对石化企业设备采购风险管理的相关分析

在绝大多数石化企业的运营项目中，设备费用要占到整个项目总投资额的相当大一部分，通常会处于约占投资的70%--80%范围内上下浮动。可想而知，作为项目生产的物理基础，石化企业的运营设备决定着工程项目实际的运营周期、建设质量以及维护成本等。因此，对于石化企业来说，设备采购管理就是非常关键和及其重要的管理环节，并对实际的生产也有着毋容置疑的决定性影响。从这个角度说，加大采购过程中的科学管理，实施最优化的选择，降低操作风险，提升采购的准确度和可靠性，这是石化企业必须认真对待和深入研究的问题。

1　石化企业的设备采购程序

程序是企业实施管理的基础，而设备采购这样的重大行为，其程序的设定必须有一个科学合理的设计，形成一套切实可行的操作办法。作为采购项目管理的执行大纲，就要对采购过程全部执行细节实施系统梳理、科学设计及有效的监控。正确的采购程序能够让执行采购任务的相关人员明确自身职责，合理有效分工，并保证了工作的质量和效率。也更便于查找发生问题的根本原因，快速做出判断，形成应对的必要办法，确保整个设备采购计划按部就班地进行。整个设备采购项目进行采购的通常程序包括三个主要步骤：①根据企业需要和预算情况制定采购设备的计划；②执行整个设备采购操作；③对全部采购过程进行总结分析。

1.1　制定设备采购的计划

按照企业实际项目对设备的需求情况，结合年度预算，制定设备采购的具体方案。方案要结合总体的采购计划，切合相关采购程序和条款要求，在此基础上，制定具体的采购设备执行内容，其内容要包括如下的几大部分：①计划制定的依据、设备采购项目的简述以及需坚持的操作原则；②采购任务的具体内容以及范围；③对设备供应商的遴选和管理办法；④采购的进程、完成质量、成本费用以及安全方面等的管理细则；⑤设备采购中的具体管理措施，包括设备采买、向供应商催交、对供货的设备进行检验、整个运输过程的控制、操作现场的各方面管理等细节内容；⑥对采购文书和资料的管理，主要包括采购合同的管理、相关文档的管理、电子商务数据的管理；⑦对于制造周期比较长的采购设备、用于关键生产环节的设备以及特殊性能的设备，要有具体可行的保证性措施；⑧设备采购需要进行特别协调程序以及有特殊处理需要的处置原则等。

1.2　设备采购操作的实施

1.2.1设备采买环节

采买主要就是采购执行部门从开始询价，一直到完成采购合同签订的整个过程。一般情况下，采买的执行方式有如下几种：公开或邀请招标方式、主动询价方式、竞争性谈判方式、单一供应商采购方式等。在实际的采买过程中采用什么方式，要根据具体情况来确定。

具体来说，采买过程按照时间顺序包括如下的几个步骤：①接受生产部门的请购清单，清单中要包含请购的正式文件、设备技术规格说明、设备的图纸，以及设备的标准和规范性说明等；②制定询价的文书和文件，涵盖商务以及技术两个部分；③通过各种渠道获取供应商信息，从中确定询价的设备供应商，实施正式询价；④从商务和技术两个方面对设备供应商进行审评；⑤选择审评综合排名前列的2～3家设备供货商，做后继的商务以及技术层面的谈判；⑥双方达成共识后，共同签订采购设备合同以及技术的相关协议。

在采买过程中有三个需特别注意的事项：①正确合理选择采买方式；②制定招标和询价文件、技术协议和供货合同；③确定设备的价格和购置款支付方式。

1.2.2过程检验和催交环节

过程检验就是检查采购设备的性能和质量看能否满足技术要求的工作，过程检验是为了确保采购过程中的设备质量。过程检验的方式可简单分为四种情况：驻厂进行检验、工序节点进行检验、随机进行检验、启运前进行检验。具体怎么检验，要看所购设备对于石化企业的重要性以及该设备的复杂性，同时还有交货期限等方面的综合因素。根据具体情况和实际需要，可同时实施其中的一种或几种，不过此检验并不能代替设备厂商对于设备质量承担必要的责任。

从签订设备的采购合同开始直到设备最终运抵安装现场，中间的过程都可以算作是催交的任务范畴。毋庸置疑，催交的工作是非常重要一个环节，从整个采购设备的过程分析，实际催交任务的工作量要占到整个设备采购程序工作量的20%～30%。具体来说，催交要保持充分的预见性，对于设备供应商可能在哪些环节出现问题，要有足够预判，并适时作出必要的提醒和监督行为。比如，供应商在材料准备、制造加工、以及装运等过程中会发生的问题，以及供应商可能会遇到订单很多或企业经营发生重大变化等情况，都会使其难以按时制造出采购的设备，或发生设备的质量或功能在规格等方面与合同要求不一致等问题，这就需要催交人员及时掌握情况发现问题，进而采取必要的措施，如控制费用以及质量担保措施等，防止设备制造的进度持续拖延。

1.2.3运输环节

在整个设备采购项目的具体实施中，当采购的设备已经制造完成，并经检验确定合格后，就要依据运输计划将设备从供应商的制造车间运输到项目安装现场，整个过程中需要包装、保管、搬运、装卸、运载、保险等几个方面的作业，都需认真研究，确保万无一失。如果在采购合同或者签订的协议以及设备订单里，有明确要求供应商来负责设备运输环节的话，运输业务就可以不做过多考虑。

1.2.4卸车和验收环节

按照设备供应商以及货运公司给提供的详细资料，包括设备的体积、重量、装卸性质、运输选择方式、时间节点等内容，预先与设备使用部门、监理机构、施工安装单位进行联系，进一步落实具体的卸车机具、现场场地以及吊卸人员及其方案，确定操作实施人员。尤其对于那些大型的设备，还要协同该项目的负责经理以及技术责任人，一起制定吊装操作方案。

对于采购的设备，在运抵开箱前就要制定详细的检验计划，明确开箱检验人员，其中要包括业主负责人、设备供应商、项目管理负责人、监理人员、专业的工程师等，如果该设备属于进口设备，还需要与国家海关和商检等相关部门联系，进一步确定进行检验开箱的日期。准备好实施检验的任务日程安排，相关方准时参加。在协议合同中有规定需参加而未到场的代表，要做好相应的记录，如果设备供应商因故无法来现场，或者设备供应商委托有关人员进行开箱，则需要拿出书面形式的委托报告，并明确对开箱内容无异议。

1.2.5仓储环节

设备被运抵现场，需存放在指定的地点，相关人员要与实施押运的人员做好检查和交接手续，确保设备的箱和件的数量清楚一致。设备的存放条件需要具备起码的条件：上面有遮阳避雨的棚盖，下面铺设防潮防湿的垫子。而对于较为精密的机械以及电气设备和仪表，及其它不可以露天存放的设备，严格执行入库保管的相关规定，积极做好各项安全防护工作。

1.2.6现场环节

因为石化设备采购项目的规模、性质、以及流程与其他企业有很大不同，相当大的一部分采购设备要有专门的针对性设计，其专业化的程度非常之高，所以，在实际的安装过程中以及正式运营前需要专门的安装调试指导以及业务培训。采购人员要预先了解清楚，对现场服务的人员、内容和时间安排充分考虑，协调好设备供应商和设备安装调试人员以及运输参与人员，防止发生不必要的纠纷。

1.2.7盘点处理设备环节

石化企业的设备采购部门在执行采购任务前，就要按照实际生产情况建立起设备的退库保管相应的措施制度。如果在设备采购合同中有条款对多余物资实施退货的明确要求，就要依据采购合同的这些约定条款执行。当整个项目建设完成后，企业采购部门要对现场的设备和物资进行必要的盘点，进一步核对账目和实物，做到一一匹配，制定设备实物的相关明细报表，企业进行审核并做好备案。

1.3　对设备采购过程的总结

整个设备采购的任务完成后，对采购实施情况，设备采购经理和下属的采购组成员要进行深入总结，并将总结情况形成正式的报告报给相关领导和部门。具体内容包括如下的几个方面：

1.3.1设备采购目标以及采购计划完成的具体过程。

1.3.2采购进度以及成本费用的管理等方面的实际经验和体会。

1.3.3对采购中发现问题的理解和分析。

1.3.4对科学操作办法的采用情况。

1.3.5具体的改进建议、意见和措施。

1)声波探测技术监测范围大、成本低、结果直观可靠，目前的声波探测的声源仍需要人为激发，尚不能满足连续监测的要求，这是制约其应用的主要因素。利用井下现有机械(采煤机、掘进机等)产生的声音作为激发源或开发自动激发装置，可大大提高声波探测技术在冲击地压监测预警领域的应用前景，这也是声波探测技术的一个重要发展方向。

2　石化企业设备采购风险管理措施

2.1　落实各采购岗位风险管理的职责

对于石化企业设备采购项目而言，涉及的层面比较广、国家相关要求规范和标准也比较多、技术专业性强、进度比较快、难度也比较高、且工作量非常大头绪也多，不同的设备采购项目其要求也千差万别，这些都对设备采购项目小组的成员形成极大的压力和挑战，如果考虑不周或者处置不当，都会影响到最终的企业生产的质量和进度，并最终影响到企业的市场竞争力和效益。可以说，采购管理的好坏一定程度上也决定着设备采购项目的最终结果。为此，在采购部门专属的组织编成中，通常都会针对设备采购项目的重要性和性质，综合考虑专业和知识架构等因素，合理安排人员组成。对整个采购小组的组织形式以及岗位职务进行分配，通常会按照采购任务的操作复杂度来决定。通常情况下，石化企业的采购组的设置包括如下一些岗位，并将分别论述在执行采购任务时各自的职责情况。

2.1.1项目采购经理在设备采购过程中的职责

项目采购经理主要是负责对采购项目的组织和管理，牵头管理设备采购项目的整个进度、成本、质量，确保采购任务的完成。项目执行过程中协调与企业内部各相关部门之间的关系，并制定设备采购项目的操作计划，清楚界定该采购项目工作的范畴，据此进行任务的分工，制定针对性的采购标准、程序和操作措施，以及对特殊突发情况等的处理方案。项目采购经理还要按照预期采购项目的总体进度情况，对比时间节点，组织人员制定采购进度安排，进一步编制设备采购的款项使用计划。同时，还要复杂组织安排采购小组成员的日常工作任务，负责处理和协调采购成组员完成工作时遇到其个人无法解决的问题。项目采购经理还要组织成员对整个采购项目的文件以及资料进行整理并严格归档，并组织采购组编写项目采购业务流程报告，同时对成员工作情况实施监督考评。

2.1.2采买工程师在设备采购过程中的职责

在石化设备采购中，采买工程师是非常重要的岗位，其在项目中需行使的职责从接受企业生产部门的请购申请文件开始，直至整个设备采购合同完成签订的过程结束。采买工程师负责核定和审查来自生产设计部提供的设备请购申请和文件资料，据此制定具体的询价文件中有关商务内容的部分，并将其与询价文件中技术内容的部分进行整合，形成实际的询价文件，以此来向设备供应商进行询价。同时，还要实施对整个采购项目进行商务部分的审评，并整合设备专家的技术审评以及商务审评内容，形成综合性的评审报告。选择评定中标的设备供应商，报有关的领导进行审核，经批准后向设备供应商发出采购项目中标函。之后，还要组织签订有关技术的合作协议，制定采购合同草案，全权负责整个采买任务的文件和资料整理以及管理。

2.1.3催交工程师在设备采购过程中的职责

按照采购流程，催交工程师主要负责从签订合同之后到设备安全运达暗装现场中间的催交以及与联络工作，确保供应商能够准时并保质保量交货。依据设备供应商制定的设备生产计划和相关技术协议标准，结合签订合同的条款制订合理的催交计划和方法。具体来说，在设备的初始设计期间，要督促供应商按时提供设备图纸、设计资料以及相关的数据，督促本企业的设计部及时认定并返还给设备供应商；在设备进行制造期间，要随时检查设备制造的进度，并及时向主管的项目采购经理报告。当设备制造接近尾声时，还要督促和检查供应商对设备运输等方面的准备情况，包括货运文件、进出口许可证、报关手续，并管理好工作相关的文件和资料等。

2.1.4检验工程师在设备采购过程中的职责

2.2　设备采购项目风险管控措施

程序的设计对于设备采购管控风险意义重大，如果想要项目取得满意的效果，就必须将设计做为整个采购的主导因素，在此基础之上，再统筹并协调设备采购的其他环节。设计如此重要，其最主要的原因就是采购设备项目涵盖的范围非常宽泛，并且时间也比较紧张，同时还有许多不可控的因素，参与对象又多，协调起来非常困难，没有认真细致系统的综合考量，以及相关专业素质和能力的保证，想要取得预期的执行效果，这是不可能的。

2.2.1加强沟通与协调，尽早察觉问题，及时采取措施

石化企业的设备采购项目设计内容广泛，其集程序设计、采购操作、安装调试为一个有机的整体，通常要利用“强矩阵”的管理策略进行操作。这主要是因为，在设备采购过程中，需要协调的内、外部关系比较多，更需要各参与方的大力配合，这样才可以完成高质量的采购活动。对过程中出现的以及能够预见得到的问题，要有多套的选择方案作为备用，一旦发生问题，可以有办法解决，确保项目的顺利进行。

对于那些比较专业的问题，在进行处理时要多听取专家和专业设计人员的意见。而对于采购操作方面的内容，则主要听取有着丰富经验的同事以及领导的意见和建议。对于可能导致采购项目发生重大问题的情况，要及时通报给负责的项目经理。在有必要时，还可以邀请所有的参与者：公司高管、技术人员、项目经理、费用及进度的控制人员、安管人员、安装调试单位、监理公司、设备供应商、相关的第三方等一起参加，共同协商，研究出一套合理解决问题的方案。

2.2.2熟练掌握法规和标准，选择最适宜的采购策略及方式

石化企业的生产建设项目一般都有鲜明的特点：投入资金数额比较大，而生产的风险也比较高，其工艺以及技术都较为复杂。一些石化生产建设项目都要有国家相关部门的核准、审批，并进行备案，这其中还有相当一部分需要国家财政进行投资，要有公开执行的招投标操作，而这些都需要项目的组织人员相当熟悉相关的法律和法规。对那些性质完全不同的采购项目，针对类别不同的设备，以及不同阶段的需求情况，要选择相应并具体可行的采购策略及方式。从设备采购的管理者角度来看，遵守国家相关的法律和法规是前提，之后可以考虑选择与项目相对应的设备采购策略及方式。石化企业设备采购的主要范围基本都属于国家未强制招标的项目，要是真的涉及到公开招投标以及邀请招标的内容，就需要相当熟悉有关的法律和法规，这些内容可借助相关的资料进行学习，以熟悉各种采购策略和方式。

对于那些制造周期比较长且属于非常关键重要的设备，通常都会在可行性报告中给出了必要的参考数据，以便于采购供应方的询价以及订货等各种要求。一些设备采购项目要等到总承包合同已经全部签订后才可以进行，通常，这一类型的设备就是整个采购活动中的核心目标，也是确保采购计划总进度的决定性因素，有必要利用多种手段和措施来符合该采购项目对于整个进度的具体要求，确保总体采购项目的计划得以有效实施。

需要注意的是，在采购项目正式开始之前，要对不同类型的采购设备，结合不同阶段的生产现场的实际需求，针对采购中经常遇到的疑难问题，研究切实有效的应对措施，确保没有影响到采购项目实施进度的前提下，同时要确保不超过前期的预算标准，注重协调各方关系，降低矛盾，完成预期的采购项目。

2.2.3健全设备供应商管理制度，促进资源的充分共享

设备供应商是所采购设备的直接来源，与供应商的互动机制非常重要，奠定了互信合作机制的基础，将降低采购活动中70%的双方协调时间，提高了效率，降低了成本。由此可见，加强对设备供应商关系的管理是非常必要的内容，尤其是形成制度化，更能够减少许多不必要的误解和解释工作。设备采购工作的本质已经要求采购人员要花费更多的时间和力气，对设备供应商的关系实施有效和规范的管理。主要把握四个方面：

第一，要严格设备供应商资质以及资格的审查制度，确保进入到石化企业采购名单的设备供应商完全满足采购项目的技术要求，可以认同对方的企业经营传统和文化内涵，在采购项目相关方面有比较可信的业绩，同时，该企业在业内也需要有知名度，信誉良好。

第二，要建立健全必要范围的完全公开和透明的考察评审机制，通过量化标准化考核，获得准确信息。要特别注意采购项目过程中的配合程度，能够体现在设备的质量、价格，移交等情况，以及在销售后各项服务，以此来评价该设备供应商的综合素质，将评价结果作为选择设备供应商的衡量标准。

第三，要努力与设备供应商构建战略合作伙伴关系，对优质的设备供应商实施分类别的管理，通过建立长期的协作关系，确保设备采购项目的质量。

第四，要致力于形成动态意见反馈的管理制度，对那些并不满足评审以及复评标准的设备供应商，必须予以剔除。在作此选择时，要表现出对设备供应商意见的充分尊重，拿出一个比较合理的解释，以消除不必要的误会。

在采购项目完成后，要对设备供应商实施审评，并把审评的结果有效地反馈给供应商方面，可以据此按照相关的程序做以必要的调整。要保证每年都会实施一次统一的审评，确保企业设备供应商库存的数量和质量，并将每年更新后的设备供应商情况整理发给必要的人员，以促进供应商之间的资源充分共享。

3　结束语

综上所述，石化企业的设备采购管理，是一项非常艰苦和复杂的工作，其风险因素涉及面非常广泛，并且还存在许多不可控的内容。针对这种情况，一方面，在制度上要严格细致，通过对程序和细节的把握，完成整个采购的操作；另一方面，要把握好设备供应商这一关键环节，与更专业资质的供应商合作，就会避免许多风险。而最主要的，还是提高自身的能力素质和道德水平，采购人员无论处于什么岗位，都必须洁身自好，廉洁为公，这才是不出问题的根本保证。