关于事业单位档案管理创新思路的探讨

2018-12-07高英国土房管局

新商务周刊 2018年8期

文/高英，国土房管局

1 事业单位档案管理的原则

1.1 事业单位在档案管理时要遵守以下几条原则：

（1）严格遵守制度原则。要确保档案管理工作真正落到实处，在管理过程中必须严格按照相关制度条例来执行。一项科学合理的管理制度的实施往往是事业单位各个高层和管理者共同合作实现的。管理人员在执行档案管理工作时，一旦发现问题，要及时和相关领导沟通，不断完善现有制度。

（2）明确职责，做到合理分工。档案管理作为一项管理活动，在事业单位中，一般是由领导层的相关人员具体执行的。在进行档案管理时，领导要将工作要点明确传达给具体执行的管理人员，并且对管理人员执行档案管理工作时状况严密监督，保证管理工作落到实处。在遇到问题时，领导要及时和管理者沟通，特别是一些突发状况，比如具体制度项目的变更等，使事业单位的档案管理工作高效进行。此外，领导在分配工作时，要尽量做到科学化、合理化，要从人性的角度出发，既要保证管理人员的工作职责做到明确，还要充分保证管理者的个人权益，使档案管理工作在良好的氛围中完成。

（3）规范性，人性化原则。事业单位在制定自己的档案管理制度时，要符合国家的相关规范和标准，不能私自制定。而我国事业单位的类型众多，性质又各不相同，因此在具体执行时，切忌盲目性采用同一种制度。一定要结合事业单位自身的特点，制定出符合事业单位实际状况的制度。

2 事业单位档案管理存在的问题

2.1 目前我国事业单位在档案管理方面存在的问题主要体现在以下几个方面：

（1）档案管理制度不够完善。随着全面深化改革政策的执行，我国事业单位发展也迎来了新的变化，事业单位由内到外进行了一次彻底地改革。尽管如此，不少事业单位忽略了对管理制度特别是档案管理制度的完善，依然采用以前的管理制度，使得事业单位自身在人员档案管理方面仍然存在不少问题，阻碍了事业单位的程序化办公。比如，一些事业单位人员经常利用职权便利谋取不正当利益，这些都是管理上的漏洞，给事业单位带来了很不好的影响。

（2）未能合理处置档案。在档案管理上，一些事业单位的档案管理工作只是对一些基本资料的整理和保存，不能真正发挥出管理档案的作用。一般来说，档案管理工作就是把现有的资料进行分类整理并妥善保管，在以后需要的时候，随时方面查阅取用，使之前管理的档案资料能对后期工作起到帮助。而就目前来看，不少事业单位在进行档案管理时，只是简单把档案保存，没有分类和提炼，档案管理的工作一直空有形式，而没有效果，这样的档案管理工作对事业单位的发展极为不利。

（3）档案管理人员变更较快。随着现代社会工作和生活的节奏加快，人员流动也越来越大。事业单位里，一般都是具备相当资历的人才可以胜任管理者的职位。在档案管理工作中，经常会出现管理者流动的现象。比如，刚接手的新管理人员还没有熟悉基本的业务流程就由于各种原因变换职位。对于事业单位来说，不仅影响了工作进度，也是对人力资源成本的极大浪费，这一问题阻碍了企业的正常运转效率。

3 事业单位档案管理的创新思路

3.1 下面就以上问题提出创新性的解决思路，具体有以下几条：

3.1.1 建立并完善事业单位档案管理制度

首先，在建立事业单位档案管理制度时，要结合事业单位的特点，从实际出发，切勿机械盲目，要保证制度的科学性和合理性；此外，事业单位在建立档案管理制度时，要考虑人性化因素。制度要简单易行、便于管理。这样一来，事业单位的档案管理工作才能更好的落实；事业单位的档案管理工作一定要在有监督机制的配合下执行，避免个别领导从中擅用职权之便，窃取私利，使管理制度做到公平、公正、公开；最后，事业单位所有人都有义务对当前档案管理中的不足提出改建的建议和意见，对于在完善制度方面有所贡献的人员，单位要给予一定的表扬和奖励。同时对于恶意破坏制度的人员单位要给予一定的处罚。只有这样，档案管理制度才能越来越完善，才能在以后的执行中发挥出更大的作用，从而促进事业单位的发展。

3.1.2 采用创新性科学性地管理

随着社会的发展，尤其在当前互联网发挥主力的时代，信息出现了爆炸式的增长。信息时代对档案管理提出了新的要求，互联网工具的使用让工作更加高效的同时也加大了工作量。只有采用创新性、科学性的方法来对档案进行管理，才能使事业单位的发展跟上社会前进的脚步。要做到创新科学地进行档案管理，要做到以下几点：一是在管理档案资料时，要确保档案的准确性、真实性和时效性。要依据不同要求对档案进行分类管理，以便于后期的取用；二是采用多种方式对档案进行保存。比如，在录入资料库时，除了保管传统的纸质档案外，还要充分利用计算机网络这一有力工具，建立一份本地和云端同步的数字信息资料库；三是通过互联网，把档案信息中的公开部分进行共享，从而使档案中的资源得到发挥出最大化的作用。

3.1.3 加强档案中的信息保密工作

事业单位的档案管理应该对档案中资料的安全性负责，对于档案中不可公开部分要做好保密工作。在对档案本身进行保管时，档案管理人员要以档案的安全性为第一要务，务必保证档案的完整性；此外，对于档案内容，要采取严格的保密措施，一般事业单位的档案资料都是与国家利益息息相关的，一旦造成泄漏，后果将不堪设想。