能力。

3.3 加大对电子档案管理监督力度

首先，学校应安排相关人员定期或不定期检查档案管理工作人员业务进展情况，监督相关档案信息是否及时进行录入、分类和归档，并将其业务进行情况与绩效相挂钩，提高工作人员的主观能动性，确保学校电子档案的准确性、真实性、安全性和共享性，使电子档案的价值得以充分发挥；其次，学校还应针对电子档案管理工作制定相应奖惩措施，对于工作完成出色的人员要给予其一定的精神和物质奖励，树立典型，对于工作拖拉人员要予以严惩，从根本上杜绝工作态度不认真情况的发生，切实提升电子档案管理效率。

4 结语

从社会的整体进步到一个学校的全面发展，信息技术的应用都具有极为重要的意义。学校管理层应从思想上重视档案管理信息化建设工作，对档案信息管理工作的固有内涵拥有良好把握，并对现代化技术加以充分利用，推动传统档案管理模式逐步过渡到信息自动化管理，确保档案的时效价值得到充分发挥，从而创造出更多的社会与经济效益。

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