二级管理体制下学院教务管理部门工作探析

张海娟

摘 要：二级管理体制下，二级学院教务管理部门存在工作繁多，职责不清，教务管理人员队伍配备不合理等问题。为了理顺教务管理的工作思路，提高工作效率，解决存在的问题，提出建立健全教务管理制度，加強培训学习、调动工作积极性、提高教务管理信息化兼容度等改进措施。

关键词：教务管理；二级管理体制

针对学科和专业设置越来越细化的发展情况，高职院校多采用院校二级管理模式，多数工作整体下放到二级学院。在新的管理模式下，为了顺利完成教学管理任务，理顺教学关系，提高教学水平，教务管理部门进行探析，找到更好的适应方式。

一、教务管理部门存在的问题

（一）教务管理部门的工作繁杂无序。教学工作除了繁杂的常规教学管理工作外，还涉及到专业建设、师资队伍建设、实训室建设、教学比赛、教科研工作、校企合作和社会服务等一系列的事务性工作。部分学校对教学管理工作不重视，精简编制，减少教学管理岗位数量，教学管理人员的工作量骤增，疲于应付。

（二）教务管理职责分工不统一。二级学院教务管理部门承担学校多部门的工作，各院部教学秘书、教务员分工各不相同，有的是按照部门、办公室进行分工，有的是按照工作性质进行分工，有的是完全按照自己院部的情况进行分工。教务很多交叉重复性工作，分工不明确，职责不清，工作相互推诿，延误时间，不同的分工导致不同的工作成效，严重影响教务管理人员的工作效率，使教学秩序出现一定程度的混乱。

（三）教务管理人员没有明确的角色定位。随着二级管理体制的不断深入推进，教务管理人员的工作除了上传下达、收集整理资料上交外，还需要将相关文件吃透，结合专业，创造性的提出建设性意见，为分管院长提供可行性方案。另外，相比有明确身份、前途光明的高校辅导员而言，教学管理人员完全属于“黑户”，这是教师都不愿走上教学管理岗位的重要原因之一。

（四）教务管理人员队伍结构不合理。教学管理人员大多不是专业课教师，所学专业五花八门，因各种原因成为教务管理人员，对岗位认同感很低，因此二级学院教务管理人员更换频繁，有的甚至每半年换一位教师，还没有熟悉工作过程就又更换人员，无法“以老带新”，做到传、帮、带，更谈不上参加系统的培训，导致工作出现断层。

（五）教务管理软件杂乱，信息不兼容。教务管理工作中陆续引入各种软件，如公文办公有办公OA平台；排课、调停课、成绩、选课、教材有教务管理系统；考试有试题库等。教务管理的信息化虽然能提高教务管理人员的工作效率，降低工作强度，但是因为软件杂乱，信息不能进行兼容，导致教务管理人员在使用软件过程中浪费了时间。各类软件也没有得到充分利用。

二、教务管理工作改进措施

（一）建立健全教务管理人员的管理制度，明确职责分工。学校要建立健全教学管理人员的相关制度，合理划分院校二级教务管理工作的职责，明确各位教务员的职责分工和所享受的待遇，从根本上解决教学管理人员的黑户问题，充分调动教师参与教学管理的积极性。二级学院根据学校的制度规定，详细制定其具体职责分工，完善工作流程。

（二）加强教学管理人员学习和培训，树立科学管理概念。为了提高教学管理人员的能力和水平，学校要定期对其进行业务培训，特别是要针对教务管理系统，对教务管理人员及专任教师采取逐级培训，加强管理人员对教务软件功能的熟练使用；建立和兄弟院校间、本院校各二级学院间教学管理人员沟通学习的桥梁，吸取经验教训。

为实现二级学院教学管理再上新台阶，可以考虑从专业教师中培养教学管理人员新生力量，在专业建设和实训室建设等方面更好的辅助教学院长工作。

（三）充分调动教学管理人员工作积极性。相较于专业老师，教学管理人员每天需要在大量繁杂琐碎的工作中忙碌，时间不自由，压力大，而且自身专业、科研等都受到一定的限制，在职称评聘中处于明显的劣势，一定程度上打击了教学管理人员的工作积极性。学校应出台相应政策，根据师生比适当增加管理人员数量，对从事多年管理岗位的人员给予一定政策上的支持和鼓励，稳定教学管理人员队伍，努力营造比、赶、帮、超的工作氛围。

二级院部在不能随意改变教学管理岗位情况下，充分发挥学习部的作用，培养学生的协作能力，由学习部协助完成通知下发以及收集材料等工作，如：课程表发放、调停课的通知、各级各类考试报名、组织选课、学生评教等等。既锻炼了学生，又有效降低教学管理人员的工作量，减轻负担。

（四）提高教务管理信息化兼容度。学校应统筹规划各部门的办公软件、网站等，对其进行整合，减少软件、网站等的数量，提高信息的兼容程度，减轻教学管理人员的重复工作量；提高网络技术管理人员的水平，增加教师参与使用软件的意识，使教务管理信息化深入到各个层面中，对教学工作起到真正的帮助作用。

参考文献：

[1]郭雪晴，高校教务管理信息化的问题与对策[J].中国成人教育，2008（5）.

[2]钟海青，浅说高校教务管理[J].中国大学教育，2005（6）.

[3]顾颖，高职院校教务管理系统存在的应用问题与对策[J].泰州职业技术学院学报，2017（4）.