基于SAP系统下如何加强企业费用的精细化管理

文/赵晶，福建宁德核电有限公司

1 前言

企业在经营与发展过程中，费用管理水平，同企业的生存及发展效益有着十分紧密的关系，企业方面已经逐步提高了对企业费用管理的重视。但在实际管理过程中，受到传统管理模式等多种因素的影响，企业费用管理效果很难得到充分发挥，对此，以SAP系统对费用管理进行优化调整，构建健康的监管体系，让费用的精细化管理得以落实，这对促进企业管理当中的费用创效目标实现，具有重要意义。

2 现代企业利用SAP系统进行费用管理的现状

就当前的企业内部管理水平而言，SAP系统可以说是一个较为强大的流程管理系统了，其引入会在一定程度上对已有的财务管理体系造成较大冲击，尤其在权力管理这一方面，随着系统的引入会导致部门权力分配的变化，权力分散对企业的现有管理体系，会造成较大影响。另外，SAP系统的应用，可以说是市场发展环境推动下而形成的一种被动升级状态，这就导致许多企业在应用SAP系统之前，对其认识存在一定的盲目性，选择的软件与企业的经营与管理需求完全不符，不仅未能促进企业费用管理水平的提升，还在一定程度上增加了企业的投资风险。

3 SAP系统在企业费用管理中的优势分析

总结SAP系统的应用实践，能够明确其在企业费用管理中，具有以下几点优势：1）SAP系统的应用，能够对企业费用的集中管理流程进行有效优化，在全新的流程管理系统当中，能够实现对相关凭证的自动生成，并为费用管理所需的会计信息质量，提供有效保障。2）SAP系统的应用，能够有效加强企业费用预算的控制，利用SAP系统，能够将企业的相关运营资料与各项资源分配状况等整合在一起，使得相关预算编制与执行工作，能够以企业的未来生产、销售需求为依据，解决数据决策的方式，提升企业费用预算的真实性、可靠性与可行性[1]。3）SAP系统的应用，能够促进企业费用管理系统的实时性与决策的科学性。SAP系统本身就是一个动态的实施管理系统，在费用管理过程中可支持相关管理活动，从单一的成本部门拓展到其他涉及费用的所有部门，并对企业经济业务的发生、发展、结果等进行全面的记录与控制，以便在需要时为企业决策提供充足的实时性信息。加之SAP系统拥有的多种管理性报表与查询功能，利用成本管理信息，能够为企业费用管理决策与业务操作，提供更加可靠的服务。

据此，通过项目实例来深入分析SAP系统下企业费用管理与传统费用管理的差异。在财务核算这一方面，传统费用管理模式之下采用的一般通用财务核算软件，仅有12个会计期间；而大部分企业会选择在4月份披露上年度会计报告信息。例如，当年1月份的调查报告显示，上年有50万元的固定资产折旧费用未提取，对此，1月份的会计处理如下：借方记“管理费用-折旧费”，贷方记“以前年度损益调整”；而“管理费用-折旧费”体现在当年的1月份，与当期发生的折旧费混淆后难以区分。SAP系统当中的会计期间有16个，其中多出来的4个会计期间为特殊会计期间。发生资产负债表之后，若要对相关事项进行调整，可直接在对应的特殊会计区间完成处理。

由此可见，采用SAP系统进行费用管理的过程中，在财务核算这一环节，能够便捷的区分当期业务与上年度资产负债表调整事项，如此可以避免相关当期发生额的计算，受到不良影响。另外，采用SAP系统进行相关财务核算，不需要通过手工调整的方式，来对负债表当中的年初数进行调整，由于特殊期间的支持，完成处理之后可将上年度发生额进行自动记账，而资产负债表的年初数也必然会自动更新，以保证账表一致。

4 基于SAP系统下企业费用精细化管理的策略

4.1 深化费用管理人员对SAP系统的认识

企业费用的精细化管理，上至企业高层领导，下至各部门主要负责人，应做到全员参与，共同推进。对此，针对现代企业费用管理当中，管理人员对SAP系统的认识不足问题，需要通过科学、有效的培训工作，深化其对SAP系统的正确认识。在培训过程中，要求企业费用管理人员，能够切实考虑企业自身的经营特点与发展需求，适当选择SAP模块开发，以保证在企业费用管理中的成功实施。与此同时，相关管理人员还应熟练掌握SAP系统的应用与操作方法，使其通过切身体验来了解新的管理方法与工具，包括降低成本与提高劳动生产力等，更高的推进企业费用的精细化管理。

4.2 做好企业费用预算管理工作

SAP系统有专门的预算管理模块，能够支持企业的各项预算管理工作，包括对企业经营过程中的各项费用进行事前预测、事中监控、事后评价等，对提升企业成本预算与费用管控能力等，均能够起到显著的推动作用[2]。基于SAP系统的费用管理，可设置预算控制，以企业的销售额为主要参考依据，来监督实现控制进度；在保证预算编制科学性的基础上，分阶段释放预算额度，若在预算执行过程中，遭遇重大预算额度调整，可根据实际情况在逐级审批之后，实施相关调整方案。

针对此种精细化管理需求，可开发基于SAP系统的预算执行情况报表，通过每个项目的基金中心归集数据，授权者可利用查询S AP系统TCODE:Z16FIR2107，对预算的实际执行状况进行实时了解，进而为后续精细化管理工作的顺利进行，奠定良好的基础。

4.3 构建企业费用精细化核算监督体系

构建费用精细化核算监督体系，需要从三个角度着手:首先，可借助SAP系统的项目、物料、财务等模块，对数据进行一次录入，这一过程应重点保证数据的一致性与可追溯性，实现财务与前端业务数据的实时共享。其次，应利用SAP系统的集成模式的优势，在数据归集前做好区分，保障报表数据的准确性。例如，对管理费用、销售费用的费用属性通过功能范围进行区分，数据产生的同时便能及时归集，明确区分成本费用信息，从而为SAP报表提供基础准确的数据。第三，企业方面可利用SAP系统中的费用监控模块，实现对企业的事前费用控制指标的测定。通过对管理费用支出的必要性及取得的管理效果分析, 合理确定各部门的费用定额指标，并参考同行业同规模企业管理费用支出水平, 尽可能做到费用指标合理化。例如，管理人员可通过SAP系统编制导出管理费用执行报表，报表可根据不同费用核算科目分部门进行归集，通过比照历史三年的预算数据执行情况，大致了解各部门费用支出情况，据此推算费用定额指标制定的合理性。并在有效对比之下明确费用支出差异产生的原因，促进企业的经营与管理能力的综合提升。

4.4 健全企业费用精细化分析与反馈体系

SAP系统中的费用管理报表，能够帮助企业费用管理人员，对成本中心费用预算执行情况、费用支出明细等进行系统的分析与管理，且企业当中拥有权限的员工，都可以通过SAP系统与项目预算执行情况报表，对实际信息进行获取，及时明确自身费用支出的情况，并针对性的有效控制管理费用的发生。管理费用在企业产品总成本中所占比重不多,若只顾抓大头,避小头，殊不知“水滴石穿，积少成多”。控制管理费用,尤其是“八项规定”出台以来，防微杜渐、例行节约已成为费用管控的常态。重视管理费用的支出情况，针对其特点和节支的难点, 采取有效措施，真正做到把每一分钱都用到刀刃上。管理人员可通过开发SAP系统敏感性费用分析报表，对敏感管控类指标进行细化分析，例如差旅费，通过对出差时间段、地点、费用进行统计，测算了解各部门差旅费使用频率、住宿费标准的合理性、同一地点、事项是否多人次出差。

5 调整企业费用管理手段

5.1 会计科目设置优化

SAP系统是一个高度集成的信息化系统，其中的会计科目设置对比于传统会计科目设置，拥有明显的优势，相比之下，科目设置更加的简洁、科学，对系统的运行十分有利。SAP系统的科目表有两层设置，第一层为科目表层，第二层是公司代码层。这种会计科目设计方式，在企业费用管理中，尤其是大型集团企业，能够充分发挥出应用优势。例如，某集团公司下设多个分公司与子公司，通过“公司代码层”的维护，利用一个会计科目表，能够保证企业会计核算及费用管理的统一性，使理解不一致造成的费用科目得到最大程度的简化，SAP统一设置的会计科目也可避免因混淆造成的费用统计不准确，无法进行有效费用控制的目的。

5.2 凭证记账的优化

SAP系统的高度集成优势，能够让企业的大量凭证自动生成录入，这对简化凭证录入、保障凭证正确性，多进入费用分析管理过程起到良好的推进作用。例如，对后勤服务费的管理，当服务需求产生之后，从供应商发票接收与验收、开具发票及记账等，这些业务在发生过程中，遵循设计好的会计科目，相关费用会自动计入总账当中。如此一来，能够极大的提升财务数据的准确性，避免过多的人工操作导致的失误问题。由于记账凭证的精确度得到了大幅度提升，对应的企业费用管理分析水平，也能得到显著提升。

6 结束语

综上所述，探究基于SAP系统下精细化的费用管理，对改进企业费用管理的不良现状，能够起到显著作用。通过相关分析，借助实际工作经验，充分利用SAP系统的功能作用，结合数据决策等手段，能够从加强企业费用精细化管理的角度出发，解决企业费用管理面临的各项问题，进而为企业的经济效益提升，提供创新思路与参考。因此，应不断深入对SAP系统应用优势的挖掘，以夯实企业费用的基础管理工作。