信息化管理在办公室管理工作中的应用策略探讨

文/李艺，安徽省煤田地质局

1 引言

在社会信息化水平不断发展的进程中，办公室作为办公的基本条件，必须从管理方法上进行创新，通过对信息化管理技术的应用，适应时代发展的潮流。在提升工作效率的同时，使管理方法得到升级，并在人事、信息、记录、信访等内容上，对信息化管理方法进行有效的应用。

2 信息化管理在办公室管理工作中的应用内容

2.1 人事管理

在的办公室管理工作中，人事管理是最为基础的工作内容，其他所有的管理项目都是围绕着人事管理工作展开的。所以，在办公室的人事管理工作中，应用信息化管理技术，有着十分必要的基础价值。

首先，可以通过计算机系统，对办公室内的员工档案质量进行整理，在系统软件的作用下，实现内容的安全管理与快速查阅，方便管理者及时且有效的掌握工作人员的工作内容。其次，在信息化管理中，可以为每个办公室成员建立个人电子信息档案，将学习经历、知识结构、项目经验、性格特征等内容整理到档案中。并与外部的人事部门进行对接，提高办公室，乃至整个公司人事管理工作的效率水平，使事业单位对于员工有更加充分的了解，更好的根据能力水平进行岗位安排。

2.2 办公室信息资料管理

办公室信息资料涉及的范围较为宽泛，并在总量与类别上都表现出复杂性水平。为了保证管理工作的高效率表现，提高管理工作的科学性，必须采用信息化管理的方法对其进行有效的控制。以信息内容的采集、整理、分类为基础，为后续信息的使用、共享、传递作出基础保障。

同时，使用信息化管理方式，对信息资料进行管理，可以有效的保证信息内容的连续性，并在层次分明、条理清晰的作用下，使其发挥出更加优秀的实用效果。另外，在现代化通讯技术的辅助下，通过办公室内实时的信息交互软件，如微信、QQ、钉钉等，都可以实现文件的快速传递与交互，使信息的沟通、共享更加便捷。而管理人员也可在这一过程中实现信息资料的远程监控。在信息总量上，通过云盘、网盘等信息手段，对办公室的信息资料进行存储，也可以解决储存空间的问题，加快办公室工作效率，并保证资料内容的安全性。

2.3 办公室会议记录

传统的会议模式，在信息化的时代背景下也已经发生了改变。通过实时的交流平台，可以使会议不再受到时间与空间的限制，并以远程会议、视频会议的形式展现出来。由此对于管理中的会议记录方式，也必须做出转变，通过信息化的手段进行管理，使内容储存的时效性更强，发挥出指导作用的同时，节省了公共资源，并使管理的效率得到提升。

2.4 信访管理

单位的信访工作，是展示事业单位形象，强化其影响力的重要窗口。在一些办公室的管理工作中，涉及到对外的公开内容，并提供着一定的信访服务。所以，在日常的管理工作中务必要以信息化管理的内容，对办公室的信访管理进行优化。从单位的发展进程中，凝练出优势性的信息资料，并通过计算机的整理与记录整合成通讯信息，在单位或是办公室的对外网站上进行宣贯工作，以此达到扩大影响力，强化信访管理的作用。

同时，在利用信息化技术对办公室信访工作进行管理时，应注意对信息获取途径的开发，并不断以时代的创新性作为指导，辅助信访管理工作内容的升级。

2.5 机要工作管理

机要工作的主要办公室只能就是上传下达，同样是办公室管理中的重点的内容。为了提高工作效率，解放劳动力，必须通过现代化的管理软件，对其管理工作进行升级，提升机要工作的准确率与时效性。

由于机要工作是掌握事业单位重要机密资料的聚集地，一旦由于管理不当发生泄密问题，将会对整个单位造成严重威胁。为此，在信息化的管理方法下，对办公室人员综合素质加以提升，做好的文档及时进行备份，并保证文件的私密性。并在一定程度上保证办公室信息的安全性，防止出现信息丢失或泄露的问题。

3 提升办公室管理工作信息化水平的应用策略

3.1 加大人员培训力度

为了更好的提升办公室管理中的信息化应用水平，必须从人员角度出发，强化办公室管理者以及所有成员的现代化办公能力。在统一的培训工作中，使员工对于自身的专业技能，以及信息处理能力得到提升，高效使用办公软件的过程中，通过自学等手段，实现计算机应用技术的强化，由此促进办公室管理的信息化程度。

3.2 加快应用技术创新

办公室管理应用信息化手段的过程中，要不断的提高技术方法，通过引进与学习扩大技术优势，并在自身的办公系统中形成完善的网络体系，以每一个完善的办公室团队为基础，使单位整体形成更大规模的电子化办公系统。

3.3 落实硬件设施建设

硬件设施作为事业单位实现办公室信息化管理的基础条件，必须得到管理者的高度重视。只有完善的硬件条件，才能保证信息化办公与管理的进行，因此，单位务必要加大投入力度，从网络环境、电脑设备、配套耗材、打印传输设备、软件系统等内容强化建设力度，为更高效的在办公室管理工作中实现信息化管理创造环境。

3.4 强调文件内容安全

提升办公室管理工作的信息化管理水平，务必要保证信息环境的安全性。在构建信息化系统的同时，通过内部防火墙技术，阻挡来自外部的恶意程序攻击。同时，在如办公资料等重点的信息内容上，单位应进行适当的加密处理，提高信息资料的安全性。

4 总结

通过强化人员培训、加快技术创新、落实硬件建设、重视文件安全这四个方面，使信息化管理在办公室的管理工作中有更强的适应性。发挥优势作用的同时，在人事、机要、信息等办公室管理的具体内容上，展现出信息化的技术优势，使办公室管理工作变得更加便捷、高效、安全。