纤检机构档案数字化存在的问题及对策

文/李欢

纤检档案主要指纤检机构从事党务管理、行政管理、纤维检验、科研项目、执法打假、实验室管理、基础设施建设等活动中所形成的具有保存价值的文件材料；纤检机构档案数字化是指将纤检工作中所形成的具有保存价值的文件材料通过计算机技术转化为数字化的档案信息，可通过计算机系统进行检索、共享，实现档案资源多部门利用。

1 传统档案管理的弊端

由于纸是最为常见、使用频率最高的记录书写材料，纤检机构传统的档案管理是以纸质文件资料为主要工作对象，对其进行收集、整理、鉴定、保管、统计和提供利用。

1.1 传统档案在保存上的弊端十分明显

传统档案易受环境因素影响，在遭遇洪水、火灾、地震等自然灾害或战争等突发事件时，易丢失损毁；占用纤检机构库房面积大，对防火、防盗、防虫、温湿度等保存条件要求高；传统档案在征集、接收、整理过程中投入人力多，工作量大且效率低下。

1.2 传统档案利用受到局限

随着利用次数的不断增加，纸质载体上的信息会有所损毁，字迹淡化模糊，纸张变脆破损；同一时间地点传统档案利用受到局限，特别是纸质档案往往只能一人使用，不能在纤检机构部门之间进行信息资源共享。

2 档案数字化的特点

电子档案与以纸张为主体的传统档案比较，既有共同之处，又有很大差异，如两者都是纤检机构从事党务、行政、科研、执法、实验室管理等业务活动直接形成的对国家和社会有保存价值的历史记录，都应遵循收集、整理、保管、鉴定、统计、利用等档案管理基本准则，但电子档案又有其独特性。

2.1 信息内容的非直读性

传统的档案由人们可直接阅读的记录符号组成，电子档案的信息形态是数字化了的，是由数字电子计算机处理形成的。在计算机内部，电子文件以数字编码的形式被识读、传输、存储、检索等。电子档案信息内容是人工不可直接识读的数字式代码，只有借助计算机，通过解码才能转换为人们可识读的记录。人们只有通过计算机屏幕显示或打印到纸上，才能看到文字、图表等组成的电子文件形态。

2.2 系统依赖性

电子档案从其前身电子文件的制作与处理，到整理归档的全部工作均需借助计算机管理系统实现，所以文件处理、档案管理的工作质量和工作效率都受到计算机软硬件性能的直接影响。随着科学技术的日新月异，原有电子档案的读取设备被更新替代，未来很可能出现纤检机构保管完好的电子档案因找不到读取设备而无法被识别和利用，这也给电子档案的管理和利用带来问题。

3 档案数字化的优越性

3.1 档案数字化利于档案原件的保护

纤检档案数字化就是利用计算机、扫描仪等先进设备，将传统档案以数字化信息的形式提供给档案利用者。由于数字化档案复制、传输都不会使档案本身内容受损，所以并不存在着重复利用会使电子文件损耗、老化的现象，可见电子档案的利用有利于纤检档案原件的保护。

3.2 档案数字化便于档案的随时归档及查找和利用

数字化档案管理使文件能第一时间归档，便于查找利用。纤检机构档案数字化管理可为企业及社会提供详细、即时的数据信息。与此同时，数字化档案管理使资料查找通过计算机检索实现，通过设置使用权限，有利于机密文件的保护。由于信息的超时空流动，数字化档案事实上成为“无墙界档案”，档案库房也由原来的实体文档的储存基地转变为方便各部门查找利用的信息控制中心。

3.3 提高工作效率

以前纤检机构使用粗放型模式，通过增加办公人员、库房面积、办公费用来解决纤检档案日益增多的实际，致使管理成本高昂，工作效率较低。而档案数字化使管理工作从传统的以纸质为载体的档案信息对象转为机读档案，在节省库房面积、降低档案工作支出的同时便于档案工作人员检索查找，提高工作效率。

4 档案数字化应克服的问题

4.1 提高档案数字化工作的重视程度

纤检机构想开展好档案数字化工作，领导必须首先提高认识，重视档案数字化工作，在全单位宣传普及档案数字化的重要性；其次档案管理人员要有严谨认真的工作态度，加强对档案数字化重要性的认识，增强工作的积极性与主动性，并根据本单位的实际情况，建立适应时代要求、符合国家标准的现代纤检机构数字档案管理体系。

4.2 解决人才短缺问题。

纤检档案数字化涉及图像处理、计算机检索等多种技术，档案工作者需拥有复合型知识体系，既要掌握档案学，又要拥有计算机、网络安全、设备维护、行政管理等多方面知识，所以培养高素质高复合型的专业技术人员是档案数字化过程顺利开展的关键性因素。纤检机构应重视档案人才队伍建设，提高档案工作人员政治理论水平，加强专业技术培训，拓宽档案工作人员的知识结构，使档案管理人员在继承传统档案工作观念的同时，发挥主观能动性，探索解决档案工作中遇到的新问题，不断丰富和发展档案工作的理论与实践。

4.3 加大基础设备投入力度

工欲善其事，必先利其器，纤检档案数字化是实现档案管理现代化的必然要求，是纤检机构档案管理的必然趋势，是提高工作效率的重要手段。所以纤检机构要加大资金投入，加强软硬件设施建设，通过购置计算机、扫描仪、存储硬盘、档案系统管理软件等先进设备，不断改进和完善档案基础设施建设，以适应档案数字化建设的要求，更好地为企业及社会公众服务。

4.4 加强信息安全建设

计算机网络技术的迅速发展给档案信息安全问题带来严峻挑战，纤检机构需要建立防范病毒攻击和黑客入侵的安全措施，加强计算机病毒的预防、检测和反病毒工作，有效地保护计算机系统的软硬件安全。由于电子档案有易于修改、容易损坏、不留痕迹的特点，可通过源程序与数据加密保护、数字签名、信息认证、身份验证、查询操作记录等技术，全过程监控文件的传输、处理过程，从而确保电子文件的准确性、原始性和真实性。完善、科学的电子档案管理制度是做好档案数字化工作的关键，严格遵守国家的规范标准，根据纤检工作实际制定档案数字化管理制度可有效防止电子档案的信息丢失与泄露，为档案数字化工作提供制度保障。

综上，档案数字化是纤检机构档案管理的必然趋势，纤检机构必须加强档案数字化建设，积极探索，总结经验，为纤检机构在新形势下稳步发展提供有力保障。

参考文献：

[1]孟凡华，余佩兰.档案馆（室）数字化建设存在的问题及对策[J].工作指导 ,2006(10):181+97.

[2]黄敬.浅谈传统档案与电子档案的优势与劣势[J].档案天地,2006(9):37-38+50.