高校学籍档案信息服务研究

摘 要：根据《高等学校档案管理办法》第三十二条规定：高校档案机构是学校出具档案证明的唯一机构。由于学籍档案具有无可替代的凭证作用，在当下面对复杂的档案利用需求，以及当前对档案利用需求的准确性、及时性、便捷性，高校学籍档案管理部门应如何提升学籍档案信息服务效率及质量值得我们高校学籍档案管理人员去研究。

关键词：高校学籍档案服务；模式；建立

高校学籍档案记录了高校学生从入学直至毕业（结业或肄业）期间在校的学习情况，思想表现和生活状况。作为一手的原始记录，它主要包括：一是高校学生的基本信息，即：高考档案（或新生录取名册）、新生入学登记表、学籍卡和在校期间的成绩单。二是学生转学、休学、复学、留级、退学、升学、参军保留学籍等学籍变更情况。三是学生奖惩情况：奖励奖学金材料、优秀学生、处分材料等。四是毕业情况：毕业生鉴定、思想考核等。高校学籍档案是高校档案的重要组成部分，具有一定的社会性及法律凭证作用。近年来随着学生助学金申请、招考、考证、个人职称评聘、深造、资格审查、提职、调动、晋级社会保障都需要对毕业生在校期间有一个更加全面的了解，因此，高校学生无论是在校生还是毕业生对学籍档案的重视和利用都有了很大的增加，同时企事业单位也重视和利用高校毕业生在学校期间的学籍档案信息，需对其做一个深入、科学的评价。

一、高校学籍档案信息服务现有模式

目前大部分高校学籍档案利用模式是用户提出申请，管理人员获取信息并根据用户需求进行检索、调档、阅档或者出具证明的流程办理，整个办理过程不仅耗时较长，而且一般还不能远程操作，需要亲临现场办理。提供信息方式以单一的人工服务为主；沟通主要以面对面沟通为主；部分高校进行了个别项目学籍档案资料信息自助打印。但是在学籍档案信息服务中半自助、自助和自动式的信息服务尚未展开。高校学籍档案服务对象包括在校生、已毕业学生、企事业单位相关人员，其中毕业生是学籍档案服务的主要对象。对于在校生而言现场办理相关手续相对便利，不需要额外的付出大量的时间。而对于毕业生来说，他们遍布全国甚至国外，回校办理学籍档案等证明需要耗费的时间成本和金钱成本就高得多。对于企事业单位相关人员而言他们所从事的行业、需求各不相同。此外，不论是在校生还是毕业生、企事业单位相关人员他们的档案意识薄弱，缺乏档案学知识，欠缺全面的档案利用知识和相关的法律法规。目前高校学籍档案管理模式既不能满足高校学生和社会企业和机构信息需求的准确性、及时性和便利性的特点，也缺乏解决此问题的有效途径。

二、高校学籍档案信息服务新模式的建立

（一）建立完备的学生学籍电子档案

高校应对学生的各类学籍档案建立与纸质文档相匹配的完备的电子档案，对学生各类档案进行扫描以图片形式进行保存，并将学籍中的重要信息录到电子档案系统中，建立与纸质档案同步的电子档案，建立相應的检索字段，便于快速有效检索，这是基于以下几个原因。

一是，由于高校之间在办学有不同的层次，办学形式也存在多样化的特点，因此学生学籍档案往往具有不同的类别。例如：既有全日制学生学籍档案和成人教育学生学籍档案的分类，还存在同一个学生拥有多种类别的学籍档案的现象。而这些学籍档案材料由于分属于不同的院系和部门，存在分散的特点，没有集中统一的管理。而这些学籍档案管理部门又缺乏统一的、规范的管理模式，这样容易造成同一学生的档案资料不齐、不完整，或者需要办理档案证明等事项时需跑多个部门，办事效率低下等情况发生。建立完备的学籍电子档案，有利于将同一学生学籍信息归总，避免出现遗漏、遗失等情况。

二是，利用现有的学籍档案管理模式检索同一个学生分散于多个案卷，对应多个档号和案卷的学籍档案信息时，存在这很大的不方便。有时为了查证一个问题需要调阅多个不同档案案卷，才能查实相关信息。消耗大量的时间、人力、物力，办事人员不满意，工作人员无动力，从而影响档案查询效率、准确率。建立完备的学籍电子档案，有利于快速完成检索，既方便服务对象，提高工作效率，也能减轻档案工作人员工作强度，提升工作愉悦度。

三是，频繁地翻阅、复印纸质材料也不利于实体档案的保护。特别是年代久远的档案，由于是手写，多次复印或者翻阅字迹淡化，纸张破损，为后面的档案查阅带来困难。建立完备的学籍电子档案，有利于加强对原始档案的保护，特别是对一些年代久远、重要档案的保护。

（二）强化学籍档案意识

一直以来学生及民众对档案的性质、地位、作用、重要性认识模糊，档案相关知识缺乏，没有档案观念，不能正确认识到学籍档案就是人事档案的一部分，是高校学生在校期间生活、学习及各种社会实践的真实记录。有些学生对于进入档案的资料随意填写，随意涂改，造成今后档案查询时存在疑点；也有学生毕业时疏忽档案的存放，不及时跟踪自己档案去向，工作几年后需用档案时再查询时档案已不知去向，档案遗失情况时有发生。档案管理部门应通过校园宣讲、网站开辟专栏等途径加强档案知识和相关法律法规的宣传。强化在校生及毕业生的档案意识。让他们了解什么是学籍档案，学籍档案记载哪些内容，学籍档案能发挥哪些作用，通过实际案例分析在利用档案信息时自己有哪些权利和义务，档案不完善或者“弃档”会带来哪些实际的困难和麻烦，毕业生应及时跟踪自己档案去向，及时把档案转入相应的单位或者人才流动服务机构，确保自身的合法权益和应有待遇得到保障。

（三）学籍档案信息服务

就目前在校生、已毕业学生及企事业单位对于学籍档案利用主要集中在以下几个方面：一是学生入学取得学籍之后，需要之后申请奖助学金等需要学籍证明；二是找工作招考等需要在学期间成绩单或者资格证明等；（下转第259页）三是毕业生继续深造学习等需要在学习期间学习成绩，或需要证明自己毕业情况，验证其学历情况等；四是企事业单位核实毕业生的相关资料、资格情况等。五是因一些特殊需要查询个人相关学籍信息的。不同的情况，都需要高校学籍档案管理部门能准确、及时、便捷地为需求人员服务。

而要实现准确、及时、便捷地为需求人员服务这一目标，高校档案管理就需建立一套完备的、与时俱进的基于全媒体时代管理的档案信息管理服务系统。档案管理多元化，信息服务多样化。改变过去单一的信息服务手段和服务平台，建立与当下科技发展相适应的新信息存储、管理、传递、信息沟通新模式。对于学生、毕业生而言可以通过在线注册自己的信息，档案信息管理系统对其注册信息进行核实，注册信息属实的，该生能查阅自己的相关学籍档案信息。需要纸媒作为存档和凭证的再借助实体空间进行传递。

（四）注重学籍档案信息传递个人隐私保护

由于学籍档案具有无可替代的凭证作用，防伪和避免个人隐私泄露就非常重要。一是在网络环境下要防范身份伪造，加强对申请验证者的身份甄别，要核实申请者的有效信息，如身份证号，高考报名号、学号等。二是档案信息在传递的过程中要注意个人隐私的保护，如重要信息不得出现在资料封面等。

总之，学籍档案服务是一个不断提升的过程，也是促档案服务部门管理更加精细的过程。建立档案管理多元化，信息服务多样化的学籍档案信息服务模式，既能满足使用人员准确、便捷、快速查询、核实信息的需求，保护他们的合法权益，还能充分提高高校学籍档案信息的服务质量和服务效率，是各高校学籍档案管理努力的目标。

参考文献

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作者简介：何强（1975- ），男，四川安岳人，副研究员，研究方向：教材、档案管理。