浅谈医院人事档案管理信息化

2018-11-30朱俊迪

科技与创新 2018年4期

肖坡，张志，朱俊迪

（泰安市肿瘤防治院，山东泰安 271000）

1 医院人事档案管理信息化的特点

医院人事档案管理信息化是以系统论等现代管理科学为指导，运用现代管理方法和手段，采用先进的管理技术与设备，充分发挥人事档案管理人员的主动性、积极性和创造性，对档案管理的传统方式进行改革，加快实现其系统化、定量化、信息化、智能化管理。例如，利用计算机将人事档案进行输入、输出、修改、插入、打印、统计、检索、查询、删除等，同时计算机还具有判别、诊断、筛选的功能，可进行档案的鉴定工作，利用缩微照相技术对纸质载体的重要档案进行缩微复制等。档案管理信息化具有占用空间小、储存信息量大、应用能力强、速度快、保密性强等特点，能及时、大量地提供档案信息，提高了效率。电子文件作为新型的信息载体出现在档案领域，逐步替代传统的纸质档案载体已经成为一种必然趋势。档案管理实现计算机管理，已经成为档案管理信息化的重要途径和手段，具有速度快、系统性强、效率高、保存时间长、资源共享、便于检索和利用等优越性。

2 档案管理现代化进程中存在的问题

2.1 档案管理方式落后、缺乏保密性

医院人事档案管理最大的特点就是其严格保密性、数量众多，需要专业的人员管理，但医院又是一个公共场合，一定程度上降低了档案管理的保密性。很多医院没有真正地合理利用现代信息技术和网络技术，档案管理人员只能按照传统的方式对人事档案进行管理，使得档案管理工作方式落后、管理效率低，需要耗费大量的人力、物力，容易出现差错。

2.2 人事档案信息化程度低、更新率低

当前形势下，传统的人事档案管理方式显然已过时，在实际操作中，档案基本都是一次性入档，不会根据人员档案进行补充和完善，更新率低，给每位医护工作者发挥自身能力带来了影响。传统的人事档案管理模式，即依靠纸张、依靠人工记录的模式无法实现医护人员档案的更新和维护。目前，随着医疗行业的发展，医护人员的流动性增强，新进人员及离开人员的档案只是在需要的时候才整理，日常工作中所获得的奖励及科研创新取得的成绩不能及时在档案中体现出来，人事档案存在信息不完整、不真实等情况，给医院对医护人员的合理配置带来影响，不能提高医疗系统的人才竞争力。信息化管理是大势所趋，符合当前人事管理的趋势。

2.3 缺乏高级管理专业人员

现代档案管理人员可以分为档案管理辅助人员、档案管理专业人员和高级档案管理专业人员3个等级层次。高级档案管理专业人员应具有较高的政治理论和政策水平，较高的文化素质和现代管理技术水平，精通档案业务，能科学地制订政策和档案事业的发展规划，有较强的组织协调能力和决策能力，在学术理论研究上有很高的造诣。目前，档案工作信息化和网络化对档案管理人员素质的要求越来越高，而档案管理人员群体学历层次偏低，缺乏掌握现代化技术的高级管理人才，特别是既懂档案管理和现代化科学技术，又懂社会科学和经济管理的复合型人才更是奇缺。档案管理人员素质不高，直接导致新技术、新方法难以在档案管理中使用和推广，无法解决在工作中遇到的新情况和新问题。档案管理人员群体结构配置不合理，档案管理人员个体素质偏低，档案群体结构失衡，不仅已成为制约档案事业发展的一个重要因素，而且也在一定程度上影响了单位各项工作的顺利开展。

3 提高医院人事档案管理信息化建议

3.1 提高档案管理人员的素质

现代信息化社会，负责人事档案管理的工作人员要有很强的信息处理和分析能力，并且还应具备对档案数据库进行及时更新的能力，医院还应指定专门的计算机负责人员对计算机等基础设备进行维修和升级。所以医院人事档案管理人员要不断更新自己的管理观念，加强档案管理队伍建设，提升工作人员的专业知识和工作技能。

3.2 加大经费投入

任何医院管理人员的管理工作非常重要，但档案管理往往会被领导忽视，甚至有些档案没有收集，上级检查后才要求档案管理人员编排档案。只有充分发挥信息化档案的优势，对信息进行分类，提高效率，才能为领导决策提供有价值的参考信息。为此，应提高医院人事档案工作在人们心目中的地位，引起领导的高度重视，争取资金和政策上的支持。