信息化背景下医院人事档案管理的现状及对策分析

2018-12-08

新商务周刊 2018年3期

引言

由于医院属于传统行业，因此医院的信息化管理程度落后于其他行业。为积极响应国家发展信息化管理工作的号召，提高医院人事档案管理工作的效率，要加强信息化技术在医疗工作中的应用。传统的医院人事档案管理主要以人工管理为主，对于复杂的医院人事信息，使用人工管理会使得工作量过大，效率低下，也会导致错误频发现象的发生，信息也不能得到及时有效的共享。

针对医院传统人事档案管理中存在的问题，需要构建一套高效健全的管理机制，使用现代化信息技术进行管理，在提高工作效率的同时，提高医院人事管理工作的规范程度。本文作者主要对该院利用信息化技术管理人事档案的经验进行总结，具体报告如下。

1　医院在人事档案管理过程中遇到的问题

目前，我国大多数医院的人事档案管理工作都采用传统的人工管理的方式，录入的信息以静态资料为主，所记录的人事信息也多为过去的信息。在当前信息化的大背景下，这种人事档案管理方式基本上处于淘汰的状态。当前在医院人事档案管理过程中还存在很多问题，首先人事信息查询的效率很低，通过调查，笔者发现，很少数的医院在人事档案管理过程中采用集中式的管理，大多数的医院都是以部门为单位进行自我管理。如果需要对某一个主体的信息进行查询时，需要联系被查询主体所在的部门，再由所在的具体部门统一上报。当查询人数较少时，这种方式尚可适用，当需要进行大范围查询和归档时，则会浪费大量的人力、消耗大量的时间，效率极为低下，基本上这种方式是不可行的。其次，在对人事档案进行查询和管理的过程中，很难确保资料的安全性。在查询人事档案时，要保证有专职人员全程监督，防止人事档案被销毁或者涂抹。如果人事档案遭到涂抹和销毁，会对未来医院的管理工作带来很大程度的负面影响。除此之外，在人事档案的归档和管理中也存在很大的问题，很多医院对于职工个人信息更改，比如人事调动，学历晋升和季度年度考察结果的记录等都不能及时记录，这对医院人事档案管理工作的推进产生了巨大的阻碍。在传统人事档案管理中，通常使用整卷归档的形式，并且档案多为纸质手写文件，在查询档案的时候很容易丢失或者损坏资料。

2　建立完善的电子归档、网络化建设和信息系统

需要提高对医院管理人员的重视程度，加快建设电子归档机制。需要及时批复并采购医院人事档案管理中需要的硬件，加强对从事医院人事档案管理工作的工作人员和负责人的业务培训，使得管理人员成为信息化的管理人员，完成从传统化管理模式向信息化管理的过渡。由于医院电子档案的内容多、种类杂，医院的管理人员需要对医院管理部门和专职的档案管理部门进行有效的协调，使他们成为一个同一的整体，提高工作效率，实现资料的共建共享，医院的工作人员需要给予电子档案管理足够的重视，积极参与构建网络化、信息化人事档案管理系统的工作中来。原始人事信息的录入工作主要由人事科和信息科负责，从而形成原始的数据库。此外，信息管理人员需要对数据进行分类处理，方便信息查询人员快速准确的找到相对应的信息。在建立数据库的过程中，要着重提高档案管理人员的数据统计分析能力，在保证工作效率的基础上增加信息的储备量，以使得医院管理人员做出最正确的人事决策。医院要建立完善的电子归档管理机制，提高医院人事管理人员的工作积极性，对医院人事档案信息的管理内容进行扩充，培养工作人员使用信息技术进行信息检索的能力，促进医院的可持续发展。

3　实施医院人事档案信息化管理

医院在开始建立人事档案信息化管理系统的时候，应该适当聘请计算机的专业人才，使用计算机技术提高人事档案管理的效率。在人事信息录入的时候，要制定相关的标准，便于以后管理工作的开展。此外，要对从事人事档案管理工作的工作人员进行科学合理的分类，深入研究每一个工作人员的优势、劣势和工作习惯等，根据他们的性格特点，专业和工作能力进行分类，实现工作人员的专业互补，使得老员工和新员工搭配工作，采用“老带新”的模式，鼓励老员工向新员工传授工作经验，以便新员工能够更快更好的投入到工作状态中去，从而提高整个医院的工作效率和工作质量。