关于新建本科院校二级学院办公室规范化管理的几点思考

顾 珺 刘 艳

（徐州工程学院化学化工学院，江苏 徐州 221000）

适应地方经济建设及社会发展需要，我国通过合并、升格、新建等方式建立了一批服务地方和行业发展的本科院校。据2017年教育部高等教育教学评估中心发布的《中国本科教育质量报告》显示：20世纪以来，新建本科院校678所，占全国普通本科高校1219所的55.6%，新建本科院校已实实在在地占据了我国高等教育的“半壁江山”。

新建本科院校管理体制大多采用校院分开的二级管理模式。二级学院办公室一般都是综合办公室，其工作不仅要做好行政工作，还要协助学院党委完成党务工作，校级职能部门的对口工作绝大多数也是由综合办公室牵头完成，因此如何做好二级学院综合办公室工作，更好地服务师生、服务教学就显得尤为重要。本文根据作者在担任综合办公室主任中遇到的问题，就二级学院办公室规范化管理提出一些意见建议。

一、二级学院办公室主要工作及特性

1、二级学院办公室主要工作是围绕学院中心工作开展的，不仅要协助学院党委和行政对学院内部各部门行使管理职能，还要与学校各职能部门联系，承办相应对接工作。对内直接服务学院师生，对外承担沟通联络任务，具有上传下达，下情上报的职能，是二级学院的窗口部门，其最大的工作特点是具有很强的服务性。

2、二级学院办公室作为学院的职能部门，其具体工作是通过计划、组织、落实、检查、总结等手段把学院党委、行政的工作思路付诸实施，同时要协助教务部门、教研室、实验室、学生工作部门、党团组织完成相关工作。因此其工作特性是具有很强的辅助性。

3、二级学院办公室工作特性和服务对象的广泛性使其成为学院和校内外各部门及个人、团体信息交流、工作沟通的服务站，需要与各级机关、各类人员接触，需要发挥协调作用，成为各项工作顺利完成的润滑剂，因此其工作内容具有很强的协调性。

二、二级学院办公室工作中存在的主要问题

（一）工作任务繁杂，突发情况多，工作压力大

新建本科院校二级学院办公室普遍建立时间短，随着学校事业的发展，各项要求越来越规范、细致，加之办学规模逐渐扩大，服务对象不断增多，在校、院二级管理的方式下，很多工作均需办公室牵头完成，对外大到年度各类计划、总结的制定、落实，校职能部门各类报表、材料的上报、归档，对内小到办公用品的采购、发放，一支笔一张纸的使用均须办公室予以落实；行政工作大到学院各类会议的组织、记录、落实，各类公文的签收、整理、归档，学院文件的草拟、印发、上报等均需办公室完成，小到桌椅板凳的维修、日光灯管的更换也由办公室牵头完成或者协调解决。随着学校OA办公系统的不断完善，每个教工都可按自己校园网用户账号在后勤网站进行维修报修，可大部分老师还是习惯找办公室协调，办公室工作人员往往一人要同时接受多个部门的工作安排，电脑上很多时候是WORD和EXCEL同开，短信通和QQ群齐闪，任务繁杂，疲于奔命。

（二）管理机制不健全，规章制度不完善，工作无章法

由于建立时间短，很多二级学院办公室缺乏适应本学院特点的管理制度，规章制度不完善，工作往往凭经验，或依据校级办公室的规章制度作为办事准则，导致有些工作无法照搬经验或方法，影响工作效率，甚至带来安全隐患。比如学院在印章管理使用中，涉及学生的许多表格需要用印，有时某项工作一次性就需在数百份材料上用印，印章管理存在审批手续不严格、不规范的问题，具有一定的安全隐患。

（三）办公室工作人员水平参差不齐，效率低下

办公室工作具有多样化、多向性、复杂性的特点，需要工作人员具备较强的洞察能力、扎实的文字能力、敏锐的分析能力、良好的协调能力、灵活的应变能力、丰富的礼仪知识等多方面、多学科的知识能力方可胜任。由于受工作性质影响，新建本科院校二级学院往往由原先的系、部升格而来，专门从事行政管理的人员较少，办公室工作人员很多是由教师转岗而来，虽然专业素质较高，但对于办公室工作还是陌生的，难以适应岗位要求。就专业培训而言，二级学院交流学习基本都集中在教师系列，而对于办公室学习交流的机会可谓屈指可数，即使有学习机会，可往往由于办公室工作性质而无法离开工作岗位，导致办公室工作人员通过学习交流来提高自身素质的机会少之又少。

随着人事制度改革的不断推进，以徐州工程学院为例，只招收具有博士学位以上的毕业生作为教师，学习行政管理的硕士毕业生大多选择报考公务员岗位，报考学院行政岗位或辅导员岗位的大多数是教育学背景的人员，此类人员大多无法直接适应办公室工作需要，需经过较长时间的岗位培训才能具备岗位所需的综合知识技能和业务能力。

（四）考评机制不完善，激励机制不健全，工作积极性差

二级学院考评多采用年终考核的方式，评比中可以量化的一些标准多是针对教师岗制定，例如对教师岗位科研工作有一定的要求，拿同类标准考量办公室工作人员，就有失公允。办公室工作人员从事的大量辅助性、协调性工作无法在考评中得到体现和认可，在办公室人员职务和职称晋升方面，也存在途径单一，晋升困难的的问题，这些问题的存在都严重挫伤了办公室工作人员工作热情和工作积极性。

三、新建本科院校二级学院办公室规范化管理的几点建议

（一）完善规章制度是做好办公室规范化管理的根本保证

没有规矩，不成方圆。规章制度是高校行政管理的重要依据，建立完善的规章制度和工作规范是办公室工作制度化、规范化的保证。针对办公室工作中出现的诸多问题，学院领导要立足学院发展顶层设计，结合学院办学理念、办学定位、发展方向制定适宜本学院特点的规范化的规章制度，根据学院工作实际制定合乎规范、切实可行、方便师生的工作流程，让办公室工作有章可循，高效有序。

（二）提高办公室工作人员服务意识是做好办公室工作的思想基础

办公室工作人员要深刻认识岗位工作的重要性，增强服务意识、奉献意识、团队意识，提高责任心。真正认识到办公室工作的重要性，充分调动主观能动性，自觉提升服务质量，面对繁琐复杂的工作实际，不烦不燥，团结协作，相互间分工不分家，工作上补台不拆台，积极主动地完成各项任务，使学院办公室工作高效有序不断推进。

（三）建立科学的考评方法和晋升机制是激发办公室工作人员工作热情的催化剂

二级学院应结合办公室等行政机构工作实际，确定适宜的考评方法和考评模式，注重日常考核和综合考核，结合学院整体工作科学合理的绩效考评体系，正确、客观地评价办公室工作人员的工作实绩。完善办公室工作人员职务、职称的晋升机制，做到赏罚分明，奖勤罚懒，最大限度地激发工作人员的工作热情和工作积极性。

（四）必要的学习培训是提高办公室工作人员综合素质的有效途径

针对办公室工作人员综合素质差，业务能力低下的问题，不仅要注重在日常工作中通过实践提升工作水平，还要重视办公室工作人员的培训工作，改变对办公室工作就是“接接电话倒倒水，拿拿报纸盖个章”的错误认识。加强对校办等业务部门培训信息的掌握，对于针对办公室工作人员的交流培训应尽可能地安排，建立机关管理机构人员外出培训学习的工作机制，通过外出培训学习开拓工作人员的视野，提升其综合素质和业务水平。

（五）加快信息化建设是办公室规范化管理目标实现的必要技术手段

随着高校行政管理信息化水平的不断提高，数字化校园平台和办公自动化系统（OA）在学校行政管理、教学管理、后勤保障等方面的开发运用，行政办公效能不断提升，但作为二级学院办公室，在公文接收、批转、传阅、落实、发布以及与各业务部门的各类报表、汇报材料等工作仍是半手工半自动化方式，很多材料在上报电子档的同时还需上报纸质稿，真正意义上的办公自动化尚未实现。尤其是二级学院办公室在档案管理和印章管理方面大多处于手工状态，管理方式原始，工作效率低下，这些情况都需要领导更新观念，不断改善办公自动化水平，提高工作效率，用信息技术更新促进学院工作的不断提高。